 Elemente de bază ale strategiei politicii de achiziţie de documente de bibliotecă

În constituirea colecţiilor se porneşte, obligatoriu, de la cunoaşterea câtorva elemente care vizează:

• dinamica pieţei de tipărituri;

• profilul bibliotecii (stabilit prin lege şi prin regulamentul propriu de funcţionare) –punct de plecare în construirea acestui important demers;

• tipul bibliotecii (naţională, de învăţămant, publică, specială ş.a.) – care impune strategii diferite de constituire a colecţiei, în funcţie de adresabilitate, de publicurile ţintă;

• structura şi conţinutul colecţiilor bibliotecilor (Ex. Bibliotecile publice – colecţii care au caracter enciclopedic);

• echilibrul dintre diferite categorii şi tipuri de documente;

• tendinţele de lectură şi informare, învăţare şi loisir ale comunităţii deservite;

• alte elemente care individualizează colecţiile de bibliotecă între care: completarea acestora cu publicaţii apărute într-o anumită zonă, regiune, în vederea constituirii sau dezvoltării unui fond specific al localităţii;

• limitele colecţiei (financiare, de spaţiu, de nivel al informatizării atinse);

• alte surse finanţatoare (programe europene finanţate şi modalităţi de dezvoltare a acestora);

• prevederile legislaţiei în vigoare (Legea bibliotecilor, mai 2002 ş.a.).

 Secretul succesului constituirii şi dezvoltării unei colecţii valoroase de bibliotecă se află în realizarea acesteia în mod ritmic, conform unei strategii foarte clare, judicioase şi aplicate pe cerinţele comunităţii. Aceasta este bazată pe câteva elemente obligatorii şi trebuie să aibă o previziune clară pentru viitor (public real, public potenţial – orizont de aşteptare), o filosofie care să ţină cont de schimbările intervenite în societate sub impactul tehnologiei informaţiei.

Aceste elemente sunt:

 analizarea necesităţilor de lectură şi informare, de învăţare şi recreere a publicului ţintă – ceea ce solicită o documentare serioasă, bazată pe o practică bibliotecară şi o capacitate de evaluare continuă, funcţie de care se stabileşte strategia achiziţiei de documente de bibliotecă – necesităţi structurate în literatura de specialitate în mai multe categorii:

• imediate – mai greu de satisfăcut – care vizează: best-seller-uri, cărţi uşoare de destindere, benzi desenate, jocuri pe calculator, ş.a.;

• de studiu şi informare – mai uşor de satisfăcut – care ţintesc spre lucrări de referinţă (uzuale), de sinteză în general, de bibliografie şcolară, universitară, postuniversitară, de pregătire continuă;

• generale de lectură – care solicită achiziţionarea de publicaţii din toate domeniile, pentru toate nivelele de educaţie, pentru toate categoriile de vârstă, pentru toate gradele de cultură;

• de lectură speciale – foarte greu de realizat – care presupun publicaţii adresate publicurilor speciale (cu handicap vizual, precum cărţi în Braille, cărţi înregistrate, casete, CD-ROM ş.a.);

• de informare la zi – care vizează documente cu informaţie actuală;

• locale de informare – care trimit spre documente despre localitatea respectivă ce îmbogăţesc fondul local al bibliotecii;

• de utilizare a noilor suporţi ai informaţiei.

 condiţiile de depozitare şi acces – aspect sub care selectarea şi comanda documentelor de bibliotecă trebuie să se facă în baza unei politici de achiziţie, pornind de la realitatea că lucrurile în ceea ce priveşte documentele pe suport tradiţional sunt clare, în vreme ce situaţia achiziţiei de documente electronice rămâne destul de complicată, ea presupunând nu numai o anumită politică ci şi personal specializat.

 un echilibru în achiziţia diferitelor tipuri de documente, care are în vedere:

 Constituirea şi dezvoltarea colecţiei de periodice, în funcţie de câteva elemente foarte importante:

• abonarea şi reabonarea la publicaţii constituite deja în colecţii valoroase de periodice (deciziile de abonare sau reabonare la unele periodice necesitând evaluarea periodică, în funcţie de: evoluţia gustului utilizatorilor; crearea unor noi publicaţii, modificarea celor vechi, etc.);

• comenzile pentru acestea pot fi făcute direct la editorii de reviste sau prin RODIPET (redus ca forţă în ultimii ani);

• depistarea şi selectarea unor noi publicaţii create solicitate de public;

• depistarea şi selectarea unor publicaţii mai vechi dar modificate (format, conţinut, titlu);

• accesarea paginii web a acestora – publicaţiile accesibile numai on-line;

• evoluţia gustului şi nevoilor publicului.

