3.3. Информационная база управления персоналом

Отсутствие достоверной и полной информации является причиной принятия некачественных решений, которые негативно влияют на эффективность функционирования системы управления персоналом.

Информационное обеспечение управления персоналом – это совокупность данных, которые используют субъекты управления персоналом для решения таких заданий, как планирование численности персонала, профессиональный подбор персонала, производственная и социальная адаптация новопринятых работников, регламентация должностных обязанностей, развитие персонала, охрана труда, нормирования труда, обеспечения эффективного использования рабочего времени, применения эффективных систем материального и морального стимулирования труда, развитие социального партнерства в организации но др.

При этом под информацией следует понимать не любые данные о персонале, условиях труда, рынок труда и тому подобное, а лишь воспринятые и определенные как полезные для решения заданий управления персоналом. Исходя из этого данные, какие содержатся в документах из личного состава (личных листках из учета кадров, личных карточках, приказах и отчетах), материалах и результатах социологических и психофизиологических исследований (анкетирование, интервью, тестирование) и тому подобное, считаются информацией лишь тогда, когда они используются для принятия решений в отрасли управления персоналом. До той поры они рассматриваются как данные, какие ожидают своей реализации.

Да, данные о результатах оценивания персонала считаются информацией лишь с того момента, когда они должным образом оформлены, доказанные до работника и его непосредственного руководителя и использованные для решения таких заданий, как подбор и расстановка новых работников, выдвижения в кадровый резерв, планирование карьеры, совершенствования организации труда, построение эффективной системы мотивации трудовой деятельности, совершенствования планов и программ повышения квалификации работников но др.

Информация должна отвечать следующим требованиям: полноты и точности; своевременности и оперативности; полезности; объективности; доступности; сжатости; экономичности; однозначности восприятия; удобства передавания, обрабатывания и хранения. Эффективное функционирование системы управления персоналом возможно лишь при условии соблюдения указанных требований к информации.

Необходимость сбора, хранения, обрабатывания, анализа, превращения и передавания разнообразной кадровой информации требует создания на предприятии соответствующей информационной системы.

Информационная система управления персоналом являет собой совокупность средств, приемов и методов поиска, хранения, обрабатывания, передачи и использования кадровой информации.

Информационная система управления персоналом также включает организованный должным образом учет персонала для информационного обеспечения решения кадровых заданий, специалистов в отрасли вычислительной техники и потребителей информации.

Основу информационной системы должен составлять единственный массив, который содержит информацию о каждом работнике: место работы, демографические данные, данные об образовании, наличии специальной подготовки, семейном положении, движении на предприятии (из одного структурного подразделения в другой, изменение профессии, повышения квалификации), условиях труда, уровне заработной платы, разные социальные выплаты но др.

Среди главным требований, которые выдвигаются к информационной системе, следует отметить широкое применение ЭВМ, современных информационных технологий, экономико математических методов, методов моделирования но др.

Усовершенствование на предприятии процессов сбора, хранения, обрабатывания, анализа, превращения и передавания кадровой информации путем внедрения информационной системы управления персоналом способствует повышению производительности работы руководителей и сотрудников службы персонала, эффективности разработки и принятия кадровых решений.