23 Системные утилиты, драйверы.

К утилитам относятся:

• диспетчеры файлов или файловые менеджеры;

• средства динамического сжатия данных (позволяют увеличить количество информации на диске за счет ее динамического сжатия);

• средства просмотра и воспроизведения;

• средства диагностики; средства контроля позволяют проверить конфигурацию компьютера и проверить работоспособность устройств компьютера, прежде всего жестких дисков;

• средства коммуникаций (коммуникационные программы) предназначены для организации обмена информацией между компьютерами;

• средства обеспечения компьютерной безопасности (резервное копирование, антивирусное ПО).

Необходимо отметить, что часть утилит входит в состав операционной системы, а другая часть функционирует автономно. Большая часть общего (системного) ПО входит в состав ОС. Часть общего ПО входит в состав самого компьютера (часть программ ОС и контролирующих тестов записана в ПЗУ или ППЗУ, установленных на системной плате). Часть общего ПО относится к автономными программам и поставляется отдельно.

24. Создание диаграмм в программе Эксель

Чтобы создать диаграмму, необходимо, прежде всего, ввести данные для диаграммы на лист. Затем выделите любые ячейки, которые содержат исходные данные диаграммы. Далее в меню Вставка выберите команду Диаграмма или нажмите кнопку Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. В любом случае Excel выведет на экран первое окно мастера диаграмм. С помощью четырех окон диалога мастер диаграмм соберет всю информацию, необходимую Excel для построения диаграммы.

Кроме того, можно создать диаграмму за один шаг без использования мастера диаграмм. При создании таким способом диаграммы используются стандартные тип и параметры форматирования, которые позже можно изменить.

Создание диаграммы за один шаг. Самый быстрый способ для создания листа диаграммы, использующего стандартный тип диаграммы, выделите необходимые данные и нажмите клавишу F11. В этом случае лист диаграммы – это лист книги, содержащий только диаграмму.

25. Создание и редактирование электронных служебных документов

Электронное документирование

Исходя из содержания понятия "электронное делопроизводство", создание электронного документа осуществляется на этапе его документирования.

Сегодня электронные документы в сфере управления создаются и используются наряду с бумажными носителями. Хотя в целом объемы документооборота из года в год увеличиваются, рост электронных документов происходит стремительнее, ежегодно удваиваясь, в то время как количество бумажных документов увеличивается в год на 8–9%.

Электронные документы имеют ряд очевидных преимуществ, касающихся времени транспортировки документа, поиска информации в информационном фонде, возможности работать одновременно с несколькими документами, редактировать документ, выделять фрагменты документа и делать копию документа путем сканирования.

Вместе с тем в работе с электронными документами не утрачивается актуальность таких проблем, как сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком, информационная безопасность и защита информации, расширение сферы применения электронных документов. Настоятельно требуют уточнения используемые в электронном делопроизводстве термины, требования к оформлению электронных документов, обеспечивающие их юридическую силу.

Если требования к оформлению бумажных документов разработаны и закреплены в стандартах и унифицированных формах, то требования к оформлению электронных документов ограничиваются пока вопросами, касающимися использования электронной цифровой подписи (ЭЦП). Более четко требования к оформлению электронных документов сформулированы в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству: "Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати".

Создание электронных документов

Создание электронных документов программно-техническими средствами системы электронного делопроизводства федеральных органов исполнительной власти обеспечивает такие важные их качества, как аутентичность (подлинность), достоверность, целостность, пригодность для использования.

Электронное документирование осуществляется на базе комплекса программных средств электронного офиса Microsoft Office, включающего:

• универсальный редактор текстов и средство подготовки оригинал-макетов – Microsoft Word,

• электронную таблицу с аналитическими функциями и средствами построения диаграмм – Microsoft Excel,

• программу презентационной графики для создания слайдов и мультимедиа-презентаций – Microsoft PowerPoint,

• систему управления переменными базами данных для создания отчетов, запросов, списков почтовой рассылки – Microsoft Access;

• информационную систему для работы с электронной почтой и документами – Microsoft Outlook,

• другие продукты и возможности (OneNote, Publisher, Lync, Project, Visio, InfoPath), а также вспомогательные средства (графический редактор, поддержка, помощник) и др.

Первый выпуск Microsoft Office 365 вышел 28 июня 2011 г., а 3 декабря 2012 г. была представлена новейшая версия офисного пакета компании – Microsoft Office 2013.

В приложениях Office содержатся стандартные команды, основные операции для совместной работы, шаблоны документов, которые можно использовать при создании юридических документов, служебных записок, писем, факсимильных сообщений, отчетов, справочников, бюллетеней, расписаний, повесток дня и т.п.

