9. Организация хранения документов

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Делом называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура предназначена: для группировки исполненных документов в дела; учета и обеспечения сохранности дел; оперативного поиска документов в делах.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Номенклатура является необходимой для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования. Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «Отдел ДОУ»). Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Каждое подразделение получает свой порядковый номер по степени значимости (секретариат – 1, бухгалтерия – 2).

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-2 (1 – соответствует секретариату, а 2 – порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

Заголовок дела в номенклатуре должен быть кратким, соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле и состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида документа (приказы, контракты, протоколы);

- краткое содержание («Переписка с ОАО «Эра» по строительству автостоянки»);

- дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по основной деятельности за 2005 год»).

Срок хранения каждого дела в номенклатуре указывается со ссылкой на соответствующую статью Перечня.

В графе «Примечание» проставляются отметки о заведении (незаведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год.

Количество дел в номенклатуре указывается по окончании года.

Номенклатура дел составляется службой ДОУ (секретарем-референтом или специалистов, ответственным за ведение делопроизводства в организации), подписывается исполнителем, утверждается руководителем.

Номенклатура дел составляется ежегодно, как правило, в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.

Ниже приведен пример оформления Сводной номенклатуры дел предприятия.

ЗАО «Радио Иваново-Вознесенск» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ №3 на 2006 год		УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись И.В.Арнаутов 25.12.2005
Ин-декс	Заголовок дела (тома)		Кол-во дел	Срок хранения, статья по перечню	Примечание
	1. Секретариат
1-1	Устав ЗАО		1	пост. ст.13
1-2	Протоколы совещаний руководства		2	пост. ст.6
	2. Информационная служба
2-1	Годовые планы работы		1	пост. ст.13
2-2	Информационные сообщения соб.кор.		2	пост. ст.5
2-3	Переписка с внешними организациями по вопросам совместной деятельности		1	5 лет ст.44
	3.Бухгалтерия
3-1	Годовой баланс		1	пост. ст.105
3-2	Лицевые счета по заработной плате сотрудников		5	5 лет ст.153
3-3	Договоры (контракты) о размещении рекламы		2	5 лет ст.256

Начальник отдела ДОУ Подпись К.Ф.Розанова

Зав.архивом Подпись Л.В.Сотников

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 2006 году:

Всего: 10 (Десять) дел

Начальник отдела ДОУ Подпись К.Ф.Розанова

Зав.архивом Подпись Л.В.Сотников

Формирование и оформление дел.

Формирование дел – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел предприятия производит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник службы ДОУ под непосредственным контролем руководителя предприятия.

На большинстве предприятий формирование дел производится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контакты. При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации: например, контакты разделить на дела, содержащие контракты о поставке определенных видов материалов (поставке тары, стекла, леса).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Сформированное дело должно содержать не более 250 листов. Ограничений по минимуму объема не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят деление на самостоятельные части, тома.

На обложке дела указывают: наименование организации, наименование структурного подразделения, номер дела по номенклатуре, заголовок дела, год заведения, срок хранения.

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность и обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Экспертиза ценности документов.

Определение ценности документов производится с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии приказом руководителя создается экспертная комиссия (ЭК), состоящая не менее чем из 3-х человек. ЭК является совещательным органом, ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем.

Сроки хранения документов определяются по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

В зависимости от значимости документов в Перечне установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.

Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение и срок его хранения определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа, но он не может быть менее 1 года.

В результате работы ЭК документы разделяются на 3 группы:

- документы, передаваемые в архив (со сроком хранения свыше 10 лет);

- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения до 10 лет включительно);

- документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Составление описей дел.

На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

Передача дел в архив.

К документам, передаваемым в архив, относятся: устав, учредительный договор, решение о создании общества; свидетельство о государственной регистрации; документы, подтверждающие права предприятия на имущество, находящееся на его балансе; положение о филиалах или представительствах общества; годовые финансовые отчеты; документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления; протоколы общих собраний, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции); акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями и органами государственного и муниципального финансового контроля; документы по личному составу предприятия и др.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел и подшить их в начале дела;

- переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;

- дополнительно указать на обложке количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:

- по основной (производственной) деятельности;

- по личному составу предприятия.

На каждую группу дел составляют отдельные описи для удобства поиска дел.

Прием - передача дел в архив производится работниками службы ДОУ.

  Выдача дел сотрудникам осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дел. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Организация и особенности работы с конфиденциальными документами

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.

К конфиденциальным относятся документы, имеющие гриф ограничения доступа:

• «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

• «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

• «Коммерческая тайна» (информация, которая имеет коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим защиты).

