35

Томский государственный университет

СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ

(ТУСУР)

Заочный факультет (дистанционная форма обучения)

Кафедра автоматизированных систем управления (АСУ)

Информационный менеджмент

Контрольная работа № 1

Стратегическое планирование ИС

Студент Авдеева Екатерина Сергеевна

Дата выполнения работы _ _

Дата проверки _ _

Оценка _ _

И. О. Фамилия преподователя _ _

Подпись преподователя _ _

Мирный

2008 Г.

План

Введение……………………………………………………………………………..4

1.Краткая характеристика организации……………………………………………5

2.Анализ действующей системы информационного обеспечения деятельности в ооо «Эстэл-Инфо»………………………………………………………………….8

3.Стратегия оптимизация автоматизации деятельности ООО «Эстэл-Инфо»………………………………………………………………………………..15

4.Оценка социально-экономической эффективности проекта методической поддержки стратегии автоматизации бизнес-процессов на ООО «Эстэл-Инфо»………………………………………………………………………………..24

Заключение…………………………………………………………………………29

Список литературы………………………………………………………………...30

Приложения………………………………………………………………………...31

Введение

Актуальность темы исследования определяется объективной необходимостью эффективного использования информационных технологий в управлении предприятием в условиях стабилизации, развития, повышения его конкурентоспособности на современном рынке. Эта проблема находит свое обоснование в совершенствовании выработки бизнес-стратегии управления предприятием. Для решения данной задачи необходимы теоретико-методологическая база, глубокое и основательное изучение новых конкурентных отношений, анализ соответствия конкурентной стратегии предприятия этим отношениям. Работа по внедрению и совершенствованию информационных технологий в управлении на предприятии должна вестись на высоком профессиональном уровне, регулярно, а в условиях современного рынка, и централизованно. Актуальность данной проблемы определила выбор темы нашего исследования: «Стратегическое планирование ИС (на примере ООО «Эстэл-Инфо»)».

Цель исследования – проанализировать действующую стратегию использования информационных систем в управлении предприятием и предложить рекомендации по ее совершенствованию.

Достижению поставленной цели способствовало решение ряда задач:

1.Охарактеризовать роль информатизации деятельности в ООО «Эстэл-Инфо».

2.Проанализировать действующую систему информационного обеспечения деятельности в ооо «Эстэл-Инфо».

3.Обосновать стратегию оптимизации автоматизации деятельности ООО «Эстэл-Инфо».

4.Провести оценку социально-экономической эффективности проекта методической поддержки стратегии автоматизации бизнес-процессов на ООО «Эстэл-Инфо».

1. Краткая характеристика организации

ООО «Эстэл-Инфо» является динамично развивающимся рекламным агентством неполного цикла, которое увеличивает свои объемы работ и охватывает все большую емкость рынка в сфере директ маркетинга. Компания предоставляет услуги почтовых рассылок direct mail (прямая почтовая рассылка писем), специализируется на предоставлении сервиса в такой сфере, как почтовые услуги и курьерская доставка. Эстэл-Инфо предоставляет полный список услуг, которые осуществляет почтовая служба России по государственным тарифам на почтовые отправления: отправка заказных и ценных писем, простых, заказных и ценных бандеролей, посылок. Общество с ограниченной ответственностью «Эстэл-Инфо» было зарегистрировано как коммерческая организация в 1997 году. По характеру собственности организация относится к частной форме, по принадлежности капитала и контролю - это национальная компания. Для реализации своих целей «Эстэл-Инфо» осуществляет следующий вид хозяйственной деятельности: информационно-рекламная деятельность. За первые несколько лет существования предприятие зарекомендовало себя как очень ответственное рекламное агентство, качественно и в установленные сроки выполняющее заказы клиентов. С самого начала своей деятельности «ЭСТЭЛ-ИНФО» работает напрямую с ФГУП ПОЧТА РОССИИ по обработке и адресной рассылке почтовой корреспонденции в рамках подписанного долгосрочного договора. Производственную часть агентство «ЭСТЭЛ-ИНФО» выполняет с помощью собственных производственных мощностей на современном, профессиональном оборудовании. Организационная структура, построенная в соответствии с этими принципами, является иерархической структурой (линейно-функциональная структура). Основой данной структуры является специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, разработки, финансы, персонал и т. д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб. Преимущества организационной структуры Эстэл-Инфо: четкая система взаимных связей функций и подразделений; четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель; ясно выраженная ответственность; быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Начальник отдела маркетинга отвечает за разработку маркетинговой политики, программ по формированию спроса и стимулированию сбыта, исследует факторы, влияющие на сбыт, создает планы маркетинговых кампаний.Обеспечивает участие отдела в составлении планов производства и реализации продукции, определении новых рынков сбыта и новых потребителей продукции. Осуществляет контроль за своевременным устранением недостатков, указанных в поступающих от заказчиков претензиях. Организует разработку стратегии проведения рекламных мероприятий. Готовит предложения по формированию фирменного оформления рекламной продукции. Руководит сотрудниками отдела.

