Evidenţa colecţiilor de bibliotecă

 Definiţie

Când vorbim despre evidenţa colecţiilor trebuie să avem în vedere că aceasta se realizează în sistem informatizat, prin descrierea completă respectând standardele în vigoare (generalizat în marile biblioteci), ca un hibrid între modelul clasic şi cel automatizat sau că ea se mai realizează încă în sistem tradiţional.

Se înţelege prin evidenţa colecţiilor acel ansamblu de operaţiuni de înregistrare care stabilesc şi indică componenţa fondurilor unei biblioteci, la un moment dat.

Evidenţa publicaţiilor este un mijloc obligatoriu de conservare şi gestionare a colecţiei, stabilit şi prin Legea bibliotecilor (2002), dar, în acelaşi timp şi o sursă extraordinară de cercetare statistică şi evaluare a rezultatelor acesteia. Legea menţionează existenţa a patru tipuri de evidenţă: evidenţa globală (prin RMF); evidenţa individuală (prin Registru inventar); evidenţa periodicelor; evidenţa analitică.

 Etape ale evidenţei colecţiilor

Nu mai este un secret pentru nimeni că, odată intrate în bibliotecă, documentele achiziţionate (cumpărate, donate, etc.) capătă o nouă identitate şi pentru aceasta ele trebuie să parcurgă mai multe etape.

 Prima dintre acestea este cea preliminară şi presupune respectarea câtorva verigi:

• primirea documentelor:

  • confruntarea acestora cu actele însoţitoare (facturi, borderouri, acte de donaţie, etc.);

  • întocmirea Actului de primire (în care se specifică de la nr…..la nr….)

• verificarea fiecărei publicaţii în parte (stare fizică ş.a.), iar în cazul depistării de lipsuri, se întocmeşte un Proces-verbal de constatare.

• ştampilarea publicaţiilor – operaţiune care marchează intrarea documentului în colecţiile bibliotecii. [Ştampila se aplică: pe pagina de titlu, pe o pagină albă ascunsă ( aleasă de bibliotecar ) , pe ultima pagină, sub text, pe fiecare ilustraţie, planşă – la carte; pe prima pagină a periodicelor cotidiene, săptămanale, bilunare, lunare; pe eticheta şi supracoperta discului, pe bancul benzii magnetice, pe caseta şi eticheta casetei; pe verso fotografiei, etc.]

 A doua etapă se referă la procesul de evidenţă propriu-zisă a documentelor, care cunoaşte şi el două trepte, utilizând diferite instrumente:

 Evidenţa primară sau globală – realizată prin înregistrarea fiecărui grup de documente, intrate în bibliotecă prin acelaşi act însoţitor, în Registrul de Mişcare a Fondurilor, constituit şi gestionat pe suport clasic sau pe suport electronic; realizată în sistem automatizat, ea cuprinde descrierea completă, după ISBD.

Într-o formă sau cealaltă, sau în formă hibridă, acesta (RMF-ul) reprezintă un document de evidenţă de mare importanţă. El este un instrument de evidenţă globală a documentelor înregistrate pe stocuri intrate în bibliotecă, care:

• ilustrează: mărimea, valoarea, structura, provenienţa, dinamica colecţiei de bibliotecă;

• reprezintă, în acelaşi timp:

• sursă de informare în vederea realizării de studii şi analize referitoare la colecţiile bibliotecii;

• suport de fundamentare a strategiei de completare a colecţiei;

• sursă de date pentru rapoartele statistice;

• este suport unic pentru întreg fondul bibliotecar, indiferent că gestiunile sunt pe secţii şi filiale (totuşi, pentru bibliotecile cu peste 10.000 volume se pot ţine şi RMF-uri separate);

• este format din 3 părţi:

Partea I. Intrări [în care sunt notate: data înregistrării stocului, provenienţa ( librăria, anticariat, cumpărare, donaţie, etc.), denumirea actului însoţitor ( factură, borderou, etc ) şi data emiterii lui; valoarea stocului, numărul de volume, numărul de inventar, repartizarea după conţinut şi limbă].

