Контрольные вопросы

1. Роль документа в жизни человека и общества, в сфере права и управления.

2. Документ, основные понятия, способы документирования.

3. Какие унифицированные системы документации (УСД) применяются в колледже? Какие

УСД необходимо разработать?

4. Какие типовые документы наиболее часто встречаются в работе экономиста, бухгалтера,

менеджера?

Тема 2. Система организационно-распорядительной документации (орд)

Среди большого разнообразия служебных документов организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Она не только применяется во всех организациях, но и оказывает влияние на другие системы документации. Оформление входящих в ее число документов осуществляется в соответствии с нормами и требованиями Государственного стандарта РФ

«Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-97), принятого 31 июля 1997 г., с поправками от 21 января 2000 года. После изучения темы студент

должен знать:

- состав реквизитов и порядок оформления организационно-распорядительных документов

- классификацию организационно-распорядительных документов;

уметь: - составлять и оформлять организационно-распорядительные документы;

Ключевые слова и термины

Реквизит, приказ, распоряжение, акт, справка, служебная записка, дбелолвое письмо.

План раздела:

2.1. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

2.2. Организационные документы

2.3. Распорядительные документы

2.4. Справочно-информационные документы

2.1. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

Исходя из функций, организационно-распорядительные документы подразделяют на группы:

– организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);

– распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

– информационно-справочная документация (письма, телеграммы, акты, протоколы, докладные и

служебные записки);

– документы по личному составу (кадрам): заявления, контракты, личные карточки.

Оформление этих документов ведется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97, который распространяется на документацию как государственных органов, так и организаций (предприятий) независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Стандартом установлены: состав реквизитов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам и оформлению документов; порядок изготовления и использования бланков с воспроизведением Государственного герба РФ. Стандарт жестко не оговаривает перечень организационно-распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим приказом вводить документы, которые бы отвечали деятельности предприятия. В то же время правила и требования стандарта носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации.

Состав реквизитов документов.

Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. В совокупности они представляют собой элементы, называемые реквизитами. В действующем ГОСТе указан перечень из 29 реквизитов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – код формы документа;

06 – наименование организации;

07 – справочные данные об организации;

08 – наименование вида документа;

09 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 – место составления или издания документа;

11 -

13 – гриф ограничения доступа к документу;

14 – адресат;

15 – гриф утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

21 – подпись;

22 – гриф согласования документа;

23 – визы согласования документа;

24 – печать;

25 – отметка о заверении копии;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов ОРД можно разделить на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.

Реквизиты заголовочной части документа

Государственный герб (реквизит 1). Государственный герб изображается только в случаях,

предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др. Изображение герба при продольном расположении помещается в центре верхнего поля, а при угловом расположении – над серединой строки с наименованием организации автора.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 2). Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. В этом случае целесообразно

указывать на бланке документа также наименование государства — Российская Федерация.

На бланках документов могут воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 3). Эмблема

предприятия – это ее символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или на верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гербов на бланках организации.

Код организации (реквизит 4). Код формы документа (реквизит 5). Код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа. Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации-составителя документа (реквизит 6) должно соответствовать

полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в них официально зарегистрировано и сокращенное наименование, то допускается его указание после полного названия организации. Помимо названия составителя документа на бланках могут указываться герб РФ (только на документах государственных органов), эмблема организация, наименование вышестоящей организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).

Справочные данные об организации (реквизит 7).Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке. Здесь же можно привести номер государственной регистрации, данные о лицензиях, патентах

Наименование вида документа (реквизит 8) указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка

и т.п.). Название записывается прописными буквами и четко выделяются полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.

Дата (реквизит 9) обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является:

– дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

– дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

– дата события, которое зафиксировано в документе.

Дат на документе может быть несколько. Основной считается датой подписания документа.

