Лекция № 16. Понятия документов. Порядок ведения и обработки документов
План
1. Понятия про учетные документы, их роль и предназначение.
2. Реквизиты документов.
3. Правила составления документов;требования к ним.
4. Проверка, принятие и обработка документов. Документооборот.
Quod non est in actis, nin est in mundo.
Чего нет в документах, того и в мире нет.
1. Понятия про учетные документы, их роль и предназначение.
Характерной чертой бухгалтерского учета является непрерывное и сплошное отображение хозяйственных операций с помощью|посредством| документов.
Документ (dokumentum) – латинское слово, которое значит буквально: свидетельство, доказательство распоряжение и разрешение администрации (владельца) на их проводку.Это письменное свидетельство об осуществлении хозяйственной операции, которое подтверждает юридическую силу данных бухгалтерского учета.
Бухгалтерский документ - это документ, который содержит сведения о хозяйственной операции и является юридическим доказательством ее осуществления. Бухгалтерский документ, как свидетельство хозяйственных операций, находит свое отображение (фиксацию) в носителях первичных учетных данных. Носителями первичной учетной информации является бумага, магнитный диск и т. п.
Документация – это способ оформления хозяйственных операций соответствующими документами.
Документирование – процесс оформления хозяйственных операций документами.
Правильному составлению|сдает| и использованию|употреблению| документов помогает их группирование|группировка| по однородным признакам.
В документах показываются данные, которые|какие| необходимы для экономической|экономичной| и юридической характеристики зафиксированных у них хозяйственных операций, для контроля за сохранением|сохранностью| собственности, определения хозяйственной целесообразности и эффективности осуществляемых процессов. От качества и своевременности составления|сдает| документов в значительной мере|в значительной степени| зависит и качество системы бухгалтерского учета, а также эффективность принятия решений.
Все документы для придания им юридического действия и доказательности должны иметь обязательные реквизиты (показатели, данные), без которых|каких| документы считаются недействительными.
2. Реквизиты документов.
Реквизиты – показатели, которые характеризуют операцию, это составные элементы документа. Для каждого документа есть свои специфические показатели, существуют и общие, обязательные реквизиты, без которых документ является недействительным.
К обязательным реквизитам документа принадлежат:
наименование документа (формы|форма|);
код формы;
наименование предприятия, от имени|от лица| которого|какого| составлен|составной| документ;
дата и место составления|сдает|;
содержание и объем хозяйственной операции, единицы измерения;
должность, фамилии и подписи лиц|личности|, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции.
личные подписи, печати.
Первичные документы должны быть составленные|составные| в момент осуществления операции, а если это невозможно, то непосредственно после завершения ее.
Ответственность за своевременное и качественное составление|сдает| документов, передачу их, в установленное время для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность данных, приведенных|наведенных| в документах, несут|несущий| лица|личность|, которые|какие| составили|сдают| и подписали настоящие документы.
Первичные документы подлежат тщательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учет, за формой, содержанием, наличие в документе обязательных реквизитов. Запрещается принимать к|до| выполнению документы на операции, которые противореччат законодательным и нормативным актам.
В случае, если при оформлении документа допущена ошибка, то ее можно исправить корректурным способом, то есть неправильный текст или сумму зачеркивают одной линией, а сверху пишут правильный текст или сумму. Рядом ставят надпись «исправлено», дату исправления и подтверждают подписью лиц, которые подписали настоящий документ. В банковских, кассовых документах, при оформлении бланков суровой отчетности не допускается исправление ошибок. Если в таких документах допущена ошибка, то они подлежат аннулированию, и вместо них выписывают новые.