Начальник отдела кадров возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации. Определяет текущую и перспективную потребности в кадрах. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров. Обеспечивает прием, размещение и расстановку сотрудников. Организует оформление приема, перевода и увольнения работников. Руководит сотрудниками отдела. В обязанности начальника ИТ-отдела входят: Руководство группой разработчиков ПО, постановка технических заданий, разработка инвестиционной программы развития информационных технологий в компании, координирования работы сотрудников, планирование закупок оборудования, программного обеспечения, расходных материалов на долгосрочный и краткосрочный периоды. Недостатки оргструктуры Эстэл-Инфо: отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы доминируют над стратегическими; проблемы взаимодействия задач, требующих участия нескольких подразделений; малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации; большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение; повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств руководителей.

В современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо совместима с современной философией качества. Если рассматривать функциональную структуру, в компании подразделения созданы точно в соответствии с видом выполняемых ими работ и подчинены функциональным руководителям.

В обязанности главного бухгалтера входит: учет результатов хозяйственно-финансовой деятельности, составление бухгалтерской отчетности, учет финансовых, расчетных и кредитных операций и контроль, налоговый учет, анализ хозяйственно-финансовой деятельности. Начальник отдела продаж отвечает за установку деловых контактов, заключение договоров, контроль выполнения условий договора, анализ продаж и отчетность. Так же занимается учетом и контролем движения и выполнения заказа, контролем работы сотрудников отдела (операторов, менеджеров).

В обязанности начальник отдела производства входит заключение договоров на поставку продукции, составление заявок, и контроль над сотрудниками отдела (упаковщиками, сортировщиками, операторами). В отделе производства работают операторы ПК. В силу специфики своей работы, а именно создание и подборка адресов потенциальных клиентов для заказчика, формирование и поддержание баз данных, в основном получают запросы на выборки от менеджеров. В структуре компании в отделе курьерской доставки нет начальника отдела, распределение заказов и контроль над ними осуществляют руководители двух существующих отделов.

Все отделы компании «ЭСТЭЛ-ИНФО» использую в своей работе только стандартный набор программ MS Office, в которой хранится вся необходимая информация о работе компании.

Руководитель использует программу Капитал для управленческого учета. Также отдел бухгалтерии для учета финансовой информации использует программу 1С:Бухгалтерия. Схема бизнес-процессов организации в нотации DFD (Data flow diagramming) представлена в приложении 1.

2. Анализ действующей системы информационного обеспечения деятельности в ООО «Эстэл-Инфо»

В компании «Эстэл-Инфо» в настоящее время существует только частичная автоматизация. Форма организации информационного пространства – децентрализованная, так как не существует единой базы данных, с которой работают все подразделения. Действующая система предназначена для организации управленческого учета «Капитал» и интегрирована с системой «1С:Бухгалтерия 7.7» . Капитал 2007 Lite полнофункциональная сетевая многопользовательская система автоматизации управленческого учета. «Капитал» обладает полным комплексом защитных функций, позволяющих как удаленно хранить на защищенном сервере всю базу данных, так и определять права доступа к определенной информации для каждого пользователя.