Существуют также даты опубликования документов, даты вступления их в силу. Оформляется дата арабскими цифрами. Н а нее отводится десять знаков: восемь цифр и две разграничительные точки: порядковый день (две цифры), номер месяца (две цифры), год (четыре цифры). Если порядковый номер состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится «0», например 02.02.2003. Допускается записывать дату в обратном порядке, как это принято во многих зарубежных странах: 2003.02.02. В текстах финансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 02 февраля 2003 г.

Регистрационный номер документа (реквизит 10) – это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года. В учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года.

Реквизиты Дата и Регистрационный номер документа оформляются в одной строке левой

половины заголовочной части и выравниваются влево по границе документа: 11.10.2003 №__________ .

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11). При оформлении

письма, которое является ответом, указывается ссылка на дату и номер входящего документа, которые располагаются строкой ниже реквизита 10. Общий вид записи: На № _________ от ___.___._____. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.2003. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.

Место составления или издания документа (реквизит 12). Место составления или издания

документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам

«Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес. Сокращение «г.» в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13). Этот реквизит проставляется в случае, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Секретно», «Совершенно секретно», «Подлежит возврату вместе с ответом» и т.д. В коммерческих структурах на документах подобного характера обычно проставляются отметки «КТ» (коммерческая тайна) и «Конфиденциально». Во второй строке данного реквизита проставляется № экземпляра и иногда адресат. Он может быть дополнен другими данными, предусмотренными действующим законодательством.

Адресат (реквизит 14). Данный реквизит проставляется в основном на исходящих документах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. Это входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ возвращается отправителю. На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.

Максимально данный реквизит может состоять из следующих составных частей:

наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

фамилия, инициалы (в дательном падеже);

почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки.

Почтовый адрес не принято проставлять на документах, которые направляются в правительственные организации и постоянным корреспондентам. Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно. Например: Генеральным директорам производственных объединений Данный реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Порядок расположения элементов реквизита «Адресат» должен соответствовать действующим Почтовым правилам. При отправлении документа за рубеж данный реквизит оформляется по Международным правилам.

Гриф утверждения (реквизит 15). Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего.

Реквизиты основной части документа

Заголовок к тексту (реквизит 17) должен отвечать на вопрос «О чем?». Заголовок пишется

над текстом документа. Он не должен содержать более 28 знаков в строке. Если их количество

превышает эту цифру, то печатается в несколько строк через один интервал. При угловом расположении реквизитов заголовок располагается в заголовочной части. На него отводится не более 2 строк длиной 10 сантиметров в левой половине. В заголовке кратко, четко, ясно отражается основное содержание документа, например, Об объявлении благодарности, Заявка на участие в семинаре. Заголовок позволяет сэкономить время при рассмотрении документа, облегчает его регистрацию, поиск и контроль. Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки) оформляются без заголовка.

Текст документа (реквизит 19) – основная часть документа, несущая информацию. Текст

документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках. Тексты документов оформляют в виде связанного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Если документ составляется с помощью компьютера, то следует учесть, что шрифт, которым печатается текст, должен быть максимально приближен по форме и размеру к шрифту пишущей машинки.

000 «Дело»

Отдел рекламы

Начальнику отдела

Петрову Н.А.

454080, Челябинск,

ул. Энтузиастов, 8

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

подпись А.Б. Сидоров

12.07.2003

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора

предприятия

от 05.08.2003 № 15

Приложение:

1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.

Подпись (реквизит 21) – обязательный реквизит для любого документа, как для служебного,

так и личного. В состав реквизита входят: 1) наименование должности (полное или сокращенное) имеющего право подписи официального лица, подписавшего документ; 2) личная (рукописная) подпись, выполненная чернильной ручкой; 3) расшифровка – инициалы и фамилия подписавшего должностного лица. При этом буквы имени и отчества пишутся перед фамилией.

Печать (реквизит 24) Печати ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных

специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,

связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

Гриф согласования (22), Визы (23). Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Это оформляется следующим образом:

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например:

Лист согласования прилагается.

