Печать таблицы на экране и принтере.

Прежде чем распечатать таблицу, неплохо убедиться в том, что она выглядит так, как вы хотите. Excel позволяет сделать это.

Для этого необходимо выполнить команду меню Файл, Просмотр или щелкнуть по кнопке просмотр панели инструментов Стандартная. Функция предварительного просмотра выводит таблицу на

12

экран, но ошибки исправлять не позволяет. Для исправления придется вернуться в обычный режим представления на экране, но в режиме просмотра можно выполнить очень полезные операции: изменить параметры страницы, установленные поля и разбивку на страницы; начать печать.

Функция предварительного просмотра позволяет вам сэкономить время, бумагу и избежать ненужных разочарований.

>11.1 Задайте режим предварительного просмотра.

>11.2 Щелкните по кнопке Страница и в окне параметров выберите ландшафтную ориентацию.

>11.3 Щелкните по кнопке Поля; на экране будут видны линии, обозначающие поля. Установите указатель мыши на второй квадратик, расположенный слева по вертикали. Нажмите и не отпускайте левую кнопку мыши. Внизу вы увидите цифры 2,50. Это высота установленного в данный момент верхнего поля. Измените высоту верхнего поля на 3,00. Этот способ может использоваться для изменения любого поля в режиме предварительного просмотра. Измените ширину левого поля на 1,00. Измените ширины полей таблицы таким образом, чтобы все данные в них были видны и таблица полностью помещалась на странице.

>11.4 Убедитесь в том, что принтер подключен к вашему компьютеру и работоспособен.

>11.5 Нажмите на кнопку Печать.

Задание 12. Завершите работу с Excel.

Задание 13. Подведите итоги.

Проверьте:

знаете ли вы, что такое: функции Excel; форматы чисел;

умеете ли вы: защищать информацию в таблице; использовать функции; изменять форматы представления чисел; распечатывать таблицу.

Если нет, то еще раз внимательно прочитайте соответствующие разделы работы.

Результатом работы является краткий конспект; файл work2_2.xls на экране и на рабочем диске в личном каталоге.

Построение диаграмм.

Цели работы:

• познакомиться с различными типами диаграмм и графиков и научиться их строить;

• освоить основные приёмы редактирования и оформления диаграмм.

Одним из самых впечатляющих достоинств Excel является способность превращать абстрактные ряды и столбцы чисел в привлекательные информативные графики и диаграммы.

Диаграммы - это удобное средство графического представления данных. Они позволяют оценить имеющиеся величины лучше, чем самое внимательное изучение каждой ячейки рабочего листа. Диаграмма помогает обнаружить ошибку в данных, закравшуюся в какую-нибудь ячейку.

Excel поддерживает 14 типов различных двух- и трёхмерных диафамм.

Задача 1

Графически представить данные, которые используются в задании.

Задание 1. Внесите следующие данные в таблицу: в ячейки G16:M16 - века 12-го по. 18 -й век; в ячейку G15 - заголовок "Население Москвы (в тыс.чел.)¹', в ячейки G17:M17 - данные о населении Москвы по векам:

12 век -11; 13 век-20; 14 век-30; 15 век -100; 16 век -130; 17 век -180; 18 век-220.

Данные в блоке G15:M17 нужно представить фафически.

Задание 2. Выведите на экран часть таблицы, начиная с ячейки F15.

Задание 3. Постройте диаграмму.

Построение диаграмм

Создать диаграмму или график легче с помощью Мастера диаграмм.Эта функция Excel, которая с помощью пяти диалоговых окон позволяет получить всю необходимую информацию для построения диафаммы или фафика и внедрения его в рабочий лист.

• Щёлкните по кнопке Мастер диаграмм в панели инструментов Стандартная.

Excel просит указать, где в обрабатываемой таблице вы хотите разместить диаграмму.

• Укажите курсором на ячейку G18.

• Нажмите и удерживайте нажатой левую кнопку мыши.

• Выделите ячейки G18:M35.

• Отпустите левую кнопку мыши.

Шаг 1

Здесь Excel выводит первое диалоговое окно Мастера диаграмм "Шаг 1 из 5". С помощью этого окна выделите ячейки, содержимое которых вы хотите представить в диаграмме. Если выделяемую область закрывает диалоговое окно, то, щёлкнув по зоне заголовка и не отпуская кнопки мыши передвиньте окно.

• С помощью мыши выделите группу ячеек G16:M17.

