Cataloagele de bibliotecă – instrumente de informare esenţiale. Baze de date

 Catalogul de bibliotecă. Definiţie

Catalogul de bibliotecă este instrumentul principal de informare a utilizatorului privind resursele informaţionale şi documentare ale bibliotecii. Nevoia realizării unui astfel de instrument s-a manifestat încă din Antichitate, primul catalog realizat fiind opera poetului antic Callimah din Cyrene, unul dintre directorii Bibliotecii din Alexandria, şi el s-a numit Pinakes⁵⁹ (primul catalog tematic al scrierilor clasicilor greci) – denumire dată astăzi unui catalog electronic aflat pe Internet.

Catalogul stochează şi ordonează, după criterii prestabilite standardizate, foarte clare şi riguroase, o cantitate foarte mare de informaţii pentru a le pune la dispoziţia utilizatorilor, oferind răspunsuri rapide şi exacte la căutările acestora. Provenind de la termenul grec katalogos, care înseamnă listă, noţiunea de catalog, definită succint, reprezintă o listă ordonată de persoane, noţiuni, obiecte, ordonate după criterii prestabilite. Când se vorbeşte astăzi de catalog, aproape că se uită de cataloagele tradiţionale sub formă de fişă, care, vreme de milenii, au constituit sursa de informare aproape unică dintr-o bibliotecă – astăzi, în cea mai mare parte îngheţate, abandonate, „vizitate” când şi când de cei care, înainte numai cu un deceniu, stăteau încă la rând în faţa lor. Când se vorbeşte astăzi despre cataloage se fac trimiteri spre noile instrumente de informare, moderne, cu multiple posibilităţi de căutare rapidă şi răspunsuri prompte, care sunt:

• Catalogul electronic (OPAC);

• Bazele de date.

Evoluţia formelor, de la listele şi tăbliţele de lut ale Antichităţii la registre carte, de la fişe de catalog până la catalogul electronic este astfel uluitoare şi ea urmează îndeaproape evoluţia societăţii umane aflată astăzi sub imperiul societăţii informaţionale.

Chiar dacă nu mai sunt decât rar utilizate, cataloagele tradiţionale reprezintă ele însele o istorie care trebuie cunoscută.

 Catalogul tradiţional

În Dicţionarul explicativ de biblioteconomie şi ştiinţa informării⁶⁰, Mircea Regneală defineşte catalogul ca „document secundar care cuprinde descrierile documentelor tipărite aparţinând unei colecţii, unei biblioteci sau unui grup de biblioteci şi realizat conform unor principii standardizate, facilitând regăsirea acestor documente de către utilizator”.

 Cataloagele tradiţionale, sub formă de fişă, sunt grupate, după natura structurării informaţiei, în:

• alfabetice;

• sistematice;

• analitice sistematice;

• pe materii;

• pe subiecte;

• topografice.

Indiferent din ce punct de vedere se realizează clasificarea lor – şi nu sunt puţine acestea⁶¹ –, indiferent de criteriul de formare a lor, elementele principale ale descrierii bibliografice rămân imbatabile, obligatoriu de respectat.

 Condiţii

 Să asigure funcţionalitatea – atribuţiune de bază a cataloagelor – ceea ce se întâmplă numai în cazul în care sunt îndeplinite o serie de condiţii:

• flexibilitate – facilitarea procesului continuu de intercalare a noilor intrări şi eliminare a fişelor documentelor ieşite din patrimoniul bibliotecii;

• accesibilitate – posibilitatea consultării de orice utilizator;

• unitate – utilizarea în alcătuirea lor a aceluiaşi principiu urmărit cu seriozitate.

 Să ofere răspuns unor întrebări concrete ale utilizatorilor, vizând existenţa în bibliotecă a unor anumite publicaţii:

• un anumit document cu autor şi titlu cunoscute;

• lucrări ale unui autor anumit;

• lucrări despre o anumită persoană;

• exemplare dintr-o lucrare existentă;

• documente pe un anumit subiect.

Numărul şi tipul de cataloage au fost stabilite ca necesare într-o bibliotecă în funcţie cu mărimea şi complexitatea colecţiei acesteia, de structura şi categoria ei, de oferta pentru public, de posibilităţi.

 Catalogul alfabetic pe nume de autori şi titluri. Caracteristici

Acesta cuprinde descrieri bibliografice principale sau secundare organizate în ordinea alfabetică a vedetelor (autor-persoană, autor colectiv, titlu, subiect).

 El trebuie să răspundă la câteva întrebări care se referă la:

• opere ale unui autor (persoană fizică, autor colectiv), ediţii, volume, titluri care există în bibliotecă;

• lucrări la care au colaborat prefaţatori, postfaţatori, ilustratori etc.;

• scrieri despre un anumit autor, personalitate etc.;

• „adresa” documentului căutat.

