Практическое занятие 1. Создание шаблона документа и документа на основе шаблона в текстовом процессоре Word.

Задание №1. Создайте шаблон документа «Постановление»

1. Создать новый шаблон, используя команду Создать меню Файл (в диалоговом окне Создать нужно отметить кнопку Шаблон). Образец создаваемого бланка представлен ниже.

2. Задать формат бланка, используя команду Параметры страницы меню Файл. Размер бумаги – 210x297 мм. Ориентация – книжная, поля: верхнее – 2 см, нижнее – 2 см, левое – 2,5 см, правое – 1 см.

3. Наберите текст шаблона

• там, где должна быть горизонтальная черта для названия города, поставить знак табуляции, нажав на клавишу [Tab] (на экране знак табуляции отобразится стрелкой вправо, которую можно увидеть, если включен режим просмотра спецсимволов, т.е. кнопка на вкладке Главная в группе Абзац;

• после знака табуляции нажмите снова на клавишу [Tab] (это расстояние будет соответствовать расстоянию между названием города и датой постановления);

• снова нажмите на клавишу [Tab] (горизонтальная черта для даты);

• обозначить горизонтальные линии и задать их длину. Для этого выделить мышью первый знак табуляции, задать символу табуляции формат подчеркнутого символа. Аналогично прочертить линию под третьим знаком табуляции.

Указание: Длина линий задается путем установки маркера табуляции на линейке. В левой части линейки находится кнопка, с помощью которой можно переключать способ выравнивания относительно знака табуляции.

• Можно задать четыре способа выравнивания: – левое выравнивание; – правое выравнивание; – центральное выравнивание; – выравнивание по десятичной точке. При этом если текст не содержит числа с десятичной точкой, то он помещается просто слева.

4. Сохраните созданный шаблон в своей папке.

После набор всего текста, выполнить команду Сохранить как для сохранения созданного шаблона на диске, тип файла установите ШаблонWord. Закрыть файл.

Задание №2. Создание источника данных для шаблона.

1. В текстовом процессоре Word создать таблицу.

2. Сохранить файл под именем Источник данных.doc в своей папке.

Задание №3. Слияние документов: шаблона Постановление и Источника данных.

1. Выполнить команду Создать меню Файл. В диалоговом окне Создать выбрать переключатель Документ, а из списка шаблонов выбрать свой шаблон Постановления.

2. На вкладке Рассылки (меню Сервис) выбрать команду Начать слияние – Пошаговый мастер слияния.

На 1-ом шаге Мастера слияния выбрать тип документа – письма.

На 2-ом шаге в качестве документа – текущий документ.

На 3-ем шаге в качестве источника данных – Использование списка и через Обзор найти и открыть нужный файл (Источник данных.doc).

На 4-ом шаге для добавления сведений о получателях последовательно выделить место в документе, щелкнуть на ссылку Другие элементы и вставить все нужные поля (Фамилия судьи, Фамилия оправданного, защитника, потерпевшего, секретаря).

На 5-ом шаге просмотреть полученные письма.

На 6-ом шаге для осуществления слияния выберите команду Изменить часть писем и нажмите Ок. Используя команду Сохранить как сохраните документ под именем Все постановления.

Задание №4. Слияние для вновь создаваемого источника данных

Создать документ для рассылки (напоминание о конференции).

Вызвать Мастер слияния, выполнив команду Рассылки – Начать слияние – Пошаговый мастер слияния.

1-2 шаг выполняем аналогично как в задании 3.

На 3-ем шаге мастера слияния в качестве источника данных выбрать команду Создать список. В появившемся диалоговом окне в разделе Поля в строке заголовка представлен Список имен полей, наиболее часто используемых в письмах, почтовых наклейках и подобных документах.

Все эти поля могут быть добавлены в новый источник данных, удалены или переименованы.

Заполнить поля для трех сотрудников. Если данные для какого-то поля отсутствуют, нажать клавишу Enter (не вводите пробелы). После окончания ввода записи нажать кнопку Создать запись.

После ввода всех сотрудников, нажать кнопку Закрыть и дать имя для вновь созданного списка в предложенной Матером слияния папке Мои источники.

Затем процесс слияния выполнять так же, как и для существующего источника данных.

Задание №5. Использование глоссария

В процессе составления документов рекомендуется пользоваться глоссарием. Если при создании документа набранная фраза будет многократно использоваться в других документах, то целесообразно поместить ее в глоссарий. При этом фразу можно поместить в глоссарий шаблона текущего документа, либо в глоссарий глобального шаблона NORMAL.DOT (тогда элементы глоссария будут доступны для всех документов). Каждому элементу глоссария (фразе, таблице, графическому элементу) присваивается свое имя, по которому в дальнейшем производится поиск и извлечение элемента.

1. На чистом листе набрать следующие словосочетания:

Мы были рады получить Ваше письмо

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма

Направляем Вам на рассмотрение

Считаем необходимым, обратить ваше внимание

Ставим Вас в известность, что

Нами изучены Ваши предложения, и мы считаем, что

Просим оплатить в течение… банковских дней

К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за…

Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

2. Занести фрагменты в глоссарий. Для этого необходимо сделать следующее:

замаркировать фрагмент документа, который необходимо занести в глоссарий;

выполнить команду Автотекст... меню Вставка;

заполнить диалоговое окно Автотекст и щелкнуть кнопку Добавить.

Глоссарий не обязательно заполнять при создании шаблона. Гораздо удобнее пополнять его уже в процессе создания документов.

3. На основе созданного в первом пункте шаблона создать документ с использованием фраз из глоссария. Для того чтобы поместить элемент глоссария в документ, необходимо:

– установить метку курсора в то место документа, куда нужно поместить элемент из глоссария;

– выполнить команду Автотекст меню Вставка;

– из перечня Имя: выбрать имя вставляемого элемента и щелкнуть кнопку Вставить.

Элементы глоссария можно редактировать, удалять и переименовывать.

Для того чтобы отредактировать элемент глоссария, необходимо сделать следующее:

– вставить элемент глоссария в документ;

– сделать необходимые исправления;

– поместить фрагмент в глоссарий под первоначальным именем.

Задание № 6. Создать свой личный словарь.

Текстовый редактор Word имеет свой словарь, который содержит большое количество общеупотребительных слов. Если слова нет в этом словаре, то оно будет восприниматься, как написанное с ошибкой. Чтобы избежать этого, можно включить свои слова (название организации, фамилии и т.д.) в свой личный словарь.

Для того, чтобы создать личный словарь, нужно выполнить команду Параметры меню Сервис. В диалоговом окне выбрать закладку Правописание. В группе Словари щелкнуть по кнопке Создать, дать имя файлу, в который будет записываться личный словарь, и выбрать опцию Изменить. Редактор откроет новое окно для словаря, которое можно заполнить, как обычный текстовый файл. Каждое слово следует располагать отдельным абзацем.

После заполнения словаря, сохраните его.

Для того, чтобы использовать свой личный словарь в дальнейшем при проверке правописания, следует активировать кнопку на панели Стандартная, в открывшемся диалоговом окне выбрать опцию параметры, а в списке Вспомогательные словари пометить файл своего словаря.