2. Нормативные документы по делопроизводству

Управление офисом необходимо осуществлять в соответствии с нормативными документами по делопроизводству, действующими в России. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные с документами.

Эти нормативные документы распространяются на все предприятия, организации и учреждения любой формы собственности. Рассмотрим наиболее важные из них.

Законы РФ:

Федеральный закон от 27.06.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - содержит базовые понятия информации, информационных технологий, регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации;

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.1994 № 51-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;

Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ) – содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых отношений;

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 № 63-ФЗ) – устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» - определяет порядок формирования, хранения и учета архивных документов.

Государственный стандарты:

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) 1973 г. - это комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях. В рамках ЕГСД разработаны унифицированные системы документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиями, содержащая информацию необходимую для определенной сферы деятельности. В настоящее время действует 20 УСД. Среди них плановая, отчетно-статистическая, финансовая, организационно-распорядительная по материально-техническому снабжению и др.

С внедрением в делопроизводство электронно-вычислительной техники основные положения ЕГСД были переработаны в другой документ «Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения» (ГСДОУ). 1988 г. Этот документ устанавливает общие требования по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает:

- состав реквизитов;

- расположение реквизитов на листе бумаги;

- требования к тексту и бланкам документов.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу.

Общероссийские классификаторы:

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Инструкции по делопроизводству:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 – содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 – устанавливает сроки хранения документов.

В конкретной организации должна быть разработана и утверждена Инструкция по делопроизводству (Инструкция по документированию управленческой деятельности). Этот документ разрабатывается на основе типовой инструкции по делопроизводству и регламентирует организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретной фирме с учетом условий и специфики ее деятельности.

Для четкого определения задач и функций секретаря-референта на фирме может быть разработана должностная инструкция секретаря-референта (офис-менеджера), что также конкретизирует процесс документационного обеспечения фирмы.