Лабораторная работа №2. Расчеты в таблицах и вычисления с помощью функций Excel

Цель работы: вычисления по формулам, расчет сумм, средних, поиск минимумов и максимумов, функции математические, логические, статистические. (4 часа.)

Процессор Excel позволяет производить различные расчеты над данными, хранящимися в таблицах: от простейшего суммирования до вычисления любого сложного выражения с использованием как формул, определяемых пользователем, так и стандартных функций табличного процессора (финансовых, статистических, математических и др.).

Как быстро просуммировать необходимую информацию. Одной из основных операций работы с таблицами является операция суммирования (по столбцам, строкам, выборочно и т. п.). Для ускорения этой операции Excel имеет во вкладке Главная специальную кнопку-пиктограмму автосуммирования:

Рассмотрим схему применения данной пиктограммы.

1. Выделите фрагмент с информацией, которую необходимо просуммировать.

2. Установите указатель мыши на место вывода суммы и щелкните по нему.

3. Щелкните мышью по пиктограмме автосуммирования. В ячейке, определенной в п. 2, появится наименование процедуры суммирования (СУММ) с указанием диапазона ячеек, значения которых предназначены для суммирования.

4. Для подтверждения правильности суммирования щелкните мышью по этой пиктограмме еще раз.

Если вы пропустите первый шаг (выделение), то после первого щелчка активная ячейка будет выделена пульсирующей пунктирной рамкой. Расширить выделение суммируемой информации можно любым из способов, описанных в табл. 1.2.

После выполнения вышеописанных действий в ячейке, выделенной для суммирования, появится результат суммирования выделенной информации.

Как ввести формулу. В Excel существует несколько способов создания формул расчетов. Рассмотрим некоторые из них. Определим некоторые операции, операнды и операторы, которые могут использоваться в формулах. В табл. 2.1. приведены основные операции Excel.

Табл. 2.1. Операции Excel

№ п/п	Операции	Действия	Приоритет выполнения операций
1	Арифметические + - (двухместный) * / % ^ - (одноместный)	Сложение Вычитание Умножение Деление Процент Возведение в степень Инвертирование	7 7 6 6 4 5 3
2	Сравнение < > = <= >= <>	Меньше Больше Равно Меньше или равно Больше или равно Не равно	10 12 9 11 13 14
3	Адресные (ссылки) ; & Пробел	Объединение адресов Объединение текстов Пересечение фрагментов	2 8 1

Операндами в формуле могут быть:

– относительные или абсолютные адреса ячеек;

– определенные имена фрагментов;

– константы текстовые или числовые (например, 2, -3.5, строка символов "abc" и т. п.);

– имена и аргументы специальных функций.

Excel обладает обширным набором стандартных функций (финансовых, даты и времени, базы данных, информационных, логических, математических, просмотра и ссылок, статистических, текстовых), которые упрощают расчеты в таблицах.

Для ввода формулы выполните следующие действия.

1. Установите указатель мыши в ячейку результата.

2. Введите первый символ формулы – знак "=". Если в формуле есть функция, то вводим имя функции и открываем скобку.

3. Введите операнды и операции формулы таким образом, чтобы между операндами не было пробелов (см. табл. 2.1., символ пробела сам по себе является операцией).

4. Если аргумент формулы находится на другом листе, то следует щелкнуть по ярлыку нужного листа, в формуле появится ссылка на этот лист, Excel перейдет на этот лист, затем указываем нужный аргумент, продолжаем ввод и/или закрываем скобку.

Если в операнде-функции есть несколько аргументов, они должны разделятся знаком ";" (Shift + 4) и помещаться в круглые скобки. В случае отсутствия аргументов скобки все равно должны присутствовать, но между ними уже не будет пробела (т. е. 0). Если в качестве операнда используется текстовая информация, она должна быть заключена в кавычки " " (Shift + 2).