При работе с документами ограниченного доступа очень важно организовать соответствующий режим хранения этих документов, доступа к ним и их использования. Помещения, в которых ведутся работы с такими документами и где они хранятся в нерабочее время (в том числе и помещения архива), являются режимными. Наиболее целесообразно эти помещения располагать компактно в основном административном здании организации в зоне размещения кабинетов аппарата руководства. Архивохранилища, если таковые имеются, с учетом перспективы их возрастающей загрузки целесообразно располагать на первых этажах административных зданий. Они в обязательном порядке должны быть обеспечены вентиляцией (принудительной или, по крайней мере, естественной).

Режимные помещения должны оборудоваться замками повышенной надежности (с секретом). Для контроля за входом, могут устанавливаться шифрованные и электронные замки, автоматические турникеты, камеры видеонаблюдения. Доступ в помещения, где хранятся документы ограниченного доступа, должен быть строго ограничен.

В них допускаются:

руководитель организации, его заместитель (помощник) по режиму;

начальник режимного отдела (службы безопасности) и его заместитель;

работники, которые имеют прямое отношение к ведущимся в этих помещениях работам.

Доступ других сотрудников в эти помещения может быть разрешен в случае служебной необходимости одним из перечисленных руководителей. С целью ограничения доступа посторонних лиц режимные помещения оборудуются окном для выдачи и приема документов, выходящим в отдельный тамбур, либо часть помещения оборудуется барьером.

Запасные экземпляры ключей от всех режимных помещений в опечатанном виде должны постоянно находиться у руководителя подразделения. Другие экземпляры ключей в опечатанном виде в пенале по окончании рабочего дня ответственными за режимные помещения сдаются под охрану на пост административного здания с указанием времени приема (сдачи), с отметками о включении и выключении охранной и пожарной сигнализации в журнале. При этом должны быть опечатаны и все режимные помещения. Список работников, имеющих право сдавать (получать) ключи на посту охраны, утверждается начальником службы безопасности организации.

Если перед вскрытием режимных помещений обнаружено нарушение целостности печатей и неисправность замков, то помещения не вскрываются, составляется акт о случившемся и немедленно докладывается руководителю организации, начальнику подразделения и службе безопасности и принимаются меры по охране помещений до прибытия службы безопасности.

На случай чрезвычайного происшествия (пожар, авария, стихийное бедствие и т.п.) в организации разрабатывается специальная инструкция, утверждаемая руководителем организации, в которой предусматривается порядок вскрытия режимных помещений, очередность и порядок спасения техники, документов ограниченного доступа и определяются места дальнейшего их хранения. Такая инструкция не должна раскрывать состава вывозимых документов.

В случае чрезвычайного происшествия в нерабочее время, если создается угроза уничтожения документов, то дежурный по организации вместе с подразделением охраны имеет право вскрыть режимные помещения и принять меры к спасению техники и документов в соответствии с вышеуказанной инструкцией.

Особенности ведения делопроизводства

Документы ограниченного доступа требуют к себе несколько иного подхода на стадии делопроизводства в отличие от документов несекретного характера, не носящих в себе какую-либо тайну. Работник организации должен работать только с теми сведениями и документами, содержащими какую-либо тайну, к которым он получил доступ в силу трудовых обязанностей, знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими. Работник также должен знать, кому из сотрудников организации разрешено работать со сведениями, составляющими тайну, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.

При увольнении работника, имеющего отношение к документам ограниченного доступа, в обязательном порядке проводится проверка наличия числящихся за ним документов. Только после этого производится отметка в его обходном листе. Если же работник временно отсутствует (болезнь, отпуск, командировка и т.п.), передача числящихся за ним документов другим работникам производится по решению начальника подразделения с отражением в журнале учета или по акту.

Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет документов с ограниченным доступом, предусматривает:

- назначение должностного лица или лиц, ответственных за их учет, хранение и использование;

- порядок подготовки и размножения документов;

- отдельную регистрацию документов;

- формирование дел;

- организацию выдачи и хранения документов;

- проверку наличия документов;

- архивное хранение и порядок уничтожения.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Документы ограниченного доступа по номенклатуре определяются в дела. На обороте обложки дела или на отдельном листе, хранящемся в деле, указывается список сотрудников, которым разрешено ознакомление с делом. Изменения в эти списки вносятся с разрешения начальника режимного отдела (службы безопасности) по представлению начальников структурных подразделений.

При пользовании делами, в которых имеются документы ограниченного доступа, необходимо иметь в виду, что дела должны возвращаться в тот же день лицами, которым они были выданы для работы. В случае необходимости производства копий с документов ограниченного доступа обязательно должен вестись журнальный учет производства копий.

Чрезвычайным происшествием в организации считается недостача (утрата) документов ограниченного доступа, выявленная в ходе ежегодной проверки наличия документов, дел и картотек. Такую проверку необходимо проводить по окончании года (как правило, в I квартале года), независимо от того, где и у кого документы находятся, и от времени их поступления. Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой приказом руководителя организации, в составе не менее 3 работников из числа лиц, имеющим прямое отношение к проверяемым документам и соответствующий допуск к данным работам, с обязательным включением в ее состав работников режимного отдела (службы безопасности).

