Челябинский Экономический колледж

Челябинск

2015 г.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

Тема 1. Документирование управленческой деятельности

1.1. Нормативно-правовая база делопроизводства

1.2. Документ и его функции

1.3. Классификация документов

1.4. Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Тема 2. Система организационно-распорядительной документации (ОРД)

2.1. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

2.2. Организационные документы

2.3. Распорядительные документы

2.4. Справочно-информационные документы

Тема 3. Договорно-правовая документация

3.1. Понятие договора и его основные разделы

3.2. Договор купли-продажи

3.3. Коммерческие акты

3.4. Доверенности

Тема 4. Документы по внешнеэкономической деятельности

4.1. Классификация документации по ВЭД

4.2. Коммерческие письма

4.3. Внешнеторговый (международный) контракт

Тема 5. Претензионно–исковая документация

5.1. Оформление претензионных писем

5.2. Требования к оформлению исковых заявлений

Тема 6. Организация работы с документами

6.1. Структура и функции служб ДОУ

6.2. Состав и учет объема документооборота организации

6.3. Контроль исполнения документов

6.4. Систематизация документов и их хранение

6.5. Подготовка дел к сдаче в архив

Глоссарий

Введение

Делопроизводство является одним из важнейших элементов управления организацией. Не в

мыслях, словах, пожеланиях работников отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия, а в документах – приказах, актах, контрактах, накладных, бухгалтерских регистрах и многих других письменных или электронных первоисточниках. Поэтому обязательное ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии и аудита изучают прежде всего документы, в которых деятельность организации зафиксирована. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принимаемых управленческих решений, а, следовательно, эффективность деятельности предприятия.

Учебная дисциплина, изучающая делопроизводство, является общепрофессиональной, формирующей базовые знания, необходимые бухгалтеру, менеджеру, экономисту, юристу. В соответствии с Государственным стандартом будущий специалист должен уметь:

– составлять и оформлять документы, входящие в специальные системы документации;

– в письменной и устной речи правильно (логично) оформить результаты мышления;

– на научной основе организовать свой труд, владеть компьютерными методами сбора, хранения и обработки информации;

– аналитически обрабатывать учетную и отчетную информацию с целью принятия эффективных хозяйственных решений.

О содержании дисциплины можно сказать, что она имеет свой предмет. Какие бы организации мы ни взяли, всегда можно выделить нечто общее, что объединяет их, независимо от уровня,

ранга или назначения. Этим общим является деятельность, связанная с обработкой документов, так как любое принимаемое управленческое решение должно быть зафиксировано в документах и доведено до соответствующих исполнителей или контрагентов. Сфера этой деятельности определяется как делопроизводство и включает в себя процессы, связанные с разработкой и оформлением документов, организацией их движения, учетом и хранением.

Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетие используется термин

документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем, где терминология несколько отличается от обычной. В настоящее время эти два термина употребляются как синонимы. В то же время делопроизводство не ограничивается только формальными требованиями к

внешнему виду документа, а неразрывно связано с содержанием той или иной сферы деятельности. Так, для того, чтобы заключить контракт, менеджеру необходимо знать гражданское законодательство, которым регулируется заключение сделок. Бухгалтер, не знающий налогового права, не сможет сформулировать свои возражения в ответ на акт налоговой инспекции.

Отсюда вывод: дисциплина "Документационное обеспечение управления" базируется на знаниях, умениях и навыках, полученных студентами при изучении других предметов, и в то же

время требует знания правил оформления документов. С некоторой долей условности делопроизводство можно разделить на три части. Первая из них является документированием и представляет собой процесс создания документов в соответствии с требованиями стандартов и сложившейся практики. Вторая часть определяет схемы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения) и определяется понятием документооборот. Заключительная часть – деятельность по организации долговременного хранения документов, которая включает в себя экспертизу ценности документов, систематизацию дел, передачу их на архивное хранение.

Ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари). Однако умение работать с документами необходимо и другим специалистам сферы управления – менеджерам, экономистам, бухгалтерам, юристам. Для них учебная дисциплина «Делопроизводство» является базовой при изучении других курсов.

Предлагаемый учебно-методический комплекс подготовлен с учетом требований к уровню

подготовки специалистов перечисленных профессий. Одновременно он может стать отправной

точкой для тех, кто будет более глубоко изучать делопроизводство.