"Капитал" способствует организации корректного управленческого учета на малых и средних предприятиях с минимальными первоначальными вложениями и неограниченными возможностями расширения при дальнейшем росте организаций. Программа предусматривает поэтапную автоматизацию при контролируемых затратах, поэтому ее использование не требует изменения существующих бизнес-процессов. "Капитал" позволяет импортировать данные из популярных бухгалтерских и складских программ и автоматизировать их ввод. "Капитал" позволяет регулярно проводить полный анализ расходов с любой периодичностью. Как известно, особенно важно контролировать все расходы предприятия в совокупности, а не по частям - а без системы управленческого учета это практически невозможно. В типичной ситуации, когда на предприятии ведется учет наличного оборота по кассовому методу, частично автоматизированный учет склада и бухгалтерский учет, выявление истинной суммы расходов по той или иной статье становится сложной задачей, не говоря уже о выяснении происхождения этих сумм. "Капитал" облегчает учет и классификацию операций по отделам, видам деятельности, проектам, территориям и т.п. Благодаря этому руководство компании может оперативно получать информацию, необходимую для контроля и оценки деятельности руководителей среднего звена, постановки задач, отслеживания ключевых показателей и принятия управленческих решений. Система управленческого учета позволяет выделять прямые расходы по каждому подразделению или проекту и разносить соответствующие постоянные затраты компании несколькими способами. Это помогает объективно оценить рентабельность подразделений, проектов, направлений бизнеса и т.п. Кроме того, на основе данных управленческой отчетности будет нетрудно создать объективную систему мотивации сотрудников. "Капитал" позволяет проводить полный спектр учета расходов на предприятии. Сюда включены: учет денежных средств, учет кассовых операций, учет векселей, финансовый учет, складской учет и т.д. В системе управленческого учета "Капитал" осуществляется консолидация данных, полученных из разнородных информационных систем предприятия (бухгалтерия и кассово-складская система), а также из разного рода внутренних отчетов (сейфовые листы, отчеты менеджеров и т.п.). На большинстве малых и на многих средних предприятиях управленческий учет, как правило, ведется либо руководителем, либо финансовым менеджером в таблицах Excel по кассовому методу, что делает невозможным анализ данных, совмещение их с данными бухгалтерского учета, контроль взаиморасчетов с поставщиками, покупателями, подотчетниками и т.п. Фактически, руководство предприятия очень быстро встает перед выбором между утратой контроля над деятельностью и крупными вложениями в автоматизацию и постановку управленческого учета, которые зачастую превышают возможности малого предприятия. Капитал 2007 Lite содержит типовой модуль импорта банковских проводок из 1С 7.7., так же как программные продукты системы «1С:Предприятие» содержат разнообразные средства для связи с другими программами и аппаратными средствами. Бухгалтерия компании «Эстэл-Инфо» для ведения своей операционной деятельности использует программу «1С:Бухгалтерия 7.7». «1С:Бухгалтерия 7.7» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского. Она может использоваться на предприятиях разных направлений деятельности и форм собственности. «1С:Бухгалтерия» предоставляет бухгалтеру гибкие возможности учета. Программа позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета: операции по банку и кассе основные средства и нематериальные активы учет материалов учет товаров и услуг учет производства продукции учет валютных операций расчеты с покупателями и поставщиками расчеты с подотчетными лицами учет расчетов по заработной плате с сотрудниками, начисление НДФЛ и ЕСН; расчеты с бюджетом другие разделы учета.

