1.3.Классификация документов

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы. У объектов одной группы эти признаки, получившие названия основания классификации совпадают. Документы можно классифицировать по различным признакам: по происхождению (служебные, личные), по форме (типовые, индивидуальные), по срокам хранения и т.д.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, управленческие, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерские, арбитражные и др.

По форме существует множество разновидностей документов. Назовем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, приказы и указания, акты, протоколы, договоры, уставы, справки, докладные, анкеты, доверенности, исковые заявления и т.п.

По степени гласности различают открытые и документы с ограниченным доступом. Последние бывают разной степени закрытости: совершенно-секретные, секретные, для служебного пользования, конфиденциальные.

По юридической силе документы подразделяют на действительные и недействительные. Теряют силу документы в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинник (беловой документ) – единственный подписанный экземпляр документа, оформленный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документов и дубликат

подлинника. Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.

Отпуск – копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По уровню информации документы бывают первичные (содержат исходные сведения) и вторичные (в них обобщается полученная информация).

В хозяйственной деятельности организаций используются документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи.

Это, в частности, договоры поставки, аренды, контракты.

1.4. Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и повторяемостью действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов,

приведенных к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Унификация может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения,

оптимальных правил и требований по разработке о оформлению документов, принятых в

установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

Результаты разработки при этом оформляются в виде стандартов: межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) и стандартов организаций (СТП).

Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например, учет – в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль – путем сбора сведений в письменном виде, планирование – в виде различного рода планов и т.д.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, необходимых для управления в определенной деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). Разрабатываются они министерствами и ведомствами на основе стандартов.

В настоящее время действует восемь УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации

бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации,

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду,

унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации.

Предприятию в процессе своей деятельности приходится иметь дело с документами не-

скольких межотраслевых систем документации. Это прежде всего:

– конструкторская и технологическая документация;

– система первичной учетной документации;

– система банковской (расчетно-денежной) документации;

– система организационно-распорядительной документации;

– система внешнеэкономической документации.

Унифицированные системы документов обязательны для применения во всех организациях

независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности.Унифицированные формы документов могут быть разработаны и конкретной организацией, но они обязательны для применения только в пределах этой организации.

Обобщая, можно сказать, что в организациях документирование ведется по двум направлениям: а) по общим вопросам управления; б) в системах специальной документации.

Документирование по общим вопросам управления охватывает, оперативную, основную

деятельность организаций. Комплекс документов, возникший при документальном оформлении

этой деятельности, получил название общей документации. Отдельные специальные стороны деятельности организации находят отражение в системах специальной документации (бухгалтерской, статистической, технической.) Выделение систем специальной документации вызвано особенностями содержания документов, входящих в эти системы, и отличными от других правилами их составления и работы с ними.