• Шаблон – особый вид документа (бланк, формуляр), предоставляющий специальные средства для стандартного оформления итогового документа, содержащий одинаковые для этих документов текст, стили оформления, элементы автотекста, макросы, меню и присвоенные сочетаниям клавиш операции, панели инструмента.

В поставку Word включены стандартные шаблоны для часто используемых типов документов, включая письма и факсы, памятки, отчеты, информационные бюллетени и web-страницы. При создании документа с помощью шаблона весь фиксированный текст и все фиксированные графические элементы располагаются автоматически. Использование включенных в шаблон стилей гарантирует, что все созданные с помощью шаблона документы содержат одни и те же шрифты, параметры расположения на странице и т.д.

В шаблонах хранятся стандартные тексты, стили, элементы автотекста, настраиваемые панели инструментов. Наиболее простой способ создать шаблон – открыть подготовленный документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его в каталоге Шаблоны или в одном из его подкаталогов.

Помимо шаблонов при создании новых документов в Office предусмотрена возможность использования средства, называемого мастер.

• Мастер – специальный автоматизированный документ, позволяющий руководить пошаговым процессом создания нового документа.

Преимущество использования мастера состоит в том, что он упрощает процедуру создания документа, в процессе которой требуется ответить на вопросы мастера, полученные данные автоматически вставляются в текст документа с соответствующим форматированием.

Современный текстовый редактор представляет собой программный продукт, обеспечивающий пользователя ПК средствами создания, обработки и хранения документов различной степени сложности. В последнее время текстовые редакторы вытесняются текстовыми процессорами, которые позволяют не только набирать «чистый», неформатированный текст, но и оформлять его: произвольно размещать на странице, выделять шрифтами, цветом и т.д.

26. Создание и редактирование электронных, текстовых служебных документов

При подготовке текстовых документов на компьютере используются следующие основные группы операций.

Операции ввода позволяют перевести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть, в файл, хранящийся на компьютере. Под вводом текста не обязательно понимается машинописный набор с помощью клавиатуры. Существуют аппаратные средства, позволяющие выполнять ввод текста путем сканирования бумажного оригинала, и программы распознавания образов для перевода документа из формата графического изображения в текстовый формат.

Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов (строк, блоков, рисунков, таблиц), перестановки частей документа, слияния нескольких файлов в один или, наоборот, разбиения единого документа на несколько более мелких. Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняют параллельно.

При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа. Оформление документа задают операциями форматирования. Команды форматирования позволяют оформить документ в том виде, в котором он будет выглядеть на экране монитора или на бумаге после печати на принтере. Наименьшим форматируемым элементом документа является символ, затем – абзац, страница и раздел.

Создание и оформление документов основано на использовании шаблонов документов и стилей оформления.

Стиль – это совокупность всех параметров оформления, определяющих вид символа, абзаца, страницы или раздела. Как правило, стили хранятся в самом документе. Вместе с тем, их удобно хранить в компактном виде в отдельном файле, называемом шаблоном. Шаблон содержит стили и текстовые заготовки, используемые в документах определенного типа.

Основной набор типовых операций, осуществляемых с помощью современных программных средств обработки текстовых документов, включает операции, производимые над документом в целом, над абзацами документа и над его фрагментами.

К операциям, производимым над документом в целом относятся:

• создание нового документа (присвоение документу уникального имени и ввод текста документа с помощью клавиатуры);

• загрузка имеющегося на внешнем носителе документа в оперативную память;

• сохранение документа (копирование документа из оперативной памяти во внешнюю);

• распечатка документа (создание бумажной копии документа).

Отметим, что операция удаления документа в целом отсутствует в программных средствах обработки текстовых документов, в силу того, что редактор работает с копией документа, находящейся в оперативной памяти, а сам документ может находиться во внешней оперативной памяти, либо на другом компьютере.

Все дальнейшие операции производятся над документом, загруженным в оперативную память с внешнего носителя, и работа в среде текстового процессора осуществляется практически с копией документа, но все производимые изменения необходимо периодически сохранять.

Операции, производимые над абзацами, изменяют параметры абзаца как структурного элемента текста. Необходимые параметры абзаца задаются с помощью:

• выравнивания строк абзаца (влево, вправо, по центру, по ширине);

• задания величины отступа в красной строке абзаца;

• задания ширины и положения абзаца на странице;

• задания межстрочного расстояния внутри абзаца и др.