При незначительном количестве таких документов, циркулирующих в организации, проверка может производиться руководителем конкретного подразделения или по его указанию одним из работников этого подразделения и работником режимного отдела (службы безопасности).

В ходе проверки анализируется движение (поступление, отправка, размножение и уничтожение) документов с ограниченным доступом, произошедшее за проверяемый год, а также проводится сверка учетных данных с фактическим наличием документов. При проверке используются журналы учета документов, расписки, реестры, акты на уничтожение документов и другие учетные формы, в том числе и те, в которых зарегистрировано размножение документов. По результатам проверки составляется акт, который утверждается руководителем подразделения и докладывается руководителю организации.

Изъятие, выемка документов (дел)

Изъятие из дела документов или перемещение их из одного дела в другое производится в исключительных случаях, с оставлением в деле справки-заместителя, и только с разрешения начальника подразделения.

В случае безвозвратного изъятия из дела документов во внутренней описи дела и формах учета делаются соответствующие отметки. При изъятии из дел документов, зарегистрированных по журналам учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале учета текущего года с отметкой об этом в справке-заместителе.

Отметки в деле об изменении количества листов при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи и заверительном листе. При изъятии документов листы дела перенумерации не подлежат. В соответствии со статьей 183 Уголовно-процессуального кодекса РФ выемка документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, производится следователем с санкции прокурора, а выемка документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, производится на основании судебного решения, принимаемого в порядке, установленном статьей этого же Кодекса. До начала выемки следователь предлагает выдать документы, подлежащие изъятию, а в случае отказа производит выемку принудительно.

Первичные учетные документы бухгалтерского учета могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Особенности архивной работы

В архиве составляется схема размещения документов и дел и план эвакуации на случай чрезвычайного происшествия. Оба этих документа согласовываются с руководителем режимного отдела (службы безопасности) и утверждаются руководителем архива. Дальнейшее перемещение документов внутри архива производится только с разрешения руководителя архива. Ознакомление с документами ограниченного доступа производится в режимном помещении только с разрешения руководителя организации или иного должностного лица.

В архиве организации должна проводиться проверка наличия документов и дел, но не реже 1 раза в 5 лет. Такая проверка должна проводиться не только в плановом порядке, но и в случае перемещения (перевода) архива в другое (другие) хранилища, после чрезвычайных происшествий (стихийное бедствие, несанкционированное проникновение в архивохранилище посторонних лиц и т.п.), при смене лица, ответственного за хранение документов, а также при ликвидации организации.

Особенности уничтожения документов

В организации должен быть установлен порядок, исключающий ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами (делами), неполное их уничтожение, позволяющее восстановить их содержание, а также случайное уничтожение не подлежащих уничтожению документов (дел).

Уничтожать документы и дела ограниченного доступа необходимо путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу и порошок. Допускается также уничтожение документов путем измельчения в кусочки в бумагоуничтожающей машине площадью не более 2,5 мм2.

Если перед уничтожением из дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указывается, какие документы и из каких дел изъяты (регистрационные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также в какие дела и за какими номерами листов подшиты изъятые документы или зарегистрированы по журналам текущего года. В журналах учета делается отметка о новом местонахождении документов, а в акте на уничтожение указывается фактическое количество оставшихся листов дела, подлежащих уничтожению. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями после обязательной полистной сверки с записями актов и внутренними описями дел.

Контроль за работой с документами

Контроль за работой с документами ограниченного доступа осуществляют руководитель организации, его заместитель по режиму, руководитель режимного отдела (службы безопасности), а также руководители самостоятельных подразделений. В случае, если в организации циркулируют сведения, составляющие государственную тайну, то контрольные функции осуществляют также органы государственной безопасности.

Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений (информации, документов), утрату документов, содержащих такие сведения, а также за иные нарушения режима и порядка работы с этими документами:

а) за разглашение сведений, составляющих государственную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, виновные лица привлекаются к уголовной ответственности в соответствии с Уголовным кодексом РФ;

б) за разглашение сведений, составляющих служебную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, либо за иные нарушения режима виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности и могут быть отстранены от выполнения таких работ с этими документами, а за передачу иностранным организациям или их представителям сведений, составляющих служебную тайну, - к уголовной ответственности.

В соответствии со статьей 139 Гражданского кодекса РФ лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору.

Согласно статье 857 Гражданского кодекса РФ в случае разглашения банком сведений, составляющих банковскую тайну, клиент, права которого нарушены, вправе потребовать от банка возмещения причиненных убытков.

Приложения