4. Проверка, принятие и обработка документов. Документооборот.

Документооборот – это движение документов от момента их составления на предприятии или получения от другой стороны с целью использования для бухгалтерских записей и к передаче в архив на хранение. За организацию документооборота ответственность несет главный бухгалтер.

Основные стадии документооборота:

1) создание документа (выписка, оформление, подпись, материально ответственных лиц и других оперативных работников);

2) прием и проверка документа бухгалтером с формальной стороны, в сущности|по существу| и арифметическая проверка правильности цен, таксирования;

3) учетная обработка - проставление кодов, корреспондирующих счетов|счет-фактуры|, группирования|группировки| документов, по однородность хозяйственных операций, подсчета|счет-фактуры| сумм, по них;

4) запись данных документа в учетные регистры (ручным или машинным способом);

5) сличение и ввязывание записей в документах и учетных регистрах;

6) передача на хранение|сбережение| в архив.

Для рациональной организации документооборота складывается|состоит| график документооборота. Составляя|сдает| его, главный|головной| бухгалтер обязан определить перечень|перечисление| и наименование документов, необходимых на конкретном предприятии, номер их типичной|типовой| формы, количество экземпляров выписки, назначить исполнителей и сроки выполнения по каждой стадии документооборота.

Важным условием рациональной организации документооборота является также надлежащее|подобающее| хранение|сбережение| документов, их сохранность и возможность быстрого|скорого| нахождения нужного документа, если будет потребность. С этой целью все обработанные документы сшиваются, переплетаются|переплетают| по характеру операций, которые учитываются (кассовые, банковские, товарные и тому подобное). Важно, чтобы папки имели обозначение (название, номер, символ).

Для самостоятельного изучения к лекции № 16

1. Классификация документов.

1) по назначению:

а) распорядительные| (приказ, распоряжение);

б) исполнительные|, в которых|каких| фиксируется факт осуществления операции (накладные|накладная|, прибыльный кассовый ордер, выписка банка);

в) документы бухгалтерского оформления (расчеты, справки);

г) комбинированные, которые|какие| содержат распоряжение и подтверждают фактическое осуществление операции (расходный кассовый ордер, поручение);

2) по месту составления:

а) внутренние;

б) внешние|наружные|;

3) по степени обобщения учетных данных:

а) первичные документы - оформляют саму операцию и те изменения|смену|, которые|какие| она вызывала;

б) возведенные - обобщают данные первичных документов (товарный отчет, материальный отчет, отчет кассира, выписка банка, авансовый отчет);

4) по технике формирования:

а) бумажные носители информации, то есть документы, составленные|составные| вручную;

б) машинные носители информации, то есть документы, составленные|составные| с помощью|посредством| вычислительной техники;

5) по характеру операций, которые учитываются:

а) товарные (материальные) - содержат сведения|ведомость| о ТМЦ в натурально-| стоимостном измерении (накладная, товарно- транспортная накладная, спецификация);

б) кассовые - содержат данные о движении наличности в кассе (прибыльные и расходные кассовые ордера);

в) банковские документы (платежные поручения, чеки|чека|, аккредитивы), которые|какие| используются для безналичных расчетов;

г) документы по оплате труда (табель использования|употребления| рабочего времени, лицевой счет, расчетно-платежная ведомость);

д) документы по инвентаризации (приказ, инвентаризационное описание, акт инвентаризации наличия средств|средства|, сравнивающая ведомость);

є) документы по оформлению движения основных средств|средства| (акт принятия-передачи, акт на списание основных средств).