Cotarea documentelor de bibliotecă

 Operaţiunea de cotare. Scurt istoric

Preocupările de aşezare într-o anumită ordine a documentelor de bibliotecă s-au manifestat încă de la începuturile fiinţării acestora, modelele Antichităţii reprezentate de Biblioteca din Alexandria sau de cele din Pergam, Ninive ş.a. stând mărturie în acest sens, dar cotarea, operaţiune tehnică, exactă, s-a realizat ca atare mult mai târziu. Atunci, ca şi acum, a primat nevoia regăsirii rapide a informaţiei la raft cu eforturi financiare şi fizice minime, în aceeaşi idee a sistematizării colecţiilor. În contemporaneitate, necesitatea eficientizării şi modernizării serviciilor de bibliotecă a determinat opţiunea categorică pentru unul din sistemele de cotare a documentelor. Operaţiunea propriu-zisă de cotare se referă strictu sensu la fixarea locului fiecărui document în rafturile bibliotecii, în depozitul sau în sălile cu acces ale acestora şi, în acelaşi timp, în catalogul colecţiei căreia-i aparţine, printr-o formulă unică şi irepetabilă prin care documentul poate fi rapid identificat şi regăsit. Funcţia aceasta a cotei s-a conturat clar în timp ca operaţiune diferită de atribuirea numărului de inventar şi stabilirea indicelui de clasificare zecimală şi a evoluat paralel cu dezvoltarea metodelor de prelucrare şi organizare a colecţiilor de bibliotecă. Nevoia conservării colecţiilor a impus un anume tip de cotă, aşa cum necesitatea comunicării lor prin sălile cu acces a determinat, mai ales în bibliotecile publice, un alt tip de cotă chiar în interiorul aceleiaşi instituţii bibliotecare.

Înainte de toate însă este necesar de stabilit ce reprezintă propriu-zis cota.

 Cota documentului de bibliotecă

 Definiţie

S-a tot afirmat în literatura de specialitate, pe bună dreptate, că buletinul de identitate al documentului de bibliotecă îl reprezintă cota. Ea este în fapt o formulă tehnică prin care este stabilit locul documentului în bibliotecă, adresa „strada-bulevardul” lui, fiind, de aceea, un instrument unic de aşezare şi regăsire a acestuia.

Cota este cea care face ca un document de bibliotecă să se poată constitui ca unitate de evidenţă, să fie reflectat în cataloagele bibliotecii, să se evalueze ca valoare lansată în circulaţie. De aceea, în stabilirea cotei este nevoie de o mare atenţie şi responsabilitate, notarea ei efectuându-se atât pe documentul propriu-zis, cât şi în Registrul-inventar (în format clasic sau electronic – Modulul Catalogare), pe fişa de catalog (fişa descriere bibliografică în sistem electronic – UNIMARC), în orice tip de lucrări bibliografice şi, evident, în toate borderourile care privesc intrarea sau ieşirea documentelor de bibliotecă.

 Funcţii

Funcţiile pun în lumină tocmai acest rol al său, între ele numărându-se:

• asigurarea conservării şi securităţii colecţiilor;

• eliminarea riscurilor de rătăcire a unui document;

• fluidizarea continuă a circulaţiei documentelor graţie preciziei şi rapidităţii identificării şi regăsirii documentelor de bibliotecă;

• păstrarea ordinii în depozite ca şi în sălile de acces;

• înlesnirea verificării gestionare a colecţiilor de bibliotecă prin transformarea catalogului gestionar în catalog topografic şi corespondenţa cu Registrul-inventar al instituţiei.

 Tipuri

 Din punct de vedere al modului ei de alcătuire, pot fi deosebite mai multe tipuri de cote⁶³, stabilite de literatura de specialitate:

• simplă (formată din cifre  Ex: II 3250);

• compusă (realizată din cifre şi litere  Ex: 316/B64);

• individuală (referitoare la un singur document  Ex: I 1500 Sadoveanu, Mihail. Baltagul);

• de grup (însumând o categorie de publicaţii. Ex: IV Teze de doctorat); fixă (indicând locul exact al documentului în depozit  Ex: C II 8 – raftul C, poliţa 2, cartea nr. 8);

• relativă (trimiţând spre alte publicaţii cu indice de clasificare identic  Ex: 800/P95).