Таблица 2.2. Примеры записи в формулах в Excel

№ п/п	Формула	Пояснение
1	А1+В2*(C1-D1)/4	В предположении, что в отмеченных ячейках хранится следующая информация: A1=5, B2=4, C1=40, D1=24, результат вычислений этой формулы 5+4*(40-24)/4=21
2	СУММ (A1:B3;C1:D4)	Функция выполняет операцию суммирования. Суммируется содержимое всех ячеек двух фрагментов: A1, B1, C1, D1, A2, B2, C2, D2, A3, B3, C3, D3, C4, D4
3	ЕСЛИ (A1<C2, D1, B4)	Логическая функция ЕСЛИ проверяет значение логического выражения в скобках на истинность. Если содержимое ячейки А1 меньше содержимого ячейки С2, в ячейку результата записывается информация, хранящаяся в ячейке D1, иначе – в ячейке В4
4	СЦЕПИТЬ("abc"; "def")	Функция СЦЕПИТЬ объединяет текстовые аргументы в одну строку. После выполнения этой функции в ячейку результата запишется текст "abcdef"

При отсутствии скобок первой выполняется операция с наименьшим приоритетом.

В табл. 2.2. приведены примеры записи формул в Excel.

Как создать формулу с помощью Мастера Функций. Для упрощения ввода формулы и (или) функции можно воспользоваться Мастером Функций.

Вызвать Мастер функций можно или из ленты Вставка\Формула или щелкнув мышью по пиктограмме в строке ввода формул.

На экране появится первое диалоговое окно Мастера Функций (рис. 2.1).

Рис. 2.1

Затем в списке Категория необходимо выбрать категорию, в которой предположительно может находится необходимая функция. После выбора подходящей категории из списка Функции следует выбрать нужную функцию. При этом в нижней части диалогового окна программа выдаст краткое описание данной функции, а именно – информацию о результате, который будет получен вследствие применения этой функции. Если же этой информации будет недостаточно, то нажатие кнопки Справка дает возможность получить более подробные сведения о выбранной функции.

После нажатия кнопки Ок на экране появится второе диалоговое окно Мастера функций (рис. 2.2.), в котором следует задать аргументы функции.

Для ввода каждого аргумента в диалоговом окне предусмотрены отдельные поля ввода. Переход от одного поля ввода к другому осуществляется с помощью клавиши [Tab]. При помещении курсора в поле ввода в диалоговом окне будет представлена краткая информация об аргументе. В поле Значение в правом верхнем углу окна отображается текущее значение функции. Задать аргумент функции можно и путем выделения ячейки или диапазона ячеек непосредственно в рабочем листе. Для этого следует поместить курсор ввода в поле задания соответствующего аргумента и выделить нужную ячейку или диапазон.

Рис. 2.2

В случае необходимости задания в качестве аргумента другой функции (вложенная функция) следует нажать кнопку в строке формул, расположенную перед полем ввода аргумента. После ее нажатия на экране появится первое диалоговое окно Мастера функций, в котором следует выбрать функцию, выступающую в качестве аргумента. Закончив задание аргументов вложенной функции, следует нажать кнопку Готово, чтобы вернуться в диалоговое окно задания других аргументов основной функции. После ввода всех аргументов вновь нажимается кнопка Готово – и функция будет вставлена в рабочий лист.

Если результат вычисления слишком велик, можно представить его в виде десятичного числа либо установить разделитель (запятую или пробел) между любыми тройками цифр получившегося результата, что значительно облегчает его чтение. Для этого служит специальная кнопка в виде запятой в пиктографическом меню (повторный щелчок по ней снимает установку разделения).

Многие функции становятся доступными только после установки дополнения Пакет анализа. Если это дополнение не установлено, то следует выбрать команду Надстройки меню Сервис, активизировать Диспетчер надстроек и в появившемся диалоговом окне выделить элемент Пакет анализа. При описании функции указывается, является ли используемая функция доступной без установки дополнения (надстройки) Пакет анализа.