 Aceste cerinţe sunt asigurate atât prin realizarea obligatorie a unei fişe pentru fiecare document intrat în bibliotecă, cât şi prin adăugarea unui număr de fişe privind acelaşi volum, pentru fiecare dintre cei care au contribuit la apariţia ei (coautor, editor, postfaţator, traducător, ilustrator etc.). Pentru asigurarea uniformităţii catalogului este necesară întocmirea în prealabil a unei liste cu menţiunile de responsabilitate scoase în vedetă şi descrierile complementare.

 În aceeaşi înşiruire alfabetică, după care se ordonează acest catalog, se regăsesc toate tipurile de descrieri:

• fişe cu descrieri principale;

• fişe cu descrieri analitice;

• fişe cu descrieri complementare;

• fişe de trimitere (generale şi speciale);

• fişe informative.

 Modele de descriere

 Fişă cu descriere principală

EMINESCU, Mihai

Luceafărul / Mihai Eminescu ; ilustraţii de Ştefan Bouşcă . –

Iaşi : Junimea, 1990 . – 80 p. : il. – ISBN .....

 Fişă cu descriere analitică

CIOPRAGA, Constantin

Lecturi şi cărţi / Constantin Ciopraga // SICR în viziunea

participanţilor . – Iaşi, 2006 . – p. 34-37

 Fişă cu descriere complementară

CRAIA, Sultana (coaut.)

BULUŢĂ, Gheorghe

Biblioteca azi. Informare şi comunicare / Gheorghe Buluţă,

Sultana Craia, Victor Petrescu . – Târgovişte, Bibliotheca,

2004 . – 192 p. – (BIC)

HASDEU, Bogdan Petriceicu

SANDU, Vasile

Viaţa lui B. P. Hasdeu / Vasile Sandru . – Bucureşti,

Minerva, 1989 . – 295 p. – (Universitas) . – ISBN .......

 fişe de trimitere (vezi:)

• generale: (Ex. Eliade Rădulescu, Ion vezi: Heliade Rădulescu, Ion);

• speciale (Ex. Institutul Pedagogic Suceava vezi: Universitatea „Ştefan cel Mare” Suceava).

 fişe informative (vezi şi:)

 fişe divizionare – redactate pe carton tare sau pe plastic şi intercalate în catalog în scopul orientării utilizatorilor în consultarea acestora. Ele separă diferite diviziuni din cadrul cataloagelor şi sunt indispensabile organizării şi structurării lor. Aceste fişe depăşesc înălţimea fişei de descriere standard, având o parte mai înaltă în stânga, în dreapta sau mai mare pe mijloc. Pe acestea se scriu litere, silabe şi, respectiv, vedete, cuvinte, nume de autori sau titluri.

 În orânduirea fişelor în catalogul alfabetic pe nume de autor şi titluri se respectă întocmai normele prevăzute în STAS-ul 8636-70 (Orânduirea în catalogul alfabetic pe nume de autori şi titluri şi indexuri: Informaţie şi documente): Ea se face după literele alfabetului latin indiferent în ce alfabet sunt scrise documentele – transliterate sau considerate ca transliterate (convertirea semnelor unui alfabet în semnele altui alfabet), nebăgând în seamă semnele diacritice. Această operaţiune manuală nu este deloc simplă ci, dimpotrivă, presupune practică şi cunoştinţe solide profesionale, întrucât solicită o foarte mare concentrare intelectuală. Din multitudinea acestor reguli de aranjare în catalogul alfabetic se detaşează câteva:

• autorii omonimi se aşează unii după alţii, în funcţie de indicele prenumelui iar, în cazul aceluiaşi nume şi prenume, ţinând cont de cuvântul adăugat în vedetă (prof., acad.etc.);

• abrevierile se ordonează respectând denumirea întreagă (Ex. ONG – Organizaţia....);

• operele unui scriitor se aranjează într-o anumită ordine: opere complete; opere; opere alese; opere separate şi culegeri din opera autorului;

• aranjare cuvânt cu cuvânt şi nu literă cu literă, pentru descrierile la titlu (Ex. Eroi ai neamului; eroi şi şoareci);

• după cifra exprimată prin cuvinte în cazul în care....

 Catalogul sistematic

Acesta cuprinde descrieri bibliografice principale care conţin indicii CZU şi fişe divizionare aşezate după materii, într-un sistem de clasificare a cunoştinţelor pe grupe de discipline. Structura lui ţine de schema de clasificare adoptată.