 În principal, s-au fundamentat, în ani de experienţă biblioteconomică, două sisteme de cotare a documentelor, valabile pentru toate categoriile de documente, indiferent de sistemul căreia aparţine biblioteca:

• cotarea sistematico-alfabetică;

• cotarea pe formate.

 Timpul optim de cotare

În ceea ce priveşte momentul cel mai indicat în care se realizează cotarea, acesta diferă în funcţie de sistemul utilizat şi de practica din fiecare bibliotecă. Astfel, cotarea pe formate pentru exemplarele (primul din fiecare titlu în parte) repartizate pentru colecţia de bază a bibliotecii se stabileşte, de regulă, de persoana specializată în acest scop, înainte de redactarea descrierii bibliografice principale (fişa-matcă) şi fixarea indicelui de clasificare, dar, practic, această operaţiune se realizează mult mai uşor după. În ceea ce priveşte cotarea sistematico-alfabetică a exemplarelor repartizate pentru împrumutul la domiciliu, lucrurile se petrec, de regulă, cam în acelaşi timp, dar, practic, este realizată, de persoana specializată în acest scop, după ce s-a încheiat descrierea bibliografică principală a documentului şi s-au stabilit indicii de clasificare, în sistem automatizat sau clasic.

 Norme

Operaţiunea de cotare nu se face după liberul arbitru, ci prin respectarea strictă a unor norme standardizate în plan naţional şi internaţional, între care se înscriu:

• cotă unică, irepetabilă, pentru fiecare titlu nou de document;

• cote diferite pentru ediţii diferite ale aceluiaşi document;

• cotă identică pentru exemplare identice şi, ca atare, aşezare la raft în acelaşi loc;

• aceeaşi cotă pentru volume diferite (apărute la distanţă de timp) ale aceluiaşi titlu, unificarea lor astfel şi aşezarea la raft în ordinea crescătoare a volumelor (valabil şi pentru documentele care cuprind fascicule, părţi ş.a.);

• cote diferite, normale, pentru volume cu titluri diferite apărute într-o colecţie de carte, fie ea şi celebră;

• cotă trecută obligatoriu pe fiecare volum de bibliotecă, constituit ca unitate de inventar;

• cotă transcrisă pe faţă/verso paginii de titlu, pe eticheta de pe coperta/cotorul documentului, aplicată în colţul din stânga sus sau, respectiv, la o distanţă de 1-1,5 cm de marginea de jos, cu mare grijă pentru a nu impiementa estetica acestuia;

• cotă atribuită având în faţă aşezarea dinspre stânga spre dreapta şi de sus în jos a documentelor la raftul liber;

Pentru a înţelege mai bine sistemele de cotare, se impun detalierile necesare.

 Cotarea sistematico-alfabetică

 Definiţie

Cotarea sistematico-alfabetică este, cum s-a arătat deja, practicată în toate bibliotecile publice şi este cea care asigură aşezarea sistematico-alfabetică a documentelor din sălile cu acces liber la raft. Înşiruite astfel pe poliţe, în ordinea curgătoare a diviziunilor şi subdiviziunilor clasificării zecimale, iar, în cadrul acestora, alfabetic, după numele de autori şi titluri de anonime, ele oferă publicului o oglindă foarte clară a sistemului de aşezare la raft în spaţiul căruia cota reprezintă doar un instrument de identificare şi regăsire a informaţiei.

 Condiţii

Pentru stabilirea cotei sistematico-alfabetică este nevoie, în prealabil, de fixarea unei liste a cotelor utilizate în biblioteca respectivă, care nu poate fi confundată cu indicele de clasificare zecimală şi trebuie respectată cu stricteţe pentru a asigura uniformitate în operaţiunea tehnică propriu-zisă. Pentru aceasta, ea trebuie să îndeplinească câteva condiţii, între care:

• precizia (exactă, fără echivoc, cu trimitere la un anumit document de bibliotecă);

• logica (gândirea ei, nu execuţia automată);

• uşurinţa notării ei (un minimum de semne grafice);

• rapiditatea receptării de către utilizatori (cât mai concisă);

• convertibilitatea în fişa de descriere bibliografică din catalogul electronic, modulul Catalogare

 Structură. Norme

Cum arată şi termenii din care este compusă, cota sistematico-alfabetică cuprinde două părţi, scrise sub formă de fracţie, cu sau fără liniuţă între ele:

• indicele de cotă – indicele CZU prescurtat la numărător;

• semnul de autor, la numitor.

