2. Контроль і ревізія розрахунків з постачальниками і підрядниками.

Хто належить до постачальників і підрядників?

Постачальники (підрядники) - це підприємства, що відвантажують продукцію (виконують роботи, надають послуги) покупцям.

Стосовно до постачальників підприємства-споживачі завжди виступають покупцями їхніх товарно-матеріальних цінностей, різних послуг, включаючи отримання електроенергії, газу, води, автопослуг, послуг зв'язку, послуг з переробки матеріальних цінностей тощо.

Розрахункові взаємовідносини між постачальниками і покупцями виникають у процесі господарської діяльності підприємств, і цим відносинам, як правило, повинне передувати укладання договорів (контрактів) купівлі-продажу товарно-матеріальних цінностей, договорів підряду на виконання різних робіт, надання послуг тощо.

Договір (контракт) купівлі-продажу являє собою комерційний документ, згідно з яким оформлена торговельна угода.

У ньому міститься письмова угода сторін про поставку товарів - зобов'язання продавця передати певне майно у власність покупця та зобов'язання покупця прийняти це майно і сплатити за нього певну грошову суму.

За договором підряду підрядник зобов'язується виконати (природно, не без ризику) певну роботу за завданням замовника з його або своїх матеріалів, а замовник зобов'язується прийняти й оплатити виконану роботу.

Замовник зобов'язаний оплатити виконану підрядником роботу після остаточної її здачі, якщо інше не передбачене законом чи договором (контрактом).

При прийманні роботи замовником можуть бути виявлені допущені відступи від договору або інші недоліки, про що негайно повинно бути заявлено підряднику.

У процесі своєї діяльності підприємства взаємодіють з іншими підприємствами і організаціями, які поставляють, обладнання, інші активи, надають послуги, виконують роботи необхідні для забезпечення звичайної діяльності підприємства.

На цій стадії виникають розрахункові відносини з постачальниками і підрядниками.

У результаті виникає поточна кредиторська заборгованість перед вітчизняними та іноземними постачальниками та підрядниками.

Від правильної організації розрахунків із постачальниками і покупцями значною мірою залежить організація матеріального забезпечення і постачання відповідно до договірних зобов’язань і комерційних угод.

Система розрахунків впливає на договірні відносини між постачальниками і покупцями продукції та виробів у промисловості.

Завданням контролю і ревізії є перевірка достовірності даних обліку про стан розрахунків із постачальниками і покупцями, дотримання розрахункової дисципліни і впливу її на платоспроможність підприємства, яка забезпечує його нормальну фінансово-господарську діяльність.

Безпосередньому вивченню підлягають:

1) своєчасність і повнота оплати за кожним рахунком-фактурою;

2) повнота оприбуткування матеріальних цінностей в розрізі балансових рахунків та їх субрахунків;

3) правильність і своєчасність акцепту платіжних вимог-доручень;

(Акцептоване платіжне доручення — доручення, яке має акцепт (згоду на оплату) банку. Підтверджує наявність на рахунку платника необхідних грошових засобів і гарантує перерахування їх отримувачу. Акцептований примірник доручення видається платнику і передається ним після отримання товару чи послуг отримувачу грошей, який пред'являє його в банк для списання з рахунку, на якому ці кошти були задепоновані, і зарахування їх на свій рахунок).

4) своєчасність і правильність оприбуткування, оцінка і відображення в регістрах бухгалтерського обліку невідфактурованих поставок;

5) достовірність сум, відображених у регістрах аналітичного обліку нестач і претензій.

Перевірку розрахунків з постачальниками та підрядниками доцільно проводити в такій послідовності (див. опорний конспект ст.. 89):

1) ознайомлення з переліком установ, організацій, з якими підприємство веде розрахунки за товарними операціями;

2) вивчення стану та динаміки дебіторської та кредиторської заборгованості (поточна заборгованість, безнадійна заборгованість, неоплачена в строк, заборгованість по якій вийшов строк позовної давності, спірна заборгованість).

