4. Учет труда и его оплаты.

4.1.Общие принципы организации учета труда и его оплаты.

Труд является важнейшим элементом производственного процесса. Правильная организация его оплаты является главным условием повышения его эффективности.

Под оплатой труда понимают систему отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законом о труде, коллективными договорами, соглашениями, трудовыми договорами и т.д.[8 ].

В некоторых случаях для расчета заработка применяется сочетание повременной и сдельной оплаты труда. Так, для руководителя малого предприятия выплачивается должностной оклад за руководящие функции и производится расчет по сдельной системе, выполняемые или производные операции оплачиваются сдельно.

Виды заработной платы. По особенностям выплат различают основную и дополнительную заработную плату (рисунок 4.2).

Рисунок 4.2 Виды заработной платы

Организация документооборота по учету личного состава, труда и его оплаты. Организация документооборота по учету труда и заработной платы возлагается на кадровую службу предприятия. При этом персонал условно подразделяется на группы. В зависимости от того, где используются работники, выделяют промышленный персонал и непромышленный персонал.

Промышленно-производственный персонал подразделяется в зависимости от выполняемых функций на категории:- рабочие;- служащие;- специалисты;- ученики;- младший обслуживающий персонал;- охрана.

Критерием отнесения работника к той или иной категории являются справочники, разработанные Министерством труда и органами статистики. Также работники подразделяются по профессии, стажу, образованию и т.д.

Для учетного личного состава, а также начисления и выплаты заработной платы используются унифицированные формы первичной документации, утвержденные постановлением Государственного комитета статистики Российской Федерации от 05,01.2004 № 1. К таким документам относят следующие:

1. для оформления и учета приема работников по трудовому договору или контракту применяют приказ о приеме работника на работу (форма Т-1 или Т-1а). В нем указывается наименование структурного подразделения, в которое поступает работник, его профессию, испытательный срок, условия приема, характер предстоящей работы. Подписывается приказ работником и руководителем. Он является основанием для записи в трудовой книжке, открытия лицевого счета в бухгалтерии и записи в личной карточке;

2. для организации учета работников кадровой службы на каждого из них заводится личная карточка работника (форма Т-2) или личная карточка госслужащего (форма Т-2ГС) заводится для учета лиц, замещающих госдолжности в госслужбах;

3. для оформления штатного состава, структуры и штатной численности организации оформляют штатное расписание (форма Т-3). Она содержит в себе перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном ФОТ;

4. в научных и научно-исследовательских, образовательных и других учреждениях на каждого работника ведется карточка научного или научно-педагогического работника (форма Т-4);

5. для оформления и учета перевода работников на другую работу в организации оформляется приказ о переводе работника на другую работу (форма Т-5 или Т-5а). Оформляется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем и информируется сотрудник под роспись. Документ является основанием для записи в личной карточке, на лицевом счете и в трудовой книжке;

6. для оформления и учета отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством работнику, оформляется приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или Т-6а). Подписывается руководителем, объявляется под расписку работнику, является основанием для вычисления заработной платы, причитающейся за отпуск;

7. сведения о распределении ежегодно оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений предприятия оформляются графиком отпусков (форма Т-7). Подписывается руководителем предприятия, руководителем структурного подразделения, представителем профсоюзной организации;

8. увольнение работников оформляется приказом о прекращении действий трудового договора с работником (форма Т-8 или Т-8а). Оформляется этот документ кадровиком, руководителем и под подписку объявляется работнику. Является основанием для записей в личной карточке, трудовой книжке и является основанием для окончательного расчета по заработной плате;

9. для направления работника в командировку оформляется приказ о направлении в командировку (форма Т-9);

10. одновременно с этим оформляется командировочное удостоверение (форма Т-19), которое является документом, удостоверяющим время работника в командировке;

11. для оформления задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении оформляется служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а);

12. для учета и оформления поощрений за успехи в работе оформляется приказ о поощрении работника (форма Т-11 или Т-11а);

13. для учета и контроля трудовой дисциплины, а также для расчета заработной платы работника применяется табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12) и табель учета рабочего времени (форма Т-12, Т-13). Табельный учет охватывает всех работников организации, каждому из них приписывается табельный номер, который в дальнейшем используется во всех документах этого работника по труду и заработной плате. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явок работников, ухода с работы, опозданий и неявок с указанием их причин, а также с указанием часов простоя и часов сверхурочных работ. Табель учета рабочего времени является основанием для начисления заработной платы работникам, находящимся на повременной оплате труда. Табель учета организуется руководством структурного подразделения или работником бухгалтерии. Для начисления заработной платы рабочим-сдельщикам кроме табеля ведут документы по учету выработки работников. Выбор метода учета выработки зависит от характера производства, особенностей технологии, отсутствия счетчика и т.д. В том числе:

14. наряд на сдельную работу (применяется для учета выработки в мелкосерийном производстве и учета заказов);

15. маршрутные листы (применяются в серийных производствах, выписывается на каждую партию деталей, передаваемых в обработку);

16. ведомость выработки (применяется в массовых производствах, когда оплата производится по конечной операции за все операции, закрепленные за бригадой);

17. документы, предназначенные для машинной обработки.

18. для начисления заработной платы работникам и расчета суммы необходимых удержаний используются расчетно-платежные ведомости (форма Т-49), которая служит документом для выплаты заработной платы за месяц. На каждого работника в ней отводят отдельную строку. Левая часть ведомости предназначена для вычисления заработной платы, а правая - для отражения всех видов платежей и суммы их выдачи. В крупных организациях применяется расчетная ведомость (форма Т-51) и платежная ведомость (форма Т-53), которая используется для выплаты сумм заработной платы. В соответствии с законом о труде заработная плата выдается ежемесячно частями за 2 раза. Первая часть — аванс, который составляет около 40% от заработка по тарифным ставкам или окладам. Выдача заработной платы осуществляется в течение 3-х дней, по истечении которых не выданные суммы сдаются в банк. При этом напротив фамилия лица, не получившего заработную плату, делается отметка «депонирована». На сумму выданной заработной платы оформляется расходный кассовый ордер (форма КО-2), дата и поля которого просчитываются на последней странице в ведомости;

19. расчетно-платежная ведомость оформляется ежемесячно и подлежит регистрации в журнале регистраций платежных ведомостей (форма Т-53а);

20. суммы, выданные работникам вне дней выдачи заработной платы, оформляются расходно-кассовыми ордерами с пометкой на них «разовый расчет по заработной плате»;

21. для отражения всех сведений по работнику (разряд, оклад, стаж, семейное положение) и для отражения всех видов начислений и удержаний заработной платы на каждого работника открываются лицевые счета (форма Т-54 и Т-54а);

22. для расчета причитающейся работнику заработной платы за ежегодный или иной отпуск оформляют записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60);

23. для расчета причитающейся заработной платы и других видов выплат работнику при прекращении трудового договора оформляется записка-расчет при прекращении действий трудового договора (форма Т-60);

24. в случае если существует привлечение для выполнения отдельных лиц со стороны, такие работы оформляются договорами гражданско-правового характера. Они выписываются в 2-х экземплярах, регистрируются в бухгалтерии или в отделе кадров. Форма таких договоров разрабатывается предприятием самостоятельно с наличием всех необходимых реквизитов. Выполненные по таким договорам работы оплачиваются по счету-заявлению исполнителя, в котором содержится ФИО руководителя, ссылка на договор, сведения по льготам на налоги и т.д. Выполненные работы оформляются актом о приемке работ, выполненных по трудовому договору (Т-73). Он является основанием для оплаты выполненных работ, утвержденных руководителем организацию [8].