 Indicele de cotă este format din cel mult 3-4 semne grafice selectate din Tabela indicilor CZU prescurtaţi şi selectaţi special în acest scop în funcţie de schema structurii rafturilor. Este contraindicat şi deloc productiv trecerea în cotă a indicilor CZU întregi, fapt care denotă o gravă lipsă de profesionalism, în sensul confundării raftului cu clasicul catalog sistematic, ceea ce duce, în cele din urmă, la fărâmiţarea aşezării la raft şi, în consecinţă, la regăsirea cu dificultate a informaţiei. De aceea s-a subliniat anterior faptul că trebuie respectată o listă a cotelor prestabilită şi nici vorbă crearea de noi şi noi cote tot mai amănunţite. Nu este indicat şi e de dorit să nu se întâmple stabilirea unor indici de cotă pentru literatura beletristică care să includă şi indici auxiliari analitici (genurile literare – ex: 821.135.1-31 – roman românesc), dar acolo unde există o astfel de situaţie moştenită, aceasta impune a fi respectată (Ex: BJGA Iaşi). Altfel, opera aceluiaşi scriitor trebuie să se regăsească la raftul cu acces liber într-un singur loc (Ex: 821.135.1/E48  toate scrierile lui Eminescu), în ordinea numelui de autori şi titluri anonime urmate, toate acestea, de opere semnate de alţi autori cu acelaşi nume (Ex. Eminescu, Roxana ş.a.).

Este contraindicată utilizarea unor indici de cotă obţinuţi prin folosirea între ei a barei de extensie – (Ex: 820/899 – literatură universală –, întrucât pentru aceasta există indicele CZU 82 Literatură în general). Respectând practica instituită în instituţia respectivă, aranjarea la raftul cu acces liber a cărţii beletristice începe cu 82 Literatură în general şi continuă cu 821.135.1, 821.135.1(.) şi apoi cu 821.111, 821.111(93), 821.111(.) ş.a.m.d. Indicii de cotă nu trebuie să redea în amănunt indicii de clasificare zecimală pentru că astfel îl dezorientează pe utilizator, pe când scopul care trebuie atins este lărgirea sferei de interes.

Semnul de autor (vezi Tabela de autori) este, în fapt, o prescurtare convenţională a numelui autorului, a primului dintre trei autori posibili sau a celui dintâi cuvânt din titlul lucrărilor anonime, prin care este fixat locul alfabetic al documentului în interiorul indicelui CZU prescurtat utilizat drept indice de cotă. El este compus la rându-i dintr-o majusculă simbolizând prima literă din numele autorului/titlului respectiv al vedetei principale şi un număr corespunzător primelor trei litere ale acestora, extras din Tabela de autori sau Tabela lui Cutter, de unde şi denumirea operaţiunii drept „cutterizare” (Ex: C14  Călinescu George  vedetă principală). O lucrare care are mai mult de trei autori este cutterizată obligatoriu la primul cuvânt din titlul acesteia (Ex: 821.111(73)/P74  Poezie americană contemporană, antologie realizată de 1,2,3,4 autori). Renumitul bibliolog Getta Elena Rally este cea care a adaptat cifrele din această tabelă (cu cifre de la 2 la 90) specificului alfabetului latin al limbii române.

Recapitulând, aşadar, atât în stabilirea indicelui de cotă cât şi a semnului de autor este obligatorie utilizarea Tabelei cu indici CZU prescurtaţi sau a Tabelei de autori.

 Situaţii întâlnite

În stabilirea semnului de autor se întâlnesc câteva situaţii speciale:

• vedetă identică pentru autori cu nume identice, caz în care este recomandabil⁶⁴ ca la semnul de autor să se adauge iniţiala prenumelui scrisă cu majuscule (ex: C22 – I.L. Caragiale; C22M – Mateiu Caragiale) sau aceasta urmată încă de o literă (ex: P57Ca – Camil Petrescu; P57Ce – Cezar Petrescu) – situaţie rar întâlnită, totuşi, în bibliotecile publice;