 Cel mai cunoscut catalog de acest tip este catalogul sistematic zecimal, realizat după sistemul CZU. Fişele care se introduc în acest catalog sunt foarte numeroase, întrucât pentru acelaşi document se pot alcătui atâtea fişe câţi indici de clasificare i-au fost stabiliţi în funcţie de subiectele pe care le tratează. Aceşti indici sunt aşezaţi în partea stângă jos a fişei şi ei dau intrarea în catalogul sistematic, indicele care fixează acest loc fiind subliniat cu roşu sau încadrat într-un chenar, astfel încât, pe rând, fiecare dintre indicii CZU găsiţi vor constitui elemente de intrare în catalog. Orânduirea acestor fişe în catalog va urma îndeaproape orânduirea indicilor CZU de la general la particular, de la clasa principală CZU la diviziuni şi subdiviziuni ale acesteia (Ex: 1 Filosofie, 14 Curente filosofice etc.). Această operaţiune, extrem de dificilă şi responsabilă se realizează de persoane specializate, care trebuie să respecte structurarea existentă a catalogului şi să utilizeze obligatoriu schema de orânduire, după semnele întrebuinţate în realizarea indicilor, existentă în Tabela de clasificare:

• indice simplu  511

• + (adăugire)  511.1 + 511.2

• / (extensie)  511.1/511.2

• : (relaţie)  511.1:53

• // (subordonare a două noţiuni)  63/333/93

• = (indice auxiliar de limbă)  821.135.1=111

• (0) (indice auxiliar de formă)  94(021)

• (1/9) (indice auxiliar de loc)  94(498)

• (=) (indice auxiliar de rasă)  (= evrei)

• „...” (indice auxiliar de timp)  94(498)”1859/1918”

• .00 (indice auxiliar de punct de vedere).

Ex: 621.1; 621.1+621.3; 621.1=111; 621.1(021); 621.1(44); 621.121840”; 621.1.01.002(44)”1840”(075)=135.1

G. Lasso de la Vega afirma despre acest catalog că „urmăreşte să transforme întreaga colecţie a unei biblioteci într-o singură lucrare ştiinţifică, împărţită în capitole şi subcapitole, fiecare dintre ele reprezentând o ramură sau subramură a ştiinţei în care se grupează, la rândul lor, logic şi ştiinţific, cărţile care tratează despre fiecare dintre ele...”

Acest instrument de informare este foarte complex şi el, întrucât relevă colecţiile bibliotecii în funcţie de conţinutul documentului şi este el însuşi o recomandare, o sursă informaţională necesară pentru o lectură sistematică, planificată, pentru organizarea programelor cultural-educative, pentru completarea fondului ş.a.

Fişele introduse în catalogul sistematic sunt identice cu cele introduse în catalogul alfabetic, cu deosebirea trecerii indicilor de clasificare.

Fişele divizionare din cadrul acestui tip de catalog formează scheletul „organismului” lui, având o importanţă extraordinară în structurarea catalogului şi în orientarea utilizatorilor. Pe proeminenţele lor sunt înscrise clasele, diviziunile, subdiviziunile, iar pe ele se fac trimiterile şi informaţiile necesare.

 Catalogul electronic (OPAC – Online Public Acces Catalogue)

Catalogul electronic este instrumentul fundamental de informare dintr-o bibliotecă, indispensabil atât utilizatorului cât şi bibliotecarului. Ceea ce doar în urmă cu 20 de ani părea să se plaseze într-un viitor îndepărtat a devenit o prezenţă obişnuită în zilele noastre.

S-au îngheţat cataloagele tradiţionale şi prelucrarea, catalogarea, indexarea documentelor a început a se face numai în sistem automatizat, calculatorul el însuşi realizând, prin programul integrat de bibliotecă utilizat de aproape un deceniu – TINLIB – şi prin cel pe care se va lucra după acesta – TINREAD şi fişele UNIMARC – ordonările necesare în cadrul descrierilor.

Catalogul electronic este, aşadar, un motor de căutare a documentelor constituite în colecţia unei biblioteci, care este realizat după principii standardizate şi asigură regăsirea informaţiei cu uşurinţă şi într-un timp optim, de către utilizator. Este, cu alte cuvinte, o bază de date care stochează şi oferă informaţii despre documentele existente într-o bibliotecă.

 Avantaje

Progresul în oferirea informaţiei este imens, susţinând unul din drepturile fundamentale ale utilizatorului – libertatea informaţiei. De aceea, în utilizarea acestui instrument modern de informare, se poate vorbi mai ales de uriaşele avantaje pe care le oferă: ordonare automatizată a datelor, calitatea datelor, oportunităţi de consultare on-line, deplasări rapide pe listele înregistrărilor, ample posibilităţi de căutare – căutări libere prin decupări în text, căutări combinate apelând la operatorii logici, după anumite criterii, căutări prin combinarea mai multor subiecte în strânsă dependenţă de limbajul de informare. Are marele avantaj de a putea fi consultat pe loc sau on-line, de la distanţă, prin accesarea paginii web a bibliotecii, ceea ce marile biblioteci din ţară, indiferent de sistemul căruia aparţin, au şi realizat.

