10Кадровый учет
10.1Прием на работу
Вкладка «Поступление на ГГС»
Документом «Прием на работу» регистрируется прием на работу сотрудников, а так же необходимые расчеты для этих работников. В программе реализована возможность на вкладке «Поступление на ГГС» ввести данный приказ, разделенный по типам: «Приказ о назначении по конкурсу», «Приказ о назначении без конкурса», «Приказ о приеме по ТК».
Рис. 57
Открывается журнал
документов о приеме на работу. Документы,
отображающиеся в нем, могут иметь
несколько пометок: проведенный
,
записанный
,
помеченный на удаление
.
В данном журнале можно установить
определенный отбор по виду документов,
дате заведения документа, ответственному
лицу или сотруднику. Если у документа
статус записан, то он хранится в базе и
доступен для редактирования. После
проведения документа, выполняются
соответствующие проводки (например,
меняется должность сотрудника при
проведении приказа о перемещении и
вносится запись в личную карточку) и
документ становится недоступным для
редактирования.
Если пользователю
нужно просмотреть весь журнал приказов,
без разделения на типы, нужно отключить
«отбор»
- кнопка на панели меню окна.
Для создания нового документа о приеме на работу нажимаем кнопку «Добавить» или Insert на клавиатуре. В открывшемся окне заполняются дата документа, ответственное лицо. Нужно заполнить две вкладки: Сотрудники и Начисления.
Рис. 58
Табличную часть Сотрудники можно заполнить как подбором сотрудников из справочника «Работники», так и вручную, нажатием кнопки «Добавить».
В строке заполняются следующие данные:
в какое подразделение и на какую должность принимается работники,
дата приема. Если контракт срочный, то дата окончания договора,
испытательный срок,
график работы,
статья (выбором из справочника «Статьи приема»),
основание.
! Справочник «Статьи приема» так же разделен по типам приказов. Для удобства пользователей выдаются только те статьи, которые нужны в данном разделе. При помощи кнопки «Отключить отбор» можно просмотреть весь список статей и выбрать нужную. Если изначально приказ был создан для типа приказа, не соответствующего статье (например, в документ зашли «Приказ о назначении по конкурсу», а выбрана статья «назначение без конкурса»), то тип приказа автоматически смениться на новую статью.
Если сотрудник переведен из другого региона, то указать в табличной части откуда он переведен. Если сотрудник принимается на время, вместо другого сотрудника, то нужно поставить галочку «Временное замещение» и по кнопке выбора указать, вместо какого сотрудника он принят. Так же нужно указать причину, по которой замещается иной сотрудник.
Рядом с именем
сотрудника отображается клавиша «лупы»
.
Нажав на нее можно посмотреть более
подробную информацию о самом сотруднике
или о соответствующем ему физическом
лице.
На вкладке Начисления (Рис. 60) указываются полагающиеся сотруднику должностной оклад и денежные надбавки. Если при заведении сотрудника уже были указаны эти данные, то на вкладке Начисления они отобразятся автоматически. Эти данные можно редактировать.
Согласование приказов
По кнопке «Согласование» на верхней панели документа можно заполнить список лиц, подписавших лист согласования данного документа. Для каждого сотрудника из списка согласования данного документа можно проставить дату согласования (или проставить всем, еще не согласовавшим приказ, текущую дату с помощью кнопки «Все согласовали»). Если список согласования пуст, то при проведении документа появляется вопрос Рис. 59.При положительном ответе документ проводится, иначе – нет. Если список согласования заполнен, то провести документ можно только при условии, что для каждого сотрудника из списка согласования указана дата согласования.
Рис. 59
Рис. 60
После того, как
пользователь убедился, в том, что документ
заполнен правильно, его нужно провести
.
Теперь документ не доступен для
редактирования. При проведении документа
выполняются следующее:
В справочник «Работники» добавляются сведения о дате приема на работу, месте работы, графике работы, табельном номере и т.д.
В карточке сотрудника, на вкладке «Кадровые данные» появляется запись о месте работы и ссылка на данный документ.
Во время проведения документа открывается окно, предлагающее присвоить документу номер по книге приказов. Название приказа можно отредактировать. Номер не должен в себе содержать каких-либо знаков помимо чисел. Ставится дата подписания приказа. Так же можно выбрать, кем был введен этот приказ: Территориальным органом, Центральным аппаратом или Министерством Юстиции. Если ввести номер приказа, который уже содержится в базе за этот год, отобразится ошибка о невозможности проведения документа.
Рис. 61
Важно: Не надо редактировать Номер приказа (Пример: 0000000056), который программа присваивает автоматически. Для редактирования подходит только номер по книге приказов, который предлагается присвоить при проведении документа.
Печать приказов
Нажав на кнопку «Печать» можно выбрать макет для печатной формы «О назначении», «Прием и назначение граждан по конкурсу», «Служебный контракт». В программе можно выбрать один из двух вариантов печати приказов:
Печать приказов на бланках (без шапки);
Печать приказов с шапкой (названием организации и гербом).
Для этого нужно зайти в пункт меню «Настройка», выбрать «Настройка дополнительных параметров» и поставить/снять галочку «Печатать приказы на бланках (без шапки)».
Для того чтобы в печатных формах приказов корректно склонялись названия должностей и подразделений, в справочниках «Должности» и «Подразделения» есть дополнительные поля для занесения названий должностей и подразделений в необходимых падежах.
Посмотреть номера приказов и их заголовки можно с помощью функции «Опись приказов» (пункт меню «Кадровый учет» → «Опись приказов» - «Сформировать»)
Печатные формы, которые выводятся из созданных приказов, так же зависят от типа приказа. Если пользователю нужно просмотреть все печатные формы, достаточно удалить «Тип приказа» у документа. По кнопке «Печать» выведется весь список печатных форм.
Выписки из приказов
Для формирования выписок из приказа необходимо нажать кнопку «Выписки» на верхней панели документа.
При этом открывается список строк документа, для идентификации строк указан реквизит соответствующей строки (обычно это Сотрудник) и ее номер. Для каждой строки можно указать произвольный номер выписки. Например, в приказе указано несколько сотрудников, но нам необходимо сделать выписку не на всех сотрудников, а на нескольких из них. Для этого напротив нужных сотрудников проставляем номер выписки (например, 1)
Рис. 62
Кроме того, можно указать сотрудника, который будет заверять данную выписку (по умолчанию подставляется сотрудник, соответствующий физическому лицу, указанному в карточке текущего пользователя – пункт меню «Сервис» - «Мои настройки» - «Физическое лицо»). При нажатии на кнопку «Запомнить строки выписок и закрыть форму» указанные номера запоминаются для данного приказа и форма закрывается. При нажатии на кнопку «Печать выписок» указанные номера запоминаются и формируются выписки: для каждого указанного номера выписки формируется выписка, заполненная информацией по всем сотрудникам с данным номером выписки. Печатная форма выписки похожа на печатную форму исходного приказа, но в заголовке вместо «ПРИКАЗ» указано «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», нет подписи утвердившего приказа, но добавлены строки с надписью «Верно», текущей датой и указанием должности, и ФИО сотрудника, который выбран в качестве заверяющего данную выписку.