3) аналіз даних балансу, Головної книги, журналів-ордерів за рахунками 63 “Розрахунки з постачальниками і підрядниками”, первинні документи, що засвідчують утворення заборгованості, зустрічна перевірка документів постачальників та підрядників, книги складського обліку.

4) перевірка дотримання умов договорів, законність їх оформлення, їх відповідність типовим формам, своєчасність укладання, наявність додаткових погоджень щодо зміни цін, тарифів та інших умов, графіків постачання та виконання робіт.

5) виявлення причин відхилень та притягнення до відповідальності винних осіб.

В першу чергу, під час ревізії розрахунків із постачальниками і підрядниками, проводять інвентаризацію розрахунків та оформляють акт інвентаризації. (Акт інвентаризації розрах. в підр. Усач Б.Ф. ст. 76).

Під час ревізії розрахунків із постачальниками і підрядниками поряд з їх інвентаризацією перевіряють виконання договірної дисципліни на постачання матеріалів для виробництва і реалізацію готової продукції.

Під час ревізії необхідно також проаналізувати стан розрахунків із постачальниками і покупцями на початок і кінець звітного періоду (або на початок і кінець ревізійного періоду), обґрунтувати зміни в розрахунках, які виникли за ревізійний період.

Це дозволяє ревізору здійснити обґрунтовані висновки про стан розрахунків.

При ревізії розрахункових операцій доцільно максимально використати метод зустрічних перевірок, що дасть змогу якісніше провести перевірку.

Важливо також під час ревізії перевірити реальність і достовірність кожної суми виникнення розрахунків та підтвердити їх документальну обґрунтованість.

Для цього необхідно перевірити, в якому стані знаходиться аналітичний облік цих розрахунків та відповідність його даним перевірених документів.

Це пояснюється тим, що організація розрахунків із постачальниками і покупцями багато в чому залежить від стану їх обліку і документального забезпечення.

Несвоєчасне виявлення помилок у розрахункових документах в окремих випадках призводить до виникнення спірної заборгованості, порушення термінів пред’явлення за нею претензій.

Розрахунки з постачальниками та підрядниками проводяться в готівковій, безготівковій формі або зарахуванням взаємних вимог на підставі первинних документів (накладних, товарно-транспортних накладних, актів приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг), податкових накладних, виписок банку).

Стан розрахунків з постачальниками перевіряється за реєстрами аналітичного і синтетичного обліку за рахунком 63 “Розрахунки з постачальниками і підрядниками”.

При цьому за розрахунковими документами встановлюється час виникнення заборгованості, зміст операцій поставок, обґрунтованість застосування цін, тарифів, торговельної націнки (знижки).

Одночасно за допомогою зустрічної перевірки контролюється своєчасність і повнота оприбуткування товарно-матеріальних цінностей.

Якщо виявлені суми претензійного характеру, то ревізія встановлює, як вони відображені на рахунку 374 “Розрахунки за претензіями” і які прийняті рішення для задоволення претензій.

При перевірці реальності сум, які записані на рахунку 374 “Розрахунки за претензіями”, можуть бути виявлені факти безгосподарності і зловживання, які працівники підприємства намагаються приховати способом подання необґрунтованих претензій постачальникам.

Одночасно вивчаються претензії постачальників і замовників. Ці документи можуть допомогти виявити суттєві недоліки в діяльності підприємства, що ревізується.

Перевірка стану розрахунків з іногородніми постачальниками і покупцями проводиться надсиланням їм копій карток аналітичного обліку розрахунків (контрольної виписки).

Цю картку чи виписку, після перевірки і внесення необхідних виправлень, підпису і засвідчення печаткою підприємство-дебітор повертає підприємству-кредитору.

Вивчаючи взаємну звірку розрахунків, ревізори можуть виявити факти не оприбуткування цінностей окремими матеріально відповідальними особами, нестачі цінностей та інші зловживання.