 Dezavantaje

Dezavantajele ţin mai mult de ignoranţa şi neatenţia utilizatorului:

• greşeli elementare în tastare;

• aşteptări neadaptate la tipul de documente/domenii;

• necunoaştere a structurii lui şi a regulilor vocabularului indexării;

• informaţii suficiente căutate şi nu sistematice.

Meniul principal al catalogului electronic are legături cu celelalte module ale unui soft (program) de bibliotecă şi cuprinde:

• Modul catalogare;

• Modul circulaţie;

• Modul achiziţie;

• Modul control seriale;

• Modul rapoarte etc.

 Funcţii

OPAC, instrument de acces la informaţie, gestionat de un soft, asigură îndeplinirea tuturor funcţiilor pe care le realizează sistemul de cataloage tradiţionale ale bibliotecii, prin:

• acces on-line la baza de date;

• mai multe puncte de acces şi mai multe oportunităţi de căutare.

Tastele necesare operării în căutarea şi selectarea informaţiei din catalog sunt afişate în anumite zone din sălile cu acces pentru utilizatori.

Meniul principal OPAC oferă o gamă de opţiuni de căutare şi selectare a înregistrării după Autori, Titluri, Vedete de subiect, Cuvinte-cheie, Căutări combinate, Bibliografie locală. În lista autorilor apar autorii documentelor înregistrate, cât şi traducători, editori etc. Căutările după titluri se pot realiza după o altă gamă de opţiuni: după toate tipurile de documente; după cărţi şi serii/colecţii; după titluri articole din ziare/reviste/cărţi; după titluri ziare/cărţi; după titluri materiale audio-video; după nume seriale; după titlu periodic/serial; numere serial după titlu periodic/serial-cotidian; numere serial primite.

Selectarea uneia sau alteia din aceste opţiuni este în funcţie de interesul utilizatorului. Astfel, selectarea opţiunii Subiecte determină afişarea unui subdomeniu cu două alte opţiuni: vedeta de subiect – cel mai des folosită în bibliotecă – şi Termeni Tezaur.

Înregistrările din catalogul electronic sunt: monografii, analitice, periodice, materiale AV. Sub genericul Biblioteca virtuală poate fi constituită, prin plasarea pe web a full-textelor unor documente consultate astfel în catalogul electronic. Direct din OPAC pot fi tipărite liste bibliografice tematice de către Serviciul de Referinţe Bibliografice. Terminalele OPAC permit efectuarea anuală a mii de sesiuni OPAC.

 Baze de date şi Metadatele

Bazele de date sunt colecţii de date stocate în formă electronică după o schemă realizată astfel spre a fi vizibilă cu ajutorul calculatorului sau fişiere, colecţii organizate de referinţe bibliografice şi / sau unităţi full-text înregistrate.

Bazele de date locale pot fi accesate de la oricare terminal OPAC.

• Catalogul electronic al bibliotecii – acces la distanţă;

• Cuprins / sumar digitizat – complementară bazei de date TINLIB, cuprinzând sumare digitizate din cărţi, periodice din colecţia Filialei Bibliotecii Institutului Goethe;

• Baze de date CIC / informaţie comunitară;

• Baze de date Bibliophil privind utilizatorii din reţeaua bibliotecilor comunale, municipale;

• Baze de date EBSO Publishing;

• Business Source Premier;

• Regional Business News;

• Medlin – cea mai importantă bază de date din lume;

• Baze de date ale ONU, ale Consiliului Europei, ale Centrului de Resurse Internaţionale ale Ambasadei SUA etc.

Bazele de date sunt integrate pe mediul web în hipercataloage, prin extensia hipertextului, oferind o informaţie mult mai mare decât OPAC. Între resursele electronice ale unei biblioteci figurează şi metadatele⁶², adică date despre date care servesc identificării, descrierii, localizării acestora. Ele se pot defini ca „informaţie secundară referitoare la sursa electronică”. Metadatele sunt parte constitutivă a documentului electronic. Există mai multe tipuri utilizate, între care:

• Dublin Core – format din 15 metadate pentru documentele web în scopul localizării în reţea, necesare descrierii unei resurse informaţionale care s-a impus. Documentele sunt reprezentate pe mai multe nivele: signaletic (generale), analitic (conţinut), referenţial (conexiuni, hypertext).

• RDF (Resource Description Framework) are drept scop uniformizarea normelor descrierii în web.