Наиболее часто в Excel используются следующие стандартные математические функции:

Функция	Результат
ABS(аргумент)	Абсолютная величина
ACOS(аргумент)	Арккосинус
ASIN(аргумент)	Арксинус
ATAN(аргумент)	Арктангенс
COS(аргумент)	Косинус
EXP(аргумент)	Экспонента
LN(аргумент)	Натуральный логарифм
LOG10(аргумент)	Десятичный логарифм
LOG(аргумент; основание)	Логарифм аргумента по данному основанию (если основание опущено, то оно полагается равным 10)
ПИ()	Число пи
SIN(аргумент)	Синус
TAN(аргумент)	Тангенс

Как использовать функции над данными при работе Excel. Основные функции действий над данными приведены в таблице 2.3.

Таблица 2.3. Основные функции над данными

№ п/п	Действие	Функция	Аргументы функции (не более 14)
1	Вычислить среднее значение всех данных	СРЗНАЧ (N1;N2;...)	Числовые
2	Определить количество чисел в указанных аргументах	СЧЕТ(V1;V2;...)	Ячейки, числа, текстовые представления чисел, матрицы, ссылки на область
3	Подсчитать количество непустых значений (любого типа) в указанных аргументах	СЧЕТЗ(N1;N2;...)	Любые значения
4	Найти наибольшее значение	МАКС(N1;N2;...)	Числовые, либо преобразуемые в числовые, значения
5	Определить минимальное значение	МИН(N1;N2;...)	Числовые
6	Вычислить произведение данных	ПРОИЗВЕД(N1;N2;...)	Числовые
7	Найти сумму данных	СУММ(N1;N2;...)	Числовые

Лабораторная работа №3. Построение диаграмм и графиков

Цель работы: ознакомление с возможностями Excel по построению графиков. (4 часа.)

Как строить диаграммы и графики по таблицам. Для этой цели в версиях Excel до 2007 служит так называемый Мастер Диаграмм [Chart Wizard], вызвать который можно с помощью команды Диаграмма [Chart] меню Вставка [Insert]. На экране появится диалоговое окно – Мастер Диаграмм – шаг 1 из 5 [Chart Wizard – Step 1 of 5]. Вызвать Мастера Диаграмм можно и из пиктографического меню.

После вызова (любым способом) Мастера Диаграмм на экране появится уменьшенная копия его пиктограммы. Используя принцип Drag&Drop, установите ее в место размещения диаграммы и щелкните мышью.

Если вы предварительно выделили некоторый фрагмент таблицы, то эта выделенная область будет указана в поле Диапазон [Range]. Если нет, то введите в это поле диапазоны фрагментов таблицы для построения диаграммы.

Если вы включите параметр выделения заголовка строк и столбцов, то на диаграмме эти заголовки будут присутствовать в качестве координат. Щелкнув мышью по кнопке Далее [Next], вы перейдете ко второму диалоговому окну Мастера Диаграмм – шаг 2 из 5, на котором указаны 15 типов различных диаграмм. Выделив требуемый вам тип, перейдите к третьему шагу Мастера Диаграмм, который позволяет выбрать необходимый формат диаграммы. На экране появится окно четвертого шага Мастера Диаграмм с предварительным изображением построенной диаграммы. Справа от изображения указаны диалоговые области, позволяющие установить его базовые параметры:

– Ряды данных находятся в [Data Series in]. Указывает размещение данных: Строках [Rows] или Столбцах [Columns];

– Считать ... столб. метками оси X (Категорий) [User First ... Column[s] for category [X] Axis Labels]. Служит для указания количества позиций, которые следует выделить для наименования градаций оси X;

– Считать ... стр. метками легенды [User First ... Row[s] for Legend Text]. Представляет возможность выделить определенное количество строк, в которых будет расположена надпись к диаграмме (легенда). Перейдя к пятому и последнему шагу Мастера Диаграмм, вы увидите окончательное изображение построенной диаграммы. Диалоговые области этого окна позволяют добавить надпись к диаграмме – Добавить легенду [Add a Legend] и определить содержимое этой надписи – Название диаграммы [Chart Title], заголовки координатных осей – Название осей [Axis Titles] (Категорий [Category] X, Значений [Value] Y, Вторая [Second] Y). Для изменения диаграммы вернитесь к предыдущему шагу, иначе – щелкните мышью на кнопке Готово [Finish].

После фиксации команды Готово в указанном месте рабочего листа появится построенная диаграмма.