• nume compuse cu sau fără cratimă, caz în care semnul de autor este dat după prima parte a numelui (ex: P68 – Popescu-Argeşel, Ion; P68  Popescu Dâmboviţa, Ion);

• vedete complementare pentru al doilea, al treilea sau pentru prefaţator etc., caz în care semnul de autor rămâne cel stabilit la vedeta principală;

• scrierile în volum ale unui autor, caz în care este recomandabilă adăugarea după semnul de autor al primelor litere din titlul acestora (ex: S14b  Sadoveanu, Mihail. Baltagul) pentru a uşura aranjarea la raftul cu acces liber. În realitate, în bibliotecile din România acest sistem este utilizat foarte rar sau deloc;

• operele şi operele alese ale unui scriitor, caz în care, la fel, este recomandabil adăugarea după semnul de autor a primelor iniţiale ale acestora (ex: E48 o  Eminescu, Mihai. Opere; E48 oa  Eminescu, Mihai. Opere alese), iar în cazul operelor complete se adaugă şi numărul volumului acestora (Ex: E48 o3  Eminescu, Mihai. Opere complete, vol. 3) – situaţie rar întâlnită şi respectată în biblioteci;

• numele scriitorilor străini, caz în care semnul de autor este stabilit după Dicţionarul Enciclopedic Român;

• lucrările monografice (biografii, lucrări despre...), caz în care semnul de autor este stabilit la numele persoanei sau geografiei despre care este vorba (ţară, judeţ, localitate etc.) după care se adaugă iniţiala autorului acelei lucrări (Ex: C48C  Călinescu, George. Viaţa şi opera lui Ion Creangă; I30M  Mandache, Bogdan. Iaşi. Ghid turistic);

• lucrări anonime (autor neidentificat sau mai mult de trei autori) cu primul cuvânt din titlu identic, caz în care este recomandabilă adăugarea după semnul de autor a iniţialei următorului cuvânt (Ex: I48î  Iaşii în literatură; I48l  Iaşul literar şi...) – rar respectată în bibliotecile din România;

• lucrări anonime al căror titlu începe cu un numeral, caz în care iniţiala semnului de autor este stabilită în funcţie de pronunţia acestuia (ex: O52  1907 în literatură);

• lucrări anonime al căror titlu începe cu un cuvânt monosilabic, cu articolul posesiv (a, al, ale), nehotărât (un, o), caz în care semnul de autor este stabilit după acestea (conform normelor ISBD fiind considerate cuvinte de sine stătătoare), după care este recomandabil să se adauge iniţiala următorului cuvânt (ex: O10r  O revoluţie trăită în direct) – recomandare rar practicată – sau când titlul are în faţă articolele hotărâte la, le, les (limba franceză), the (limba engleză), der, die, das (limba germană), caz în care iniţiala semnului de autor este dată de cuvântul următor (Ex: A48  Der Arumunen).

 Reguli

În operaţiunea de cotare sunt câteva aspecte de care trebuie să se ţină cont:

• în ortografierea cotei sistematico-alfabetice se utilizează sau nu linia despărţitoare a fracţiei din care este compusă; ea se trece, nemodificată, pe fişa de catalog tradiţional sus în stânga sau în câmpul respectiv pe fişa electronică a documentului şi rămâne aceeaşi în cazul în care se scoate în vedetă complementară un prefaţator, traducător etc., chiar dacă în catalogul alfabetic tradiţional aceasta se intercalează la litera numelui acestora;

• în stabilirea indicilor de cotă nu trebuie de uitat alcătuirea, în prealabil, a unei tabele, liste, fişier cu indici de cotă având în vedere atât volumul documentelor existente dintr-un domeniu anume, cât şi perspectiva de creştere a acestuia;

• semnul de autor se fixează după stabilirea vedetei uniforme (prin consultarea Dicţionarului Enciclopedic Român, al DEXI); cele două părţi componente ale sale nu se separă între ele cu excepţia vocalelor I şi O după care se foloseşte cratima (ex. O-45); literele specifice alfabetului limbii române (ă, â, î, ş, ţ) se clasează (devenind, respectiv, a, i, s, t), la fel ca şi cele din alte limbi (ë-e, ü-u etc.)

 Cotarea pe formate

 Principii

Această operaţiune are la bază două principii:

• Aranjarea documentelor la raft în funcţie de mărime;

• Aranjarea pe rânduri închise complet.

