8. Контроль исполнения документов

В целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов организуется контроль исполнения документов. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия управленческого решения, выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа. В распорядительном документе (например, приказе) предметом контроля являются пункты, содержащие поручения.

Контроль исполнения включает: постановку документа на контроль, проверку своевременности доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителя.

Контроль по срокам обеспечивает отдел ДОУ, который осуществляет учет контролируемых документов. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений.

Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из других организаций и обращений граждан - с даты их поступления, внутренних – с даты подписания (утверждения) документа.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок, остальные – в течение месяца.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения и перемещения работник – ответственный исполнитель – обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и отделом ДОУ все контролируемые документы.

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих месяцев – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые 10 дней и за пять дней до дня истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель или по его поручению отдел ДОУ. На документе проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись лица, подтверждающего исполнение.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу и документированного подтверждения исполнения.

Отдел ДОУ готовит сводные данные по структурным подразделениям о состоянии исполнительской дисциплины.