Рис. 3.1

На рис. 3.1 проиллюстрированы понятия, введенные выше.

Введите следующую таблицу:

Рис. 3.2

Для построения диаграммы научимся выделять интервал или отдельные несмежные ячейки. Первый интервал или ячейка выделяются обычным образом. Т.е., щелкаем по ячейке B2 левой кнопкой мыши и не отпуская кнопку, протягиваем до ячейки E2. Затем нажимаем клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделяем интервал ячеек B7:E7. Таким образом будут выделены два несмежных интервала. После выделения интервалов, входим в меню Вставка в появляющемся подменю выбираем пункт Диаграмма и На этом листе. Мышью выбираем место на рабочем листе и щелкаем клавишей. Появляется диалоговое окно Мастер Диаграмм – шаг 1 из 5. Если диапазон ячеек указан правильно, то нажимаем на кнопке Далее. Появляется окно

Рис.3.3

Мастер Диаграмм – шаг 2 из 5, предлагающее выбрать тип диаграммы. Щелчком мыши выбираем Круговая (в виде пирога). В окне Мастер Диаграмм – шаг 3 из 5 выбираем вид диаграммы 7. В диалоговом окне Мастер Диаграмм – шаг 4 из 5 нажимаем на кнопку Далее. И, наконец, в окне Мастер Диаграмм – шаг 5 из 5 нажимаем на кнопку Готово. В результате получаем диаграмму, приведенную выше (рис. 3.3.) и иллюстрирующую процентный вклад в общий доход каждого члена семьи.

Как отредактировать построенную диаграмму. Для этого достаточно дважды щелкнуть мышью внутри области диаграммы. Появившаяся рамка с отмеченными узлами позволяет изменять размеры изображения и перемещать его по рабочей книге. Теперь щелчок на любом элементе диаграммы приведет к его выделению, а в меню Формат появятся команды, которые можно использовать для форматирования выделенного элемента.

Многие элементы диаграммы объединены в группы.

Для того чтобы выделить элемент группы, нужно в активизированной диаграмме один раз щелкнуть мышью по группе, второй раз щелкнуть по отдельному элементу группы. Выделенный элемент диаграммы можно переместить, изменить его размер, отредактировать содержание, изменить формат.

Рис. 3.4

Для того чтобы ввести в диаграмму метки данных, нужно после активизации диаграммы выбрать в меню Вставка команду Метки значений. На экране появится диалоговое окно Метки значений. Выбрать в диалоговом меню нужные параметры и нажать кнопку Ok (рис. 3.4.).

Для того чтобы изменить формат меток данных нужно дважды щелкнуть мышью на произвольной метке данных любого ряда. На экране появится диалоговое окно Форматирование меток данных. Далее задаем все необходимые изменения формата на вкладках Вид, Шрифт, Число, Выравнивание. Для того чтобы задать такой же формат для других меток данных, нужно их выделить и нажать клавишу F4. Нажать кнопку Ok.

Если возникает необходимость дополнить диаграмму другими рядами данных, то следует выделить построенную диаграмму (дважды щелкнуть в области диаграммы мышью). Затем выбрать в меню Вставка команду Новые данные для представления на экране одноименного диалогового окна, выделить диапазон ячеек, содержащий новые данные (включая метки столбцов и строк, если те должны быть отображены в диаграмме), и нажать кнопку ОК. Новые данные будут отображены на диаграмме.

В том случае, если был создан вариант диаграммы со многими установками, отличающимися от первоначальных, то может оказаться желательным сохранить этот вариант диаграммы в качестве нового типа (автоформат). Для этого необходимо активизировать в меню Формат команду Автоформат и в появившемся на экране одноименном диалоговом окне в группе Типы диаграмм установите опцию Дополнительные. В левой части окна появится список дополнительных типов диаграмм. Нажмите кнопку Настроить для перехода в диалоговое окно управления дополнительными типами диаграмм. Чтобы добавить новый тип, нажмите кнопку Добавить и укажите в диалоговом окне название и краткое описание типа, затем нажати-

Рис. 3.5

ем кнопки Ok закройте диалоговое окно Добавление нового типа диаграммы. В дальнейшем для применения созданного типа диаграммы следует активизировать нужную диаграмму, выбрать команду Автоформат меню Формат и в одноименном диалоговом окне после установки опции Дополнительные выбрать созданный тип. В результате нажатия кнопки Ok данный тип будет применен к активной диаграмме.