Операции, производимые с фрагментами текста, включают выделение фрагмента текста, его перемещение, копирование или удаление. Фрагментами текста могут быть отдельный символ, слово, группа слов, абзац и т.д. Поэтому возможно удаление этих объектов в отличие от удаления документа в целом. Выделенный фрагмент текста можно напечатать, произвести контекстный поиск и замену символов, применить шрифтовое выделение и ряд других операций.

Далее перечислим другие наиболее часто используемые операции для обработки документа в целом или выделенных фрагментов.

Контекстный поиск и замена. Предварительно разметив текст, требующий многократного обращения к определенным местам документа можно использовать быстрый поиск нужных мест документа по аналогии с закладками в обычной книге (например, при подготовке статьи путем многократного редактирования документа). Можно также задать некоторый образец (символ, слово, группа слов или цепочка символов) и подать команду поиска. Поиск по образцу удобен, например, при замене термина в документе (например, имеется документ, в тексте которого встречается год – 2014, с помощью контекстного поиска и замены можно быстро изменить его на 2015 год).

Режим автоматического переноса слов используют для улучшения внешнего вида текста. При выключенном режиме автоматического переноса слово, не поместившееся на строке, полностью переносится на следующую строку, но в этом случае края текста остаются неровными. При включенном режиме автоматического переноса реализуется мягкий вариант переноса: слово автоматически переносится в соответствии с правилами переноса слов русского или другого языка.

Проверка правописания слов и синтаксиса выполняется специальными программами, которые могут быть автономными, например «Орфо», или встроенными в текстовый процессор. Эти программы значительно различаются по своим возможностям. Наиболее мощные из них проверяют не только правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Кроме проверки ошибок пунктуации и выдачи предложений по их устранению, этот режим обеспечивает выявление некоторых ошибок стиля, в частности, неправильное использование заглавных и строчных букв, повторение одного и того же слова несколько раз подряд, отсутствие пробела между словами, отсутствие второй кавычки и т.п. Все указанные ошибки выявляются на основе сравнения, разработанного текста с хранящимися в памяти основными правилами. Заметим, что используемый в рамках текстового процессора набор таких правил существенно ограничен. Словарь синонимов поможет избежать повторений и сделает элегантным ваш стиль изложения.

Установка общих параметров страницы предусматривает размер полей, размер и ориентацию бумаги, нумерацию страниц, колонтитулы. Существует также команда запрета разрыва страниц, которая используется, когда вы хотите, чтобы определенная часть документа (например, таблица) находилась на одной странице, если таблица не умещается на странице, то она переносится целиком на следующую страницу. Для введения нумерации страниц в создаваемом вами документе текстовый процессор предложит специальное меню, в котором вы сможете указать все интересующие вас условия нумерации: месторасположение на листе номера страницы, отказ от нумерации первой страницы, использование колонтитулов и другие. Использование колонтитулов позволяет лучше ориентироваться в документе, а также использовать дополнительные возможности рекламы.

Некоторые текстовые процессоры позволяют использовать макросы. Макросом называют файл, в котором хранится программа часто повторяющейся последовательности действий, заданная пользователем. Макрос имеет уникальное имя. С помощью макросов можно автоматизировать многие типовые технологические этапы при работе с документами, например, макрос, выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа. После вызова макроса записанная в нем последовательность действий или команд будет в точности воспроизведена автоматически.

Операции сохранения записывают отредактированный документ или его фрагмент, находящийся в оперативной памяти, на диск для постоянного хранения. Расширение файла сохраненного документа обычно присваивается текстовым процессором автоматически. Например, в текстовом процессоре Word документу присваивается расширение *doc. или *docх.. Возможны режимы «Сохранить и продолжить редактирование», «Сохранить и выйти», «Выйти без сохранения».

Текстовые процессоры с помощью резервного копирования обеспечивают защиту созданных документов от возможной утраты. Для этого специальной командой сохранения обеспечивается режим, когда одновременно хранятся два файла одного и того же документа – текущий и резервный. После внесения изменений в документ предыдущая его версия автоматически сохраняется как резервный файл, а отредактированная версия рассматривается как текущий файл.

Важным фактором защиты создаваемых документов является функция автосохранения, которая может выполняться как обычная операция сохранения или как специальная операция сохранения текущего состояния текстового процессора в специальном файле. В последнем случае при аварийном прекращении работы это состояние может быть восстановлено, включая содержимое всех окон, положение курсоров в окнах и т.п.

Вывод:

Основной набор типовых операций, осуществляемых с помощью современных программных средств обработки текстовых документов, включает операции, производимые над документом в целом, над абзацами документа и над его фрагментами.