Подпись, дата

Внутреннее согласование обычно называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например:

Главный бухгалтер подпись И.Д. Луконина 12.07.98

Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания,

дополнения или не согласен с документом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются». На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих – на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.

Отметка о наличии приложений (реквизит 20). Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке. Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно: Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение. Например:

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Когда документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложениях:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профко-

ма от 14.05.2003 № 4

СОГЛАСОВАНО

Зам. главы администрации

подпись П.В. Доронин

16.09.2003

Приложение 1

к приказу директору АО «Квант»

от 22.09.2003 № 15

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово

«Приложение», номер приложения (если их несколько); наименование, дата и номер основного документа. Например:

Реквизиты оформляющей части документа

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28). При поступлении документа в организацию на нем проставляется отметка, фиксирующая факт и время приема. По возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа, который включает в себя сокращенное наименование получающей организации, дату поступления документа, присвоенный регистрационный номер. Например: АО «Эталон» Дата 27.06.98 Вх. № 14

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. Порядковый учетный номер используется для учета количества поступающих документов. Проставлять отметку рекомендуется на нижнем поле документа.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 29). Если документ вводится в

память машины, на полученном документе делается специальная отметка, которая служит для автоматического поиска и контроля информации (название файла, папка). Проставлять отметку рекомендуется на нижнем поле документа.

Резолюция (реквизит 16). После регистрации часть наиболее важных документов направляется руководителю для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая наносится непосредственно на рассматриваемом документе. В ней фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на дополнительном листе формата А6.

Резолюция включает в себя:

фамилия И.О. исполнителя. Их может быть несколько. В этом случае ответственным за ис-

полнение документа является лицо, указанное первым

Содержание поручения

Срок исполнения

Подпись руководителя

Дата резолюции

Резолюция переносится в регистрационную форму и является основанием взятия документа

на контроль.

Отметка о контроле (реквизит 18). Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в вид буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27). Завершается

работа с документом отметкой «В дело» на первой странице документа. Отметка должна включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующем об его исполнении, а при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, указание номера дела, в котором будет храниться документ с указанием года; подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Размещается реквизит на нижнем поле в левой его части.

Отметка об исполнителе (реквизит 26). На документах, исходящих из крупных организаций, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с указанием номера его телефона. Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров 24-45-67

Петров Иван Васильевич 24-45-67

Васильеву К.А.

Подготовить проект контракта

к 26.01.2004

подпись 06.012004

Но для получателя будет удобнее, если эта отметка будет расположена на лицевой стороне

первого листа документа.

Расположение реквизитов. ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает в площади формата место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления документов.

Условно документ можно разделить на три части.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины. Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения. Оформляющая часть содержит реквизиты, которые отражают работу с документом. За каждой из частей закреплены свои реквизиты

Установлены два варианта расположения реквизитов в заголовочной части документов:

– угловое – в левом верхнем углу;

– продольное – вдоль верхнего поля документа.

В первом случае эмблема располагается над серединой наименования организации, во втором – на верхнем поле бланка над серединой наименования организации или левом поле на уровне

наименования организации. Примерное расположение реквизитов на бланке формата А4 приведено на следующей странице.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов как на основе углового, так и продольного их размещения. Первый вариант считается более выгодным, так как позволяет значительно сэкономить площадь листа. Удобен он и для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Для организации обычно разрабатываются а) общий бланк; б) бланк письма; в) бланк конкретного вида документа (например, приказа). Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма, так как в нем не указывается адрес. В письме, естественно, указываются подробные справочные данные об организации. Для часто повторяющихся операций применяются бланки конкретного вида документа. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 08 (наименование вида документа).

Реквизиты могут размещаться по центру или по левому краю документа (при флаговом наборе). Центрованный вариант чаще используется при типографском способе изготовления бланков, флаговый вариант – при воспроизведении угловых бланков с помощью компьютера непосредственно при подготовке конкретного документа. На следующей странице приведена примерная схема размещения реквизитов на машинописном листе.