В результате изучения дисциплины студент должен знать:

– государственные требования к оформлению документов;

– порядок заполнения реквизитов документов;

– составление и оформление деловой корреспонденции;

– делопроизводство в организациях;

– формы контроля за исполнением документов и их хранении.

По завершению курса студент должен уметь документально оформлять хозяйственные операции, составлять деловые письма, проекты организационной и распорядительной документации, в том числе с использованием компьютера.

Учебно-методический комплекс подготовлен в соответствии с примерной программой по

учебной дисциплиной «Документационное обеспечение управления», утвержденной

управлением среднего профессионального образования Министерства образования РФ 17 июня.

Программа курса невелика – всего 48 часов, но она создает хорошую основу для практического освоения делопроизводства.

ТЕМА 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

После изучения данного раздела студент должен знать:

- состав управленческих документов;

- системы документации;

- принципы унификации и стандартизации документов;

Ключевые слова и термины

Государственная система документного обеспечения управления» (ГСДОУ), унификация, стандартизация.

План раздела

1.1 . Нормативно-правовая база делопроизводства;

1.2 . Документ и его функции;

1.3 .Классификация документов;

1.4 .Унификация и стандартизация документов;

1.1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Делопроизводство в России прошло ряд этапов становления. В зависимости от государственного устройства оно менялось и совершенствовалось. В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, оставляющего иногда в длину десятки метров. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве

сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, стали создаваться архивы, совершенствоваться конторский труд. В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов.

Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Современное делопроизводство развивается с учетом рыночных отношений и массовой компьютеризации. Первое обстоятельство вызвало резкое увеличение коммерческой документации, второе – значительное изменение технологии документооборота.

Правовая база делопроизводства складывается так, что его нормы оказались рассеянными по

многим законодательным и нормативным документам. В их число входят:

– законодательные акты Российской Федерации;

– постановления и распоряжения Правительства РФ;

– государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

– государственные стандарты на документацию;

– унифицированные системы документации;

– нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Приведем лишь краткую характеристику важнейших законов и более подробно остановимся на правовых актах, регулирующих делопроизводство. Во многих законодательных актах РФ есть положения, определяющие порядок делопроизводства в тех или иных сферах деятельности. Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами.

Гражданский кодекс РФ определил правовые основы не только деятельности юридических

лиц, но и состав информации (содержания) документов и их оформление. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к уставу и учредительному договору, на основании которых действуют юридические лица; ряд статей определяют реквизиты доверенности, формуляра чека и т.д.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления документов. В частности, определены обязанности обществ по хранению документов.

Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов.

Ряд других правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при оформлении управленческих документов. К ним относится, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках

обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы организации, помещаемой на бланке.

Ряд основополагающих документов принят Правительством Российской Федерации, в частности, о подготовке и регистрации правовых актов государственными органами, федеральной архивной службе России. На некоторые министерства и ведомства возложена обязанность разрабатывать унифицированные формы бланков (финансы, медицина, статистика).

Стандарты. Для удобства работы с одинаково функционирующими документами, созданными различными организациями, и придания им юридической силы, необходимо предъявлять единые требования к их оформлению. Именно поэтому оформление служебных документов строго регламентировано стандартами (стандарт – типовой вид, образец, которому должны удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качеству).

В настоящее время действует около десяти стандартов, которые так или иначе касаются делопроизводства. Важнейшими из них являются:

ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации;

ГОСТ Р 6.30—97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000 г.).

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения..

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

Ей предоставлено право утверждать перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и перечни с указанием сроков хранения документов, согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы.

В системе Росархива действует Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Им в 1991 году выпущен документ «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ). Его нормы и правила базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 году и сыгравшей важную роль в оптимизации документоведения в отечественной экономике. В ней были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документов, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов.

В настоящее время готовится новая редакция ГСДОУ. Главное ее отличие заключается в том, что новая система делопроизводства будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования.

Не менее важной является Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденная Государственной архивной службой 6 июля 1992 года. Она определяет как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей.

Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все

вопросы организации делопроизводства.

Среди других нормативно-методических документов следует назвать Основные правила работы ведомственных архивов, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, учреждениях и организациях, Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек в учреждениях и организациях

Таким образом, нормативная база делопроизводства складывается из многих правовых актов

различного уровня. Уследить за их изменениями непросто даже специалисту. Тем важнее знать основные положения и требования в работе с документами.