3. Предложения по автоматизации

Модель «как должно быть».

Директор

Авиакомпании и железнодорожные кассы

Клиенты

Процесс – продажа внутренних и международных туров.

№ потока	состав потока	формат данных	интенсивность и объем
1	Информация о товаре Оформление заявки на тур	Электронный (mdb) Электронный	в среднем один раз в день, около 5 кБ
2	Заявка на тур	Электронный (mdb)	в среднем один раз в день, около 5 кБ
3	Заявка на тур Аналитические справки	Электронный (mdb) Электронный (mdb)	в среднем один раз в день, около 5 кБ в среднем один раз в день, около 5 кБ
4	Подтверждение	Электронный (mdb)	в среднем один раз в день, около 5 кБ
5	Путевка Виза Авиабилеты Ваучер на отель Медицинская страховка	Электронный (mdb) Электронный (mdb) Бумажный Электронный (mdb) бумажный	в среднем один раз в день, около 5 кБ в среднем один раз в день, около 5 кБ в среднем один раз в день, 4 страницы в среднем один раз в день, около 5 кБ в среднем один раз в день, 7 страниц

Процесс – продажа авиа и железнодорожных билетов

№ потока	состав потока	формат данных	интенсивность и объем
6	Информация о товаре Паспортные данные Бронирование мест	электронный (mdb)	в среднем один раз в день, около 5 кБ
7	Получение заказа на авиабилеты Получение паспортных данных	электронный электронный	один раз в день, 2 кБ один раз в день, 1 кБ
8	Авиабилеты	бумажный	один раз в день, 4 страницы
9	Авиабилеты	бумажный	один раз в день, 4 страницы
10	Заявки Аналитические справки	электронный (mdb)	в среднем один раз в день, 5 кБ
11	Заработная плата	бумажный	в среднем один раз в месяц

4. Анализ и оптимизация структурной функциональной модели.

Считаю, что при усовершенствовании рабочего места «как есть» необходимо в первую очередь поставить компьютер с подключенным сервером клиентам, для получения информации о товаре и для оформления заказа на туристическую поездку. Это упростит порядок оформления поездки, не будет необходимости приходит в офис турфирмы.

Развитие Интернет позволило не только удешевить средства связи, но и получить реальную возможность работать всем участникам туристического рынка как единому офису. Веб-сервер - компьютер, постоянно находящийся в Интернете, во-вторых, это программа, которая передает вашу информацию на компьютеры пользователей, и, в-третьих, под этим понимается совокупность связанных между собой страниц, рассказывающих о вашей фирме и ее услугах (в последнее время для устранения этой неразберихи в третьем случае используется термин Веб-сайт).

Необходимость специального программного обеспечения, проще говоря, какой-нибудь туристической программы, призванной автоматизировать всю внутри офисную работу, обуславливается двумя причинами. Первая - объемы клиентов, которые менеджер в Excel уже не в состоянии контролировать. Это примерно 100 туристов в месяц. Можно сказать, это тот предел, после которого должна начаться новая жизнь. В противном случае турфирме гарантированны проколы, материальные потери и судебные иски от неудовлетворенных клиентов. Вторая причина, по которой турфирма просто обязана иметь специальную  программу. Под офисными программами на сегодняшний день понимаются как Excel-таблицы, приспособленные для ввода заявок и проставления отметки об оплате, так и сложные комплексные системы, позволяющие автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы турфирмы.

Нет online общения с туроператором. Для того, чтобы подтвердить отель и заказать трансфер, нужно обращаться к принимающей стороне, постоянно составляя все новые и новые списки и отсылая их. А ведь можно все это значительно упростить и ускорить, открыв принимающей стороне, доступ к ее «ОФИСу On-line», куда поступают заявки, предназначенные ей, и где есть возможность делать подтверждения в режиме реального времени. А для того, чтобы туроператору увеличить достоверность своих предложений, он может дать Принимающей стороне доступ к ПО «Stop-sale по отелям», где она может мгновенно на всех рекламных площадках закрывать отели на даты, которые невозможно подтвердить.