Отдел продаж компании работает с программой Sales Expert – CRM-система, которая реализована в архитектуре "клиент-сервер". Основные характеристики и возможности данного продукта: Многоуровневые справочники для сбора маркетинговой информации Учет и анализ маркетинговых воздействий Настраиваемый пользовательский интерфейс Расширенные права доступа и защита информации от удаления Ведение календаря-ежедневника Возможности построения сложных запросов Настройка шаблонов для типов и этапов работ Гибкий учет и оформление оплат и отгрузок

База данных в MS Access позволяет: Менеджеру - оперативно размещать заказ на производство, отслеживать статус готовности товара; Руководителям отделов производства – возможность быстро получить заявки менеджеров, информировать менеджеров на каком этапе производства находится продукция.

Создание базы данных в первую очередь позволило упростить процесс работы сотрудников отдела продаж, предоставляя оперативную систематизированную информация и точные данные о заказах, сроках их выполнения и о клиентах компании. Использование базы данных также позволило уменьшить сроки выполнения заказа на различных этапах его выполнения, избежать ошибок, получить быстрый доступ к информации о каждом клиенте и его прошлых заказах, а, следовательно, увеличить качество работы сотрудников компании. Кроме того, база данных, позволила контролировать качество выполнения работ. В связи с открытием нового отдела, увеличением заказов, высокой загрузкой персонала, установлением более сжатых сроков и ужесточением контроля над заказами, в компании нарушена работа основных бизнес-процессов. Одним из признаков наличия проблемы организации бизнес-процессов является возникновение задержек при операциях по обработке заказа. Задержка выражается в увеличении опозданий или увеличении срока выполнения заказа, в потере клиентов. В связи с отсутствием сотрудника, в обязанности которого входили бы контроль и организация выполнения заказов на курьерскую доставку, в отделе нет четкого распределения обязанностей и полномочий между сотрудниками. Так же в компании информация о работе используется неполно и неэффективно. Это становится очевидным, когда пользователи либо немедленно отбрасывают часть полученной информации, либо накапливают, но никогда больше не используют. Основными факторами, заставляющими обратить внимание на данные проблемы являются, требования, предъявляемые потребителями; необходимость снижать затраты или длительность цикла выполнения заказа; внутриорганизационные противоречия. Информационная интенсивность – это степень зависимости продукта или фирмы от информации и ИТ.

Для позиционирования информационной системы в организации в зависимости от их информационной интенсивности, применим матрицу МакФарлана. Исходя из теории МакФарлана, существует две критически важные шкалы. Вертикальная шкала показывает, насколько важны устойчивость, надежность, готовность реагировать на любые изменения, защищенность, в работе компании. Чем больше координата по этой шкале, тем больше нужно тратить на резервное копирование и защиту. Горизонтальная шкала — это стратегическое значение разрабатываемого решения, позволяет оценить важность и значимость ИС для развития организации.

По результатам проведенного анализа применения иноформационных систем в управлении ООО «Эстэл-Инфо» можно сделать ряд выводов:

В настоящее время в компании не хватает четкого разделения обязанностей, хотя при всем этом оргструктура компании обладает гибкостью и быстро приспосабливается к изменением. Это, несомненно, отражается на работе, как с положительной, так и с отрицательной точек зрения.

В компании, так же не хватает структур для ведения планирования, организации. Для изучения информационного обеспечения был проведен анализ информационных потоков, с помощью CASE-средства BPWin построены диаграммы потоков данных. Здесь же дана оценка объему автоматизации предприятия и форме организации ИС. При оценке организации работы компании было выявлено, что в компании нарушена работа основных бизнес-процессов, наблюдается высокая нагрузка персонала, возникают задержки при обработке и выполнении заказа. Анализ показал, что проблемы организации не требуют кардинальной перестройки структуры и ключевых бизнес-процессов, но при этом оценка фактических показателей затрат, качества продукции, уровня обслуживания клиентов и оперативности работы компании отличается от желаемого в среднем на 15 %. В настоящее время, управление деятельностью существующих в составе функциональных подразделений ООО «Эстэл-Инфо» ИТ-структур (выделенных или функционально-включенных в состав производственных подразделений) осуществляется на уровне Аппарата управления КОМПАНИИ (заместитель генерального директора – главный инженер, начальник службы АСУ), и на уровне структурных подразделений (начальники служб, отделов, руководители групп). Для организации и координации работ по информационно-техническому обеспечению, в 2004 г. в ООО «Эстэл-Инфо» создана служба АСУ. В настоящее время в ООО «Эстэл-Инфо» практики централизованного управления информационными технологиями в русле единой ИТ-политики находятся в стадии зарождения и применяются на уровне принятия решений руководителем службы АСУ. Руководители понимают необходимость перехода от принятия разовых решений к построению формализованной, управляемой и предсказуемой системы принятия оперативных решений на всех уровнях деятельности ИТ-подразделений, но конкретные шаги в этом направлении только начинаются.