• Щёлкните по кнопке Далее в диалоговом окне Мастера Диаграмм.

Если окажется, что вы выделите не те или не все необходимые ячейки, то можно на этом месте ещё раз произвести выбор.

Шаг 2

В следующем диалоговом окне появятся различные типы диаграмм, которые умеет строить Excel. Из них нужно выбрать, диаграмму какого типа вы хотите создать.

• Выберите тип Гистограмма и щёлкните по кнопке Далее. •

Шаг 3

Содержимое третьего диалогового окна зависит от того, какой тип диаграммы вы выбрали. Т.к. на предыпредыдущем шаге была выбрана гистограмма, то выберите один из форматов гистограмм.

• Выберите формат 7 и щёлкните по кнопке Далее.

Шаг 4

Четвёртое диалоговое окно содержит догадку Excel о том, как нужно использовать выделенные данные.

На этом шаге следует указать, где находятся данные - в столбцах или строках, и указать интервал, содержащий название рядов данных для легенды. Легенда показывает названия и маркёры данных справа от диаграммы.

Если полученный результат вас не устраивает, то можно вернуться к предыдущему диалогу, нажав кнопку < Шаг.

Например, в нашем образце диаграммы Мастер диаграмм правильно определил, что данные представлены в виде строк, и менять ничего не надо.

Для легенды в нашей таблице не было введено никаких названий, поэтому рядом с меткой стоит название "Ряд Г, принятое по умолчанию. Менять количество столбцов для текста легенды и здесь тоже не нужно.

• Щёлкните по кнопке Далее.

Шаг 5

Это последнее диалоговое окно Excel. В нём необходимо указать, следует ли добавлять к тексту легенду с названиями и маркёрами данных, а также ввести названия диаграммы, осеё X и Y.

• Щёлкните по переключателю Нет при вопросе Добавить легенду.

• В окно Название диаграммы введите "Население Москвы (в тыс. чел.)".

• Щёлкните по кнопке Готово.

Вы получили диаграмму, внедрённую в ваш рабочий лист. Если вас что-то не устраивает в построенной диаграмме, то её можно отредактировать.

Задание 4. Измените размер диаграммы.

Изменение размеров диаграммы Часто бывает весьма затруднительно определить наилучшие размеры внедрённой диаграммы, до того, как вы увидите представленные на ней данные. Поэтому часто приходится изменять размеры и пропорции внедрённой диаграммы для того, чтобы придать ей хороший вид или облегчить её редактирование.

• 4.1. Сделайте одиночный щелчок по диаграмме. На рамке диаграммы появятся маркёры выделения - маленькие чёрные квадратики в углах и на серединах сторон рамки.

• 4.2. "Зацепившись" курсором мыши за рамку, сдвиньте диаграмму в столбец F.

• 4.3. Установите указатель мыши на маркёр справа (указатель мыши при этом изменит свою форму на двунаправленную стрелку и растяните её до столбца О.

"Протаскивание" маркёра, расположенного на середине стороны, позволяет изменять вертикальные или горизонтальные размеры диаграмм. "Протаскивание" углового маркёра позволяет изменять вертикальные и горизонтальные размеры диаграммы одновременно. Задание 5. Измените тип диаграммы.

После того, как выбран тип диаграммы с помощью Мастера диаграмм, Excel предоставляет большие возможности для изменения её содержимого и вида.

Изменение типа диаграммы Сначала необходимо двойным щелчком выбрать диаграмму для редактирования. Вокруг диаграммы появится серая штриховая рамка. Затем с помощью панели инструментов Диаграмма можно изменить тип диаграммы.

• 5.1. Укажите на любое место в диаграмме и дважды щёлкните мышью.

• 5.2. Выведите на экран панель инструментов Диаграмма: Вид, Панели инструментов,

Диаграмма.

• 5.3. Щёлкните по кнопке Тип диаграммы, которая содержит список различных видов диаграмм.

Вид и названия диаграмм те же, что и на шаге 3. Для того, чтобы построить новую диаграмму по имеющимся данным, просто выберите желаемый тип.

• 5.4. Щёлкните по кнопке объёмной гистограммы.

Наша плоскостная гистограмма преобразуется в объёмную.

Не все типы диаграмм подходят для наглядного представления данных, а некоторые невозможно построить. Например, по нашим данным диаграмму типа X-Y-точечная построить нельзя. Некоторые типы объёмных диаграмм тоже могут плохо отразить данные и привести к неразберихе.

