4. Планирование наукоёмких проектов
Планирование не является единовременным действием, этот важнейший процесс осуществляется практически на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Уже на стадии инициации начинается планирование. Для того чтобы принять решение о реализации проекта либо отказе от него, нужно понимать, что необходимо сделать, чтобы прийти в точку заданной цели: какие работы будут выполнены, сколько будет затрачено ресурсов и финансовых средств.
От старта проекта до его цели можно пойти бесконечным множеством путей (рис. 8). Совсем не значит, что прямой вариант является самым простым и правильным. Задача в том, чтобы из всей бесконечности этих путей выбрать оптимальный вариант решения достижения цели. И план должен содержать оптимальный набор инструментов.
Рис. 8. Варианты путей достижения цели проекта
Что это за оптимальный путь, каким требованиям он должен отвечать? Во-первых, в плане должно быть достаточное количество задач, которые необходимо выполнить для достижения цели. Зачастую выявить и учесть все задачи бывает достаточно сложно. Во-вторых, не должно быть лишних задач. Иногда ставятся задачи, которые ведут к чему-либо, но для достижения цели совершенно не нужны. План должен быть составлен таким образом, чтобы, выполнив каждую задачу, можно было измерить достигнутое. Каждая задача должна быть измерима.
Когда проект начинает реализовываться, он может отклоняться от заданного направления. Дело в том, что внутри проекта присутствуют силы, которые так или иначе отклоняют его от намеченной траектории движения. Есть также и внешние силы, на которые зачастую вообще невозможно повлиять, например, изменения законодательства, погодные условия, стихийные бедствия и т. д. Поэтому в процессе осуществления проекта план должен постоянно корректироваться во избежание отклонения от намеченной цели.
Что планируется? Генеральный план проекта можно разбить на его структурные составляющие.
Предметная область объекта. План того, какие работы должны быть сделаны, какие задачи решены.
Календарное планирование. Составляем график сроков выполнения задач и взаимодействия задач проекта.
Финансовый план. Необходимо спланировать распределение денежных средств и ресурсов, необходимых для выполнения поставленных задач.
Организационное планирование. Определение внешних участников проекта, численно-квалификационного состава команды проекта, разработка плана управления персоналом.
Планирование рисков. Здесь не все так просто. Конечно, ряд рисков можно увидеть и оценить, но необходимо спланировать, как отвечать на эти риски. В ряде случаев, для того чтобы предотвратить риск, нужно начинать действовать до того, как событие наступило. Если происходит какое-то отклонение и вероятность риска повышается, то необходимо тем или иным способом отреагировать на этот риск. Но если наступление риска неизбежно, нужно постараться как можно быстрее найти правильное решение, для того чтобы обойти опасную ситуацию, либо минимизировать ее эффект.
Планирование всегда начинается с процесса структурной декомпозиции работ. Для того чтобы достичь целей проекта, нужно разделить задачи на определенное количество работ, необходимых для выполнения этих задач (рис. 9). Каждый из уровней достаточен для выполнения проекта, но с каждым более низким уровнем работа, которая выполняется, детализируется и конкретизируется. Таким образом, происходит сведение к нулю риска упущения какой-либо из работ.
Рис. 9. Структурная декомпозиция работ
Далее определяется время, которое каждая из работ занимает. Одна из работ будет занимать один час, другая два дня. Затрачиваемое время может быть связано с ресурсами – человеческими, материальными, финансовыми. Может сложиться так, что при добавлении ресурсов время на выполнение задач может уменьшиться. Но это происходит не всегда. Нужно найти оптимальный баланс между количеством ресурсов и временем. Этот баланс и нужно учитывать. Либо необходимо затратить больше времени и сэкономить ресурсы, либо подключить большее количество ресурсов, и проект выполняется быстрее.
Очень важно выявить связи между задачами проекта. Каждая задача по отношению к другой может быть выполнена различными способами. Связи могут быть:
последовательными: задача № 2 может начаться только после выполнения задачи № 1;
параллельными: задачи № 1 и№ 2 могут выполняться параллельно;
смешанными: задача № 2 может начаться за 3 дня до окончания задачи № 1, или задача № 2 может начаться через месяц после окончания задачи № 1.
Как уже говорилось выше, планирование происходит на протяжении всего проекта. В самом начале осуществления планирование носит общий характер. На этапе инициации может быть достаточно только нескольких верхних уровней. И чем ближе к окончанию выполнения работы, тем более подробный план. Здесь уровень планирования очень конкретен и точен.
Таким образом, появились задачи, которые необходимо выполнить, связи между задачами, требуемые ресурсы, время выполнения. В итоге получается календарный план, который является основой для составления иных разделов общего плана проекта.
На этапе инициации проекта степень детализации и точности оценок времени, финансов, риска невысока – около 25–30 %, и это нормально. Но чем ближе к реальному началу выполнения проекта, чем точнее мы все спланировали, тем меньше степень погрешности – это порядка 5–7 %. В «типовых проектах» (например, самолет МС-21) степень оценки времени, финансов, риска стремится к нулю, приблизительно 1–2 %. В «нетиповых проектах» (например, полет в космос) степень неопределенности настолько велика, что эти отклонения будут стремиться к бесконечности.
Таким образом, планирование происходит постоянно, на протяжении всех стадий реализации проекта.