1. Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом мфу № 59 від 13.03.98 року зі змінами та доповненнями.
2. Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 року № 98 (із змінами та доповненнями).
Ревізуючи операції розрахунків за субрахунком 372 "Розрахунки з підзвітними особами", необхідно перевірити:
1) список підзвітних осіб;
2) дотримання діючого порядку видачі підзвітних сум на операційні та адміністративно-господарчі видатки, службові відрядження;
3) своєчасність здавання звітів про використання підзвітних сум і виконання завдань щодо службових відряджень;
4) законність і доцільність проведених витрат;
5) правильність оформлених документів первинної звітності та арифметичних підрахунків у них;
6) правильність бухгалтерської кореспонденції рахунків щодо отримання і використання підзвітних сум;
7) своєчасність повернення невикористаних підзвітних сум.
Розрахунки з підзвітними особами перевіряють, як правило, суцільним способом.
І). Приступаючи до роботи, ревізори уточнюють період протягом якого відбувалися розрахунки з підзвітними особами.
ІІ). Потім перевіряють законність видачі сум в підзвіт шляхом визначається наявності списку працівників підприємства, яким може видаватися в підзвіт готівка.
Такий список затверджується наказом або розпорядженням керівника підприємства.
У список включаються тільки постійно працюючі на підприємстві особи або виконуючі разові роботи для підприємстві на підставі договорів підряду.
ІІІ). В подальшому переконуються в обґрунтованості видачі підзвітних сум шляхом перевірки наявності наказів по підприємству про напрямок на відрядження й видачу авансів. (Якщо на окремих працівників не оформлено розпорядницьких документів, то такі операції визнаються незаконними).
Продовженням перевірки обґрунтованості видачі авансів під звіт є з’ясування стану розрахунків з підзвітними особами.
З цією метою використовують дані відомості аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами. Тут же контролюється правильність перенесення залишків на кінець місяця з даної відомості за попередній період при цьому з’ясувати чи не має фактів видачі чергового авансу при наявності заборгованості за працівником за попередній період.
ІУ). Перевірка реальності здійснення службового відрядження полягає у вивченні прикладених до звіту проїздних квитків і документів на проживання, або прикладених документів на оплату готівкою придбаних матеріальних цінностей з показниками документів, підтверджуючих фактичне надходження матеріальних цінностей на склад.
Для цього звіряють рахунки, товарні чеки з накладними на оприбутковування матеріальних цінностей, книгами (картками) складського обліку, звітами руху матеріалів.
При виникненні сумнівів щодо їх достовірності доцільно провести зустрічне звіряння документів.
При цьому встановлюється правильність ведення журналу реєстрації працівників, направлених у відрядження.
У). Наступним питанням перевірки є перевірка правильного застосування норм витрати коштів по розрахунках з підзвітними особами.
Дотримання встановлених законодавством нормативів є підставою для правильного списання підзвітних сум за рахунок конкретних джерел, а факти понаднормативних витрат потребують від ревізорів додаткових контрольних дій. Адже, коли в процесі ревізії з’ясується, що понаднормативна витрата підзвітних сум відбулася без розпорядження керівника, то операція визнається незаконною.
По виданих в підзвіт коштах на витрати на відрядження встановлюють, чи не перевищують вони сум, які належить виплатити працівникам, що відряджаються, на оплату проїзду в обидва кінці, добові і оплату житла на термін відрядження.
Грошові кошти на службові відрядження видаються в підзвіт по попередньо розрахованих нормах на оплату вартості проїзду, згідно норм на оплату добових та проживання.
УІ). Важливим етапом перевірки є встановлення своєчасності повернення невикористаних підзвітних сум.
Не витрачені і своєчасно не повернені підзвітні суми повинні бути утримані по розрахунково-платіжній відомості в безперечному порядку не пізніше за місяць з дня закінчення терміну їх повернення.