 Completarea necesară a colecţiei de bibliotecă cu documente electronice – cele două tipuri: statice şi independente, dinamice –, care se realizează diferit: în timp ce documentele electronice statice pot fi achiziţionate urmând aceeaşi strategie ca în cazul publicaţiilor tipărite, la documentele dinamice (efemere, vulnerabile) lucrurile se complică, întrucât nu pot intra în fondurile bibliotecii ca obiecte fixe (problema depozitării acestui tip de documente nefiind bine stabilită).

 Completarea colecţiei cu documente electronice reprezentate de reviste care sunt editate şi pe format tipărit şi pe format electronic sau numai în versiune electronică (tendinţa generală fiind de editare a lor în ambele formate), care impune selectarea lor (în funcţie de aşteptările utilizatorilor), procurarea ridicând o altă problemă legată de buget, nu numai în ceea ce priveşte achiziţia ci şi utilizarea lor (având în vedere limitările substanţiale ale editorilor – dreptul de autor, taxe – sens în care se gândeste elaborarea unui „ghid de acces” care să reglementeze acordurile dintre biblioteci şi editori).

 Îngheţarea altor tipuri de documente – fonograme, microformate, videograme, diapozitive, dat fiind evoluţia suporţilor de informare şi modernizare, automatizarea acestora, impactul produs asupra consumatorului şi utilizatorului.

 Depăşirea limitelor bugetului (care constituie una din marile probleme pe care le întâmpină bibliotecile), prin înţelepciunea şi ştiinţa utilizării eficiente a acestuia, prin abilităţile de convingere a autorităţilor asupra performanţelor bibliotecii şi de suplimentare a lui, prin găsirea de noi surse de finanţare (proiecte europene) şi posibilităţi de îmbogăţire a colecţiei (donaţii, schimb interbibliotecar ş.a.).

 Asigurarea ritmicităţii în achiziţie, ca proces performant.

 Decizia de cumpărare se bazează pe un triplu control, prin care se verifică dacă: documentul există în fondul bibliotecii; există în exemplare suficiente capabile să satisfacă solicitările; este disponibil în comerţ şi unde. Comanda propriu-zisă se realizează pe suport tradiţional sau utilizând Internetul.Din acest punct de vedere, persoana responsabilă cu achiziţia de documente trebuie să-şi realizeze un fişier electronic de comenzi, care poate reflecta cel mai bine preocupările, strategia, succesele şi insuccesele acestui proces.

 Surse de dezvoltare a colecţiei de bibliotecă

Sursele sunt în general cunoscute din practica bibliotecară din ultimele decenii şi mai larg, sau mai puţin larg, utilizate, respectând obligatoriu utilizarea eficientă a fondurilor, transparenţa şi tratamentul egal. Ele se rezumă la:

• cumpărături – direct de la editurile care practică rabat de 10 – 30 %; din depozite şi târguri de carte (care, de asemeni, oferă rabat), din librării şi centre de librării; din anticariate; de la alte instituţii editoare; din colecţii personale vândute convenabil ş.a.;

• achiziţionarea de documente specifice, publicaţii, cărţi vechi cât şi de servicii culturale de bibliotecă;

• donaţii – persoane particulare ; instituţii; edituri; Ministerul Culturii (de mare ajutor pentru completarea fondurilor bibliotecilor publice);

• depozit legal (care funcţionează deficitar);

• schimb interbibliotecar –intern şi extern – nefuncţional în cadrul bibliotecilor publice;

• transferuri – dinspre diferite instituţii de stat (operaţiuni puţin practicate);

• Sponsorizări.