1. Документирование деятельности фирмы Организационная структура фирмы
Любая организация представляет собой группу предметов и людей, которая управляется для достижения определенной цели. Организация может представлять официальную группу, например, правительственную или связанную с бизнесом. Диапазон целей может быть широким. Таким образом, любую фирму можно представить как коллектив, организацию людей, объединенных коммерческими целями, зарегистрированную в установленном порядке. Фирма имеет определенную структуру и внутренние связи, показывающие взаимодействие между структурными подразделениями фирмы и распределение полномочий. Схема организационной структуры типичной фирмы (схема 2)
Кроме внутренних связей, обеспечивающих взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, у каждой фирмы существуют внешние связи. Внешние и внутренние связи фирмы являются информационными, так как с их помощью передается информация.
Схема организационной структуры конкретной фирмы и информационные связи приведены на схеме (схема 3).
Таким образом, управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть информации, используемой в правлении фирмой, фиксируется в документах. Но не просто в документах, а в управленческих документах.
Управленческий документ - документ, функционирующий в сфере управления. Совокупность таких документов называется управленческой документацией.
В дальнейшем, говоря о документах, будем подразумевать именно управленческие документы.
Управленческая деятельность (управление) основана на следующих процессах:
получение информации и ее обработка;
анализ, подготовка и принятие решений;
выполнение решений;
учет и контроль принятых решений.
Документационное обеспечение управления - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.
Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности. Основными функциями служб документационного обеспечения управления (ДОУ) являются:
организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
организация единого порядка работы с документами в структурных подразделениях;
координация деятельности структурных подразделений при составлении документов;
передача документов внутри и между структурными подразделениями;
создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в структурных подразделениях организации;
разработка и использование унифицированных форм документов;
организация документооборота, т.е. движения входящих, исходящих и внутренних документов;
регистрация документов;
организация хранения и использования документов;
организация контроля исполнения документов;
проведение справочно-информационной и аналитической работы, в том числе по вопросам документационного обеспечения управления.
Отдельные направления управленческой деятельности называются функциями управления. Функции управления постоянны в любой управляемой структуре.
Основные (административные) функции управления:
планирование,
организация,
координация, контроль.
Специальные функции управления:
финансирование,
учет,
снабжение.
Функции управления обслуживаются системами документации. Основные (административные) функции управления обслуживает система организационно-распорядительной документации (ОРД).
Бит - это единица информации в кибернетике, в документообороте такой единицей является документ. В любой организации, где налажена система документооборота, нет места для простых приказов. Обязательно существуют документы, содержащие решения, поручения и т. д. Системы документооборота занимаются тем, что хранят документы, их историю, обеспечивают их перемещение по организации, помогают отслеживать выполнение работ, для которых документ готовился. Документ - это базовый инструмент управления. Управление организацией осуществляется через документы.
Документационное обеспечение управления должно быть направлено на решение конкретных задач, стоящих перед организацией, таких как:
Поддержка качественного накопления.
Обеспечение эффективного управления.
Прозрачность деятельности организации.
Система контроля качества, по международным нормам.
Контроль деятельности предприятия.
Кадровая гибкость.
Возможность хранения информации обо всем производственном процессе.
Формализации деятельности работников.
Управление и доступ к информации.
Благодаря электронному архиву, упрощение и дешевизна хранения бумажных документов.
Сокращение затрат на управление в целях экономии бюджета.
Оптимизация процессов.
Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота.
Автоматизация механизма их выполнения и контроля.
За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.
С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства, часто стремятся повысить свою квалификацию. Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.
Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.