Avantajele acestui sistem au fost menţionate deja şi ele se referă, în principal, la: spaţii de depozitare economicos (integral) utilizate, publicaţii conservate cu mare grijă.

 Tipuri

Pentru stabilirea formatului s-a utilizat un şablon de carton care fixează talia documentului. S-a menţionat deja, în capitolele anterioare, că există cinci asemenea cote de format – format 1 (până la 20 cm); format 2 (între 21-25 cm); format 3 (între 26-30 cm); format 4 (între 31-38 cm), format 5 (după 38 cm).

 Structură

Cota de format cuprinde două părţi:

• O cifră romană (I-V) care semnifică dimensiunea documentului;

• Un grup de cifre arabe care formează numărul de ordine al titlului în cadrul formatului (de la 1 la ...; Ex: I 159; I 4159; II 111; II 3184; III 5559; IV 6619; V 1590).

Pentru colecţiile speciale se adaugă câte o iniţială a denumirii acestora înaintea cotei de format astfel:

P pentru periodice (Ex: P IV 1159)

M pentru note muzicale (Ex: M V 1009)

H pentru hărţi (Ex: H 911)

S pentru stampe (Ex: S 515)

EL pentru ex-libris

Numărul de ordine se dă, cel mai adesea, pentru fiecare format în parte de la 1 la infinit şi, mai rar, prin numerotare continuă indiferent de format (care prezintă multe dezavantaje). Numărul de cotă este stabilit printr-un alt instrument de lucru (adăugat şablonului de carton) – registrul de cote. Acesta este împărţit în cinci compartimente, reprezentând cele 5 formate, cu un număr de pagini care variază de la un format la altul ştiut fiind că cele mai numeroase sunt cărţile de format II şi III. Numerotarea din cadrul fiecărui capitol începe cu cifra 1 atribuită ca număr de ordine primului titlu din fiecare format în parte şi continuă la infinit.

 Reguli

Cota de format se stabileşte în funcţie de câteva reguli, între care figurează:

• Cota de format este atribuită pentru fiecare titlu în parte şi nu pentru volumul de bibliotecă – unitatea de inventar;

• Exemplarele cu acelaşi titlu primesc aceeaşi cotă;

• Toate volumele aceluiaşi titlu primesc aceeaşi cotă, menţionând (între paranteze rotunde), după cotă, numărul volumului (Ex: II 4196(1)  Drimba, Ovidiu. O istorie..., vol.1; II 4196 (2) Drimba, Ovidiu. O istorie..., vol. 2).

• Volumele aceluiaşi titlu, care apar la distanţă de timp, primesc aceeaşi cotă, drept pentru care trebuie prevăzut spaţiu de creştere, deşi există tot mai multe voci în ultima vreme care solicită acordarea unei noi cote, cu atât mai mult cu cât toate cele 17 volume de Opere Eminescu, spre exemplu, sunt considerate, în primul caz, statistic vorbind, un singur titlu.

• Aceeaşi cotă de format pentru periodicele, colecţiile pe ani a acestora, chiar dacă şi-au schimbat formatul;

• Eliminarea unor goluri existente în sistemul de cotare pentru colecţiile speciale (standarde, partituri) care sunt predate depozitului central după completarea biblioraftului etc.

• Evitarea schimbărilor de cotă, iar dacă acest lucru se întâmplă, ele trebuie operate şi în catalog, în Registrul-inventar;

• Atribuirea cotelor rămase libere prin eliminarea unor unităţi de bibliotecă altor documente;

• Eficientizarea utilizării spaţiului din depozite prin utilizarea rafturilor cu poliţe mobile.

Şi pentru documentele cotate pe formate din depozitul bibliotecii se întrebuinţează inscripţii şi indicatoare, astfel că la capătul fiecărui grup de rafturi se amplasează un indicator de raft care cuprinde cotele de format existente în acel tronson. Se utilizează, obligatoriu, înlocuitoare de cărţi pe care se anexează o parte a buletinului de cerere în baza căruia s-a efectuat împrumutul dinspre depozitul bibliotecii spre săli.

Paralel cu stabilirea cotei pe formate se realizează şi fişele topografice pentru catalogul topografic, care constituie, dimpreună cu registrul de cote, instrumente ale aşezării pe formate a documentelor din depozitul bibliotecii.