Partea a II-a. Ieşiri [în care sunt menţionate: data înregistrării, data şi numărul procesului verbal care consemnează operaţiunea de ieşire a documentelor din evidenţele bibliotecii, valoarea documentelor eliminate, volumul acestora şi repartizarea după conţinut şi limbă, motivul eliminării stocului].

Partea a III-a. Recapitulaţie [care realizează, la sfârşitul fiecărui an, totalul din fiecare coloană în parte pentru documentele existente la începutul anului anterior, cele intrate în anul în curs, din care sunt scăzute documentele eliminate, rezultând astfel un existent de volume de la care se porneşte din nou].

• este legat, cu pagini numerotate şi şnuruite, fiecare volum de RMF trebuind să conţină pe ultima pagină, ştampila şi semnătura celui care efectuează această operaţiune şi menţiunea: „are un număr de x pagini“ (în cazul RMF-ului electronic întreaga operaţiune fiind efectuată pe calculator, pe Modulul Catalogare, existând ca RMF-carte, RMF-serial, RMF-materiale AV).

Pe fiecare factură care însoţeşte borderourile cu publicaţiile achiziţionate, trebuie făcută menţiunea: „S-au înregistrat de la nr….. la nr….”.

 Evidenţa individuală a documentelor

 Pentru cărţi

Acest tip de evidenţă se realizează prin Registrul-inventar (cu numerotare de la 1 la infinit), pe suport clasic sau electronic (Modulul Catalogare), care este un instrument de înregistrare a fiecărei unităţi (fiecărui volum) în parte din stocurile intrate în bibliotecă. Registrul pe suport clasic se prezintă ca o condică tipizată cu foi numerotate, având rubricaţii ce cuprind: data intrării documentului, numărul curent al inventarului, autorul, titlul, ediţia, locul editării, anul de editare, felul legăturii, preţul (separat pentru fiecare volum în parte), numărul din R.M.F., cota şi clasa CZU etc. Registrul-inventar este cel mai important instrument de control, un act contabil. Numărul de inventar din acest registru se trece pe pagina de titlu, aproape de ştampilă, pe pagina de control, în cazul cărţilor, iar pe celelalte documente lângă locul unde s-a aplicat ştampila.

 Pentru periodice

Evidenţa periodicelor se realizează separat într-un alt registru inventar, pe suport clasic – Registru inventar pentru periodice – care cuprinde rubricaţii privind data începerii colecţiei, schimbarea de titlu, periodicitate, întrerupere –, sau electronic (pe acelaşi Modul Catalogare) etc.

Constituirea în unităţi de inventar a periodicelor se face după reguli bine stabilite:

• revistele cu număr mare de pagini (lunare etc.) primesc, fiecare, câte un număr de inventar, constituindu-se în 12 volume de bibliotecă;

• alte publicaţii periodice cu apariţie lunară (sub formă de ziar), cu număr mic de pagini, legate anual, primesc un singur număr de inventar şi se constituie într-un volum de bibliotecă;

• publicaţiile săptămânale, bilunare, legate semestrial, primesc două numere de inventar, constituindu-se în două volume de bibliotecă;

• cotidianele, legate trimestrial (sau lunar, după caz, din motive uşurare a vehiculării lor), primesc 4 (12) numere de inventar şi se constituie în 4 (12) volume de bibliotecă.

În practica bibliotecară, sunt utilizate Registre-inventar pe suport clasic separate pentru:

• publicaţii în serie

• documente arhivistice, manuscrise

• grafică, hărţi, atlase, documente audio-video ş.a.

• cursuri, manuale ş.a.

Evidenţa analitică se realizează (pe fişe la care se adaugă imagini foto) pentru bunurile culturale incluse în patrimoniul cultural naţional mobil.

Evidenţa publicaţiilor este o operaţiune de mare responsabilitate care presupune atenţie concentrată, continuitate, practică îndelungată, abilităţi contabiliceşti dar şi digitale, aşa încat specialistul care se ocupă cu aceasta este foarte greu de înlocuit.