Тема 6. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації План лекційного заняття
Основні поняття діловодства.
Критерії класифікації документів. Національний стандарт України.
Вимоги до укладання та оформлення документів.
План практичного заняття № 1
1. Класифікація документів за видами та групами. Реквізити документів та їх оформлення.
2. Особливості написання автобіографії, резюме.
3. Правила укладання заяви, типи заяв.
4. Особливості оформлення доручення.
План практичного заняття № 2
1. Реквізити пояснювальної записки, порядок їх розташування.
2. Правила укладання службової записки, рапорту.
3. Правила оформлення протоколу, витягу з протоколу.
4. Етикет службового листування. Різні типи листів та правила написання.
Перелік питань до самостійної роботи
1. Контракт, трудова угода: вимоги до змісту та оформлення.
2. Рекомендаційний лист.
3. Оформлення особового листка з обліку кадрів.
4. Роль візитних карток при встановленні ділового контакту.
Літературні джерела: [1.8; 1.9; 1.14; 1.15; 2.14].
Діяльність, яка охоплює питання документації й організації роботи з документами в процесі здійснення функцій управління називається діловодством.
Діловодство є важливою складовою частиною роботи кожної установи, організації, підприємства. В їх практичній діяльності застосовуються різні системи діловодства, але майже для всіх них обов'язковим є ведення адміністрації діловодства.
У процесі діловодства беруть участь всі працівники апарату управління: одні створюють документи, інші забезпечують їх передачу, ще інші керуються цими документами у практичній діяльності.
Документ має правове і господарське значення. Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи напрямку діяльності:
- За найменуванням: заяви, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та інші.
За походженням: службові й особисті.
За місцем виникнення: внутрішні (чинні лише всередині організації, де є складні), зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами).
За призначенням: щодо особового складу, інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.
За напрямком: вхідні і вихідні.
За формою: стандартні (типові) і нестандартні (індивідуальні).
За терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові (установлено строк виконання), дуже термінові.
За ступенем гласності: для загального користування, службового користування, секретні, цілком секретні.
За стадіями створення: оригінали, копії.
Оригінал - основний вид документа, перший і єдиний примірник. Копія - точне відтворення оригінальну (вгорі праворуч помітка “копія”). Різновиди копії: відпуск, витяг, дублікат.
Відпуск - повна копія документа. Витяг - його частина.
Дублікат - другий примірник документа, виготовлений у зв’язку з втратою оригіналу. У юридичному відношення оригінал і дублікат рівноцінні.
За складністю і кількістю відображених питань: прості (односкладові), складні (декілька питань).
За терміном зберігання: тимчасового ( до 10 років) тривалого (понад 10 років) постійного зберігання.
За технікою відтворення: рукописні, відтворені механічним способом.
За носієм інформації: на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці.
Документи щодо особового складу:
автобіографія,
заява,
пропозиція,
скарга,
характеристика.
Довідково-інформаційні документи:
анотація,
відгук,
рецензія,
висновок,
довідка,
доповідна записка,
пояснювальна записка,
запрошення, звіт,
лист, оголошення,
план,
протокол, витяг з протоколу.
Обліково-фінансові документи:
акт,
доручення, розписка, список.
Господарсько-договірні документи:
договір,
трудова угода.
Організаційні документи:
інструкція,
положення,
правила,
статут.
Розпорядчі документи:
наказ,
постанова,
розпорядження.
Документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про розумову та господарську діяльність людини. Документ має правове та господарське значення, може служити писемним доказом, а також джерелом інформації довідкового характеру.
Поняття високої культури діловодства й культури мови документів реалізуються в таких практичних вимогах:
Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції.
Документ не має права суперечити діючому законодавству й директивним вказівкам керівних органів.
Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні й реальні пропозиції або вказівки.
Документ слід складати за встановленою формою.
Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.
Окремі елементи, які складають кожний документ, називаються реквізитами. А сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.
Формуляр - це модель побудови однотипних документів