Выбор типа диаграммы зависит от типа данных.

В новых версиях Office, начиная с Office 2007, способ работы с диаграммами изменился. Если вы работали предыдущими версиями Office, то вы поймете, что изменения существенные. Теперь нет Мастера диаграмм, с помощью которого и производилась вся работа диаграммами в предыдущих версиях. В Office 2007 в соответствие с концепцией нового интерфейса для работы с диаграммами используются три вкладки. Они позволяют выполнять все те же действия (и даже больше), что и Мастер диаграмм, но более удобным и наглядным способом.

Добавление диаграммы

Создадим книгу Клиеты_графика.xlsx, а в ней рабочий лист Клиенты (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Рабочий лист «Клиенты» книги Клиеты_графика.xlsx

В упражнениях этого занятия будет добавлена и отформатирована диаграмма, представляющая данные этого листа в графической форме.

Создание диаграммы

Для создания диаграммы проще всего воспользоваться инструментами, расположенными в группе Диаграммы вкладки Вставка.

1. Чтобы создать диаграмму, следует сначала указать источник данных. Для этого выделите прямоугольную область ячеек А1:G7.

Исходные числовые данные для диаграммы следует выделять вместе со строкой и столбцом заголовков таблицы, чтобы соответствующие названия автоматически появлялись в легенде и оси категорий диаграммы.

2. Тип диаграммы можно выбрать в коллекциях, вызываемых с помощью кнопок в группе Диаграммы на вкладке Вставка. Выберем линейчатый тип диаграммы.

Чтобы просмотреть сразу все типы диаграмм, вы можете воспользоваться командой Все типы диаграмм, которая расположена внизу коллекции с типами диаграмм. После выполнения этой команды откроется диалоговое окно.

3. Щелкните на кнопке Линейчатая, как показано на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Выбор типа диаграммы

4. В появившейся коллекции выберите пункт Линейчатая с группировкой.

5. После выбора диаграммы на листе появится область диаграммы с вашей диаграммой.

Обратите внимание, что на линейке появились несколько дополнительных вкладок для работы с диаграммой. С помощью этих вкладок мы и будем настраивать параметры нашей диаграммы.

Созданная нами диаграмма содержит лишний ряд данных, появившийся из-за наличия в выделенной области пустой строки 2.

6. Чтобы скорректировать источник данных, щелкните на кнопке Выбрать данные, расположенной на вкладке Конструктор в группе Данные, как показано на рис. 3.8.

7. Появится диалоговое окно Выбор источника данных.

8. Щелкните на кнопке, расположенной в правой части поля Диапазон данных диаграммы.

9. Диалоговое окно свернется в одну строку, открыв доступ к листу Excel.

10. Выделите ячейки А1:G1.

11. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, перетащите мышь из ячейки А3 в ячейку G7. Эта операция добавит к выделению вторую группу ячеек, как показано на рис. 3.8.

Рис. 3.8. Скорректированный источник данных

12. Щелкните еще раз на кнопке, расположенной в правой части поля Диапазона данных для диаграммы, чтобы вновь развернуть диалогового окно. После этого в поле Диапазон данных для диаграммы появится формула

=Клиенты! $А$1: $G$1; Клиенты! $А$3: $G$7

В этой формуле с помощью абсолютных ссылок задаются две области данных из листа Клиенты. Немного потренировавшись, можно научиться вручную вводить формулы источников данных любых конфигураций. Нажимаем кнопку ОК.

13. Чтобы настроить макет диаграммы, перейдите на вкладку Макет, как показано на рис. 3.9.

14. Чтобы добавить название диаграммы на вкладке Макет в группе Подписи, щелкните на кнопке Название диаграммы.

15. В появившейся коллекции выберите элемент Над диаграммой. В верхней части области диаграммы появится название диаграммы.