Відповідно до чинного законодавства працівник повинен відзвітувати(штрафні санкції – 25%):
- на відрядження протягом 3-х днів після повернення;
- на закупівлю сільгосппродукції, продуктів її переробки, , заготівка вторсировини, окрім
металолому не більше 10 робочих днів з дня видачі готівки під звіт;
- інші виробничі (господарські) потреби не більше 2-х робочих днів включаючи день
отримання готівки;
одночасно на відрядження і на вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань, у тому числі і для закупівлі сільгосппродукції і заготівки втор сировини термін на який видана готівка під звіт може бути продовжений до закінчення терміну відрядження.
Суми коштів, отримані платником податку на відрядження або підзвіт та не повернуті у визначений строк, а також кошти, що перевищують суму витрат, обчислюються за нормами ст. 170 п. 170.9.1 ПКУ і такі кошти вважаються надмірно витраченими і відповідно мають бути оподаткованими ПДФО.
Об’єкт і база оподаткування для надміру витрачених коштів, виданих на відрядження або під звіт та не повернених у встановлені законодавством строки, визначається, як і раніше, з урахуванням вимог п. 164.5 ПКУ. Тобто під час визначення бази оподаткування застосовується негрошовий коефіцієнт, який визначається за формулою:
К = 100 : (100 – Сп), де Сп – ставка податку на доходи.
так, для ставки 18% — 1,219;
Приклад: На підставі наказу керівника установи працівник направляється у відрядження до м. Хмельницикий на наукову конференцію терміном на 4 дні з 16.09 по 19.09. Перед відрядженням йому виданий аванс в сумі 1400 грн. Звіт працівник подав вчасно – 20.09 але залишок невитрачених коштів до кінця місяця в касу не повернув. Борг становить 180 грн.. Штраф, що підлягає сплаті цим працівником становить:
за неповернення коштів протягом трьох днів:
180 х 18% = 32,40 коп.
штраф за неповернення коштів станом на 1 число:
180 х 18% х 1,219 = 39,50 грн.
Загальна сума штрафу: 32,40 + 39,50 = 71,90 грн.
Щоб уникнути неправильного списання підзвітних сум необхідно перевірити коректність бухгалтерських записів.
Рис. Схема контрольного процесу розрахунків з підзвітними особами.
Виявлені ревізором випадки переплат чи недоплат реєструються у відомості порушень, де вказують їх характер, дату і номер документа, за якими встановлено порушення, суму переплат чи недоплат, особу, винну в допущені порушення. (Зразок відомості переплат чи недоплат наведено в підручнику Усач Б.Ф. на ст..80).
Всі порушення, які можуть зустрічатися по операціях з підзвітними сумами, підрозділяються на дві групи:
1)виникаючі з вини підприємства, що допускаються адміністрацією;
2) виникаючі з вини підзвітних осіб при недогляді або потуранні адміністрації.
До першої групи відносяться такі порушення:
• відсутність затвердженого списку строго обмеженого коло, яким можуть видаватися підзвітні суми на операційні і господарські витрати осіб;
• видача грошей в підзвітну суму на операційні і господарські потреби працівникам, не передбаченим в списку;
• видача підзвітних сум особам, що не мають трудових відносин з контрольованим підприємством;
• видача підзвітних сум на витрати, які можуть бути сплачені через банк;
• приховане кредитування працівників шляхом видачі ним авансів раніше настання потреби в грошах або взагалі без жодної потреби;
• видача підзвітних сум особі, що має заборгованість по раніше одержаному авансу;
• невчасне вживання заходів до примусового стягнення заборгованості підзвітної особи, що не відзвітувала про свої витрати або не повернула залишок засобів в касу, шляхом утримання його боргу із заробітної платні.
До другої групи відносяться наступні порушення:
• невчасне представлення авансового звіту і повернення залишку грошей в касу;
• передача грошей іншій підзвітній особі;
• витрачання авансу не за призначенням;
• неправильне оформлення документів, підтверджуючих використовування авансу, або авансового звіту;
• представлення виправдувальних документів, що спотворюють розміри або статті дійсного витрачання засобів.