Текущая ситуация характеризуется рядом негативных явлений, являющихся следствием недостаточно системного подхода к управлению:

1. Для автоматизации основных процессов управления производственно-хозяйственной деятельностью «Эстэл-Инфо» используется более 20 наименований различных информационных систем, что требует повышенных затрат на поддержку разнородных систем и их пользователей с учетом их уникальных особенностей и потребностей.

2. Обмен информацией между информационными системами как внутри подразделений, так и между ними, обусловленный производственной необходимостью и существующими регламентами, осуществляется преимущественно посредством бумажных документов (даже между однотипными системами), что снижает надежность, оперативность и экономическую эффективность деятельности подразделений.

3. Большая часть персонала «Эстэл-Инфо» занята в информационных процессах обеспечения технологических процессов (планирование, управление, контроль, отчетность), но при этом существующие АСУ ТП и ИУС ПХД развиваются практически независимо и обмен информацией между ними, несмотря на очевидный и закономерный рост его объемов, не автоматизирован. Это приводит к снижению оперативности и достоверности всей системы управления производственно-хозяйственной деятельностью, к снижению надежности и эффективности технологических процессов, росту зависимости деятельности от «человеческого фактора».

4. В ходе проведения экспресс-обследования было отмечено, что, при проведении закупок ИТ-оборудования, не практикуется экономическое обоснование этих приобретений, так же, как и анализ эффективности внедрения и эксплуатации сделанных приобретений. Более того, отсутствует (не создается) необходимая регламентная и методическая документация. Отсутствие единой политики и методологии управления ИТ-ресурсами затрудняет принятие обоснованных решения в этой сфере (как с точки зрения максимального удовлетворения объективных ИТ-потребностей, так и с точки зрения их экономической эффективности).

5.Наиболее методически проработанной ИТ-сферой является обеспечение ИТ-безопасности, но множество регламентирующих документов (Концепция, инструкции, регламенты, руководства, положения и т.д.), не являющихся естественной частью единой ИТ-политики, затрудняют их практическое применение и контроль их исполнения, что приводит к недостижению необходимого уровня ИТ-безопасности.

6.Ряд программных решений, применяемых в настоящее время в функциональных подразделениях, был разработан и поддерживается силами их штатных сотрудников без соответствующей централизованной организационной и методической поддержки. Такая практика создания систем ВСЕГДА сопровождается отсутствием координации усилий с другими подразделениями (неэффективность усилий), отсутствием сопроводительной документации (зависимость работоспособности системы от автора), несоответствием стандартам (сложность интеграции с другими системами и более высокая стоимость поддержки)

7.Фактически децентрализованное управления ИТ-подразделениями и подчиненность ИТ-персонала руководству филиалов, также как и отсутствие ИТ-структур в части филиалов, чрезвычайно затрудняет внедрение единой системы управления ПХД.

Необходимость устранения имеющихся недостатков и обеспечения готовности распределенных ИТ-подразделений определяет неотложность решения таких задач, как: 1) Конкретизация и формализация целей ИТ-подразделений в свете целей «Эстэл-Инфо»; 2) Внедрение процессного подхода в организации деятельности ИТ-подразделений с управлением «по целям»; 3) Регламентация ИТ-процессов и их закрепление в пакете НМД, который должен стать организационно-методической основой совершенствования деятельности ИТ-подразделений, и, как следствие, ООО «Эстэл-Инфо» в целом.