16. Чтобы изменить его, наведите указатель мыши на область названия диаграммы и щелкните левой кнопкой мыши.

17. Введите в качестве названия текст Активность клиентов.

18. Чтобы добавить подписи для осей, щелкните на кнопке Названия осей. В появившемся меню можно задать режим вывода вертикальной и горизонтальной осей.

19. Для основной горизонтальной оси выберите вариант Название под осью.

20. Для основной вертикальной оси выберите вариант Вертикальное название.

21. После добавления подписей осей введите текст для них. Для горизонтальной оси введите текст Объем продаж, а для вертикальной – Месяцы (см. рис. 3.9).

Рис. 3.9. Настройка параметров диаграммы

22. Чтобы поместить диаграмму на отдельный лист, на вкладке Конструктор в группе Расположение щелкните на кнопке Переместить диаграмму.

23. В появившемся диалоговом окне Перемещение диаграммы установите переключатель На отдельном листе, как показано на рис. 3.10.

Рис. 3.10. Выбор расположения диаграммы

24. В текстовое поле имени нового листа имеется текст Диаграмма1. Результат показан на рис. 3.11.

Рис. 3.11. Готовая диаграмма на отдельном листе

Выбор типа диаграммы

Для лучшего отражения той или иной природы данных следует подобрать соответствующий тип диаграммы. Его, так же как и любые другие параметры, заданные при создании диаграммы, всегда можно сменить позже в процессе форматирования документа.

1. Чтобы выбрать другой тип диаграммы, выполните команду Конструктор → Тип → Изменить тип диаграммы. Откроется диалоговое окно, в котором вы можете выбрать нужный тип диаграммы (рис. 3.12).

Рис. 3.12. Изменение типа диаграммы

Если вы красиво отформатировали диаграмму и хотите записать ее в качестве именованного типа, чтобы пользоваться им в дальнейшем в качестве шаблона для создания других подобных диаграмм, щелкните на кнопке Конструктор → Тип → Сохранить как шаблон, введите в открывшемся диалоговое окне имя шаблона, а затем щелкните на кнопке Сохранить. После этого новый тип диаграммы, оформленной аналогично текущей, будет представлен на вкладке Шаблоны диалогового окна Вставка диаграммы.

2. Выберите образец Объемная разрезанная круговая.

3. Щелкните на кнопке ОК.

Диаграмма выбранного типа может отображать только один ряд (строку) данных, поэтому давайте сменим источник данных и воспользуемся выбранным типом для представления итоговых данных листа Клиенты.

4. Щелкните на кнопке Выбрать данные в группе Данные вкладки Конструктор, как показано на рис. 3.13.

Рис. 3.13.Настройка источника данных

5. Замените содержимое поля диапазон формулой

=Клиенты!$А$9:$G$9.

Это заставит Excel воспользоваться данными ячеек А9:G9 листа Клиенты, так как знак доллара ($) задает абсолютную адресацию ячеек.

6. Чтобы указать программе ячейки с названиями столбцов, щелкните на кнопке Изменить, расположенной в верхней части списка Подписи горизонтальной оси (категории). В этом списке находятся подписи делений по оси Х (категорий). Появится диалоговое окно Подписи оси.

7. Щелкните на ярлычке листа Клиенты.

8. Выделите группу ячеек В1:G1, содержащих заголовки столбцов (рис. 3.14).

Рис. 3.14. Выбор ячеек с подписями категорий

9. В диалоговом окне Подписи оси щелкните на кнопке, расположенной в правой части поля ввода.

10. Щелкните на кнопке ОК.

11. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Выбор источника данных.

12. После этого диаграмма будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 3.15. Заметьте, что с помощью довольно несложных действий можно полностью изменить практически все элементы диаграммы.

Рис. 3.15. диаграмма с вырезанными секторами

Если лист Excel в основном служит только рабочим полем, а его оформление не играет особой роли, то диаграммы предназначены для облегчения восприятия числовых данных, поэтому на их внешний вид следует обращать особое внимание. Правильное форматирование диаграммы визуально выделяет существенные данные и не привлекает внимание к менее важным данным.

