13Работа с отчетами

Для получения данных из информационной базы в «1С:Предприятии» используются отчеты.

В режиме 1С:Предприятие пользователь может сформировать отчет с предложенными системой настройками или установить свои настройки. Опытный пользователь может самостоятельно разработать свой собственный вариант отчета.

К стандартным отчетам в программе относятся:

«Отчет по сотрудникам»;

«Отчет по служебным удостоверениям», «Отчет по служебным удостоверениям, срок действия которых подходит к концу»;

«Список сотрудников, для которых подходит время присвоения классного чина»;

«Список сотрудников в определенном классном чине»;

«Отчет по аттестации»;

«Отчет по повышению квалификации»;

«Отчет по поощрениям», «Отчет по взысканиям»;

«Отчет по отпускам»;

«Отчет по многодетным семьям»;

«Состояния сотрудников»;

«Анализ штатного расписания» и пр.

Унифицированные отчеты:

«Личная карточка Т-2»;

«Личная карточка Т-2ГС»;

«Унифицированная форма Т-3»;

«Личная карточка Т-4»;

Статистические данные: Фомы 9-1, 9-2, Формы 1-ГС, 2-ГС, Формы 1-УГСК, 2-УГСК.

Чтобы сформировать отчет с предустановленными настройками достаточно нажать кнопку Сформировать на командной панели.

Если для отчета предусмотрены несколько вариантов, то перед выполнением следует выбрать требуемый вариант. Для того чтобы установить настройки отчета, можно воспользоваться полем быстрых настроек или же специальным диалогом, открывающимся нажатием кнопки Настройка…

13.1Настройка отчетов

В данной главе рассматриваются основные приемы работы со стандартными отчетами, построенными на основе системы компоновки данных, и даются полезные практические рекомендации, которые пригодятся всем пользователям.

Для просмотра/изменения настроек отчета необходимо зайти в меню Настройка вариантов отчета – Настройка структуры.

Перед нами открывается окно настроек для выбранного варианта отчета. В верхней части окна отображается структура отчета. По сути - это наглядное отображение группировок строк и колонок отчета, т. е. в каком порядке будут выводиться данные по аналитике в отчете в строках и в колонках.

В нижней части окна выводятся относящиеся к отчету в целом (в случае если в структуре отчета выделен верхний уровень Отчет), либо к определенной группировке строк или колонок отчета (если выделена группировка уровнем ниже) настройки вывода информации и оформления полей.

Изменение структуры отчета

Элементами отчета в системе компоновки данных могут быть группировка, таблица, диаграмма.

Группировка – выводит данные в виде списка. Чтобы добавить группировку в отчет, нужно выбрать пункт Добавить – Новая группировка или нажать клавишу Ins. В появившемся окне выбрать поле и тип группировки, как показано на рисунке.

Рис. 162

Если поле группировки не выбрано, то в отчет будут добавлены детальные записи – записи, полученные из базы данных в том порядке, в каком они расположены в базе.

Таблица – выводит данные в виде таблицы. Чтобы добавить таблицу в структуру, нужно выбрать пункт Добавить – Новая таблица. В качестве строк и колонок таблицы используются группировки.

Диаграмма – отображает данные в виде диаграммы. Чтобы добавить диаграмму в структуру, нужно добавить пункт Добавить – Новая диаграмма. В зависимости от типа диаграммы необходимо добавить точки и серии. В качестве значений диаграммы будут использованы выбранные ресурсы.

Быстрые отборы

Первое, на что можно обратить внимание – это быстрые отборы. Они позволяют вывести в отчет данные по определенным значениям полей отчета согласно пожеланиям пользователя.

Их можно увидеть в правой части отчета. По кнопке Настройка их можно убрать или открыть. Так же в Настройке структуры на вкладке Отбор, сортировка и параметры.

В колонке Вид сравнения (таблицы Отбор) пользователь может выбрать различные условия сравнения. Например, для поля Вид стажа можно выбрать следующие варианты сравнения

• Равно - отчет будет строиться только по выбранной позиции;

• Не равно - отчет будет строиться по всем видам стажа, кроме выбранной позиции;

• В списке - отчет будет строиться по списку видов стажа;

• Не в списке - отчет будет строиться по всем видам стажа, кроме выбранных позиций;

• В группе - отчет будет строиться по всем видам стажа, находящимся в выбранной папке справочника Вид стажа;

• Не в группе - отчет будет строиться по всем видам стажа, кроме позиций, находящихся в выбранной папке справочника Вид стажа;

• В группе из списка - аналогичен сравнению В списке, только в качестве значений списка выбираются папки в справочнике Вид стажа;

• Не в группе из списка - аналогичен сравнению Не в списке, только в качестве значений списка выбираются папки в справочнике Вид стажа.

Флажок (галочка) слева от поля отбора показывает, что отбор по этому полю «включен», т. е. принимается отчетом во внимание. Поля со снятой галочкой не принимаются во внимание даже, если вы выбрали определенные значения этих полей.

В зависимости от выбранного вида сравнения в колонке Значение указывается конкретный элемент или папка (группа) справочника, либо список элементов или папок.

Если в структуре отчета выделен корневой элемент (Отчет), то настройки, выполненные на этих закладках, будут относиться ко всему отчету в целом. Если же выделена какая-то группировка отчета, то настройки будут касаться только ее.