 Выписка документов: ваучеров, авиабилетов и страховок будет производиться по спискам, которые автоматически формируются из БД заявок на указанные даты. По большому счету, схема взаимодействия туроператор - принимающая сторона должна быть следующей. Принимающая сторона формирует свой прайс-лист, основанный на предложениях отелей, далее для различных рынков делаются различные наценки (mark up) по сезонам, и эти цены автоматически попадают к туроператорам. После этого туроператору уже нет необходимости вводить цены отелей. Экономия колоссальная. Далее каждая введенная туроператором заявка автоматически попадает к принимающей стороне и обрабатывается (подтверждается / не подтверждается), после чего она снова у туроператора. Если же у туроператора существует система бронирования ресурсов через Интернет, то и заявки вводит не туроператор, а агентство самостоятельно осуществляет бронирование.

Для работы с заявками туроператору предоставляется ПО «ОФИС On-line», куда поступают заявки с сайта туроператора и от всех агентств, работающих в системе ТУРЫ.ру (на сегодняшний день их число приближается к 2 тысячам). Есть возможность ввода новой заявки, поступившей по факсу или E-mail. Непосредственно в самой заявке можно делать подтверждения, проводить взаиморасчеты и общаться с турагентством и принимающей стороной в режиме «прямого эфира».

Аналитические справки должны составлять менеджером по продажам ежедневно при оформлении тура и через локальную сеть размещаться на сервере предприятия. Директор и бухгалтерия должны иметь доступ к этим данным. Аналитические справки должны вводиться ежедневно, а затем формировать данные на конец месяца. Анализ аналитических справок может позволить определить какое наиболее популярное направлением у клиентов турфирмы «Звенотур» было в данном месяце. Данная информация позволит во время изменить политику фирмы. В случае необходимости договор и аналитические справки могут быть распечатаны сотрудниками бухгалтерии и директором. Преимущество данной схемы в том, что при необходимости директор может проверить аналитические справки с заключенными договорами.

На основании введенной заявки есть возможность автоматического формирования путевки. В путевку попадает вся информация о туристах, дате начала, длительности тура, а также все услуги из шаблонной путевки. Перечень услуг может быть скорректирован в соответствии с индивидуальными пожеланиями заказчика. Здесь же есть возможность формирования счета поставщику на услуги. Также есть возможность распечатки путевки.

Работа с глобальными системами бронирования через Интернет позволяет агентству не только получать оперативную и достоверную информацию о ценах и количестве свободных мест в любой момент времени, но и иметь возможность следить за прохождением заказа на всех этапах его осуществления. Работа с туроператорами требует практически ежедневно получать информацию о действующих ценах и наличии турпродукта. Туроператоры по разному организуют предоставление информации турагентам, что требует от агента больших затрат времени на обработку предоставленной информации. Некоторые туроператоры создают толстые каталоги и прайсы в надежде на удержание цен постоянными на весь сезон. Результат зависит от того, насколько удачно туроператор сформировал (угадал) цену. Для обеспечения работы агентств туроператоры вынуждены ежедневно рассылать информацию о наличии мест в виде сводки. Информация о наличии мест меняется постоянно. Так что не всегда достаточно разослать один раз сводку о наличие мест. В пик сезона, когда агентствам необходимо максимально быстро получать информацию, это становиться проблемой, т.к. количество входящих линий у туроператора ограничено, а информация меняется постоянно. Если у туроператора нет внутренней автоматизации, то возникают проблемы: даже если агенту удалось дозвониться, ему могут долго отвечать на поставленные вопросы. При бронировании мест агент должен ждать подтверждения брони. Иногда подтверждение приходит на следующий день, и агент вынужден просить клиента придти или позвонить завтра, что может привести к потере клиента. При работе агентов с операторами с других регионов возникает проблемы часовых поясов. Агент с дальнего востока не может забронировать места у туроператоров из Сочи в присутствии клиента. При работе с системой бронирования турфирма получает оперативную информацию о ценах и наличие мест в течение несколько секунд. Бронируя место, турфирма сразу получает подтверждение, что дает возможность агенту обслуживать клиента за короткое время и не потерять его. Системы бронирования работает 24 часа в сутки, и дают возможность практически неограниченному количеству пользователей бронировать одновременно места 24 часа в сутки. Система бронирования выдает большинство документов автоматически и без ошибок. Работа через систему бронирования позволят избежать необходимости, создавать собственные прайсы и каталоги, т. к. в системах бронирования есть справочные системы.