• 5.5. Попробуйте различные типы диаграмм и подберите наиболее наглядные из них. Внимание!!! Если в результате экспериментов вы испортите диаграмму, то удалите её и начните построение сначала. Для удаления следует один раз щёлкнуть на диаграмме мышью, а затем нажать клавишу Del.

Задание 6. Сохраните таблицу с диаграммой под именем work4_1.xls.

Проверьте:

знаете ли вы, что такое: внедрённая диаграмма; тип диаграммы; форматы типов диаграммы; ряд данных; метки данных; легенда; категории; значения.

Умеете ли вы: строить диаграмму с помощью Мастера диаграмм, изменять тип диаграммы с помощью панели инструментов Диаграмма; изменять размер диаграммы; подготовить диаграмму к печати; распечатать диаграмму.

Если нет, то еще раз внимательно прочитайте соответствующие разделы работы.

Задача 2

Построить и отредактировать объёмную круговую диаграмму.

Круговые диаграммы - наиболее часто используемый тип. Они подходят для наглядного представления долей и процентов от целого.

Задание 1. Создайте новый файл.

Задание 2. Введите заголовок и данные в соответствии с таблицей.

Социальная структура и занятия населения Москвы на 1897 год

Категория населения	%
занятые в промышленности	38,6
прислуга, поденщики	19,4
занятые в торговле	14
занятые на транспорте	6,5
рантье и пенсионеры	10,9
чиновники и военные	4,6
люди свободных профессий	6

Задание 3. Щёлкните по кнопке Мастер диаграмм и выберите область для построения А13:128. Задание 4. Постройте диаграмму по шагам.

• 4.1. На 1-м шаге укажите ячейки С5:Е11.

• 4.2. На 2-м шаге выберите тип Круговая объёмная.

• 4.3. На 3-м шаге укажите формат 6.

• 4.4. На 4-м шаге ничего не менять.

Excel определила всё правильно.

• 4.5. На 5-м шаге добавьте легенду.

Названия на этом шаге вводить не будем.

Диаграмма построена, но на ней не хватает элементов оформления. Введём эти элементы (отредактируем диаграмму).

Редактирование диаграмм

Для редактирования диаграмму надо выбрать (двойным щелчком).

Диаграмма состоит из нескольких частей, называемых элементами.К ним относятся

• область построения диаграммы;

• область диаграммы;

• легенда;

• заголовок; .

• метки данных;

• ряды данных.

Для редактирования элемента его прежде всего необходимо выбрать. Выбрать элемент можно при помощи мыши или нажатием клавиш управления курсором вверх-вниз.

Выбранный элемент отмечается маленькими чёрными квадратиками. После выбора элемента при нажатии правой кнопки мыши появляется контекстно-зависимое меню - индивидуальное для каждого элемента. С его помощью можно производить редактирование.

Изменение размеров и перемещение элементов диаграммы Изменять размеры элементов диаграммы можно так же, как и размер самой диаграммы (см. Задачу 1 работы 4). Также можно перемещать элементы внутри области построения диаграммы (предварительно их выбрав). Кроме того, всю диаграмму можно перемещать по рабочему листу. Задание 5. Ознакомьтесь с элементами диаграммы.

• 5.1. Выберите элементы диаграммы, нажимая клавиши управления курсором вверх-вниз, а затем правую кнопку мыши.

Обратите внимание, что контекстно-зависимое меню элемента появляется только тогда, когда курсор указывает на этот элемент.

• 5.2. Ознакомьтесь с элементами диаграммы и главным меню Excel при помощи мыши.

В режиме редактирования диаграммы оно изменяется.

• 5.3. Попробуйте поперемещать элементы диаграммы.

Задание 6. Вырежьте кусочки из диаграммы.

• 6.1. Выделите область диаграммы.

• 6.2. Щёлкните внутри любого сектора.

Вокруг сектора появились квадратики, которые обозначают границу выделенного.

• 6.3. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, "отбуксируйте" сектор в сторону на один сантиметр.

• 6.4. Вырежьте ещё два сектора.

Задание 7. Укажите в метках на диаграмме десятые доли процента.

В нашей таблице данные содержат десятые доли, на диаграмме по умолчанию они не задаются. Их формат можно изменить.

• 7.1. Выделите метки.

• 7.2. Выберите в контекстно-зависимом меню Формат метки данных, Число, 0,00 %.

Задание 8. Добавьте заголовок к диаграмме.

Если во время построения название не было указано, то его можно добавить потом.