У тих випадках, коли за окремими постачальниками і покупцями ревізія виявила стійку заборгованість, то її обґрунтованість визначається за даними первинних документів, що відображають її виникнення, актами взаємної вивірки розрахунків (інвентаризації розрахунків), встановлюються причини, які перешкоджають своєчасному проведенню розрахунків підприємства, що ревізується, з постачальниками і покупцями.

Застосовуючи документальні методичні прийоми, ревізор за актом інвентаризації розрахунків з покупцями і постачальниками, яка проводиться інвентаризаційною комісією підприємства протягом ревізійного періоду, досліджує заборгованість, яка числиться на балансі в цілому і за окремими боржниками, зокрема підтверджену ними, а також виявлену інвентаризаційною комісією як прострочену.

За довідкою до акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками, складеною бухгалтерією, ревізія встановлює, за що і коли утворилась заборгованість, а також, чи є вона реальною.

Виявлені недоліки у дотриманні розрахункової дисципліни конкретизуються в реєстрах бухгалтерського обліку і первинними документами, що до них додаються.

Одночасно перевіряється дотримання строків проведення інвентаризації розрахунків із постачальниками і покупцями – на перше число місяця наступного за звітним роком.

Перевіряється дотримання строків позовної давності заборгованості. У випадках пропуску строків стягнення заборгованості або нереальності окремих сум, ревізор складає спеціальну відомість як додаток до акта ревізії (табл..).

  ВІДОМІСТЬ

простроченої заборгованості за рахунками з постачальниками і покупцями

за період, що ревізується, з 1 січня до 31 грудня 2009 р.

№ п/п	Постачальник (покупець) та його адреса	Дата виник­нення заборго­ваності	Зміст операції	Сума забор­гова­ності	Строк позовної давності	Дата закінчення строку позовної давності	Дата, на яку рахується заборгова­ність	Причини пропуску строку позовної давності	Особи, відповідальні за пропуск позовної давності
1.	Яготинський цук­ровий комбінат, 251001, Яготин Київської області, вул. Полтавська, 18	10.02. 2007 рік	Виявлено невідповід­ність стандартної ваги згідно з маркуванням	2000	3 роки	10.02.2009 р.	15.10.2009 р.	Несвоєчас­но складений акт про нестачу цукру	Комерційний директор Павленко В.І.
2.	Київський моторе­монтний завод, 255001, Київ, вул. Полтавська, 25	20.01. 2009 рік	Виявлений заводський брак у пос­тавлених мотоциклах	1500	6 місяців	20.07.2009 р.	01.10.2009 р.	Відсутній комерцій­ний акт, складений за участю постачаль­ника	Завідуючий товарним відділом Яворський В.І.

Поточну заборгованість покупців і замовників, ревізія перевіряє безпосередньо в установах банку, застосовуючи документальні методичні прийоми.

Роздільно перевіряється розрахунково-платіжні документи, строк оплати яких не наступив, покладених банком у картотеку прострочених платежів або зовсім вилучених з оплати внаслідок відмови платників від оплати.

Дослідження цих документів дозволяє ревізії виявити недовантаження товарно-матеріальних цінностей або продукції, яка не відповідає встановленим стандартам за якістю, а також завищення цін, неправильне застосування відповідних надбавок.

Розрахунки з постачальниками безпосередньо пов’язані з надходженням товарно-матеріальних цінностей, тому одночасно перевіряють записи за дебетом рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками і підрядниками” в розрізі постачальників, порівнюють їх з виписками банку та записами за кредитом рахунка 311 “Поточні рахунки в національній валюті”.

Записи в журналі за кредитом рахунка 63 “Розрахунки з постачальниками і підрядниками” в розрізі постачальників порівнюють з сумою оприбуткування матеріальних цінностей згідно з документами.

У всіх випадках під час ревізії розрахунків із постачальниками і покупцями обов’язково перевіряється дотримання типової кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, що дозволяє виявити не тільки помилки у відображенні розрахункових операцій в обліку, але і виявити факти навмисного спотворення облікових даних з метою приховування зловживань.