Подписи рядов данных

Любая диаграмма состоит из элементов, к которым относятся такие объекты, как область построения диаграммы, оси, координатная сетка, маркеры данных, заголовки. Щелчком левой кнопки мыши можно выделить любой элемент, а щелчком ее правой кнопки раскрыть его контекстное меню. Помимо стандартных элементов, которые практически всегда присутствуют на диаграмме, Excel позволяет добавлять разные дополнительные элементы, усиливающие наглядность диаграммы и повышающие ее информативность. К таким вспомогательным элементам относятся подписи рядов данных.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на любом секторе диаграммы и выберите в контекстном меню команду Добавить подписей данных (рис. 3.16).

2. В открывшемся диалоговом окне щелкните на строке Параметры подписи, открыв доступ к соответствующим параметрам, как показано на рис. 3.16. В разделе Включить в подписи можно установить один или несколько флажков, чтобы определить, что именно будет содержаться в подписи:

• имя ряда;

• имена категорий – название соответствующей отметки оси;

• значения – числа источника данных;

• доли – процентная доля данного элемента данных в общем объеме;

• линии выноса.

Рис. 3.16. Настройка подписей данных

Рис. 3.17.

Рис. 3.18.

Так как секторные диаграммы не имеют осей, на них автоматически добавляются подписи данных, показывающие соответствие сектора тому или иному столбцу (строке) данных. В рассматриваемом примере подписями данных являются названия категорий Январь, Февраль и т.д.

3. Чтобы добавить к названиям категорий процентную долю сектора каждого месяца в общем объеме продаж, установите флажки Имена категорий и Доли.

4. Сбросьте флажок Линии выноски. Этот флажок выводит линии, связывающие подписи с соответствующими маркерами данных, но в данной ситуации и без них понятно, какому сектору соответствует та или иная надпись, а линии лишь загромождают диаграмму.

5. Щелкните на кнопке Закрыть. После этого рядом с названиями месяцев появятся числа, характеризующие долю, занимаемую соответствующим сектором в целом круге и выраженную в процентах.

Форматирование текста

Обратите внимание, что подписи на нашей диаграмме плохо читаются из-за небольшого размера и черного цвета. Попробуем изменить подписи рядов данных таким образом, чтобы они лучше читались. В верхней части диаграммы присутствует заголовок Активность клиентов, но текст заголовка непонятен и скорее запутывает, чем разъясняет смысл диаграммы. Давайте исправим эти недочет.

1. Щелкните на подписях ряда данных правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Шрифт.

2. В появившемся диалоговом окне в поле Размер введите число 20 (рис. 3.19).

Рис. 3.19. Диалоговое окно Шрифт

3. В раскрывающемся списке Цвет текста выберите белый цвет.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Подписи ряда данных сменят цвет и останутся выделенными (то есть будут окружены габаритным прямоугольником с маркерами).

Если подписи некоторых секторов диаграммы оказались за их пределами, перетащите их с помощью мыши на сами сектора.

Теперь давайте изменим шрифты названия (и текст названия) и легенды диаграммы, но сделаем это немного другим способом.

5. Выделите область названия диаграммы, щелкнув на ней левой кнопкой мыши.

6. В поле со списком Размер шрифта, которое расположено на вкладке Главная в группе Шрифт, установите размер шрифта равный 28,

7. Чтобы перейти в режим редактирования надписи, щелкните на ней еще раз. Габаритный прямоугольник исчезнет, а вместо него появится текстовый курсор.

8. Сотрите старую надпись и введите текст Продажи по месяцам.

9. Чтобы завершить редактирование текстового элемента, щелкните мышью за его пределами.

С помощью операций 1 – 9 можно изменить любую надпись, присутствующую на диаграмме.

Рассмотрим еще один способ изменения шрифта, на примере легенды.

10. Щелкните правой кнопкой мыши в области легенды. Появится контекстное меню легенды, а также мини-панель, с помощью которой можно выполнить форматирование текста.

11. Выберите в поле со списком размер 18 и с помощью соответствующих кнопок установите для текста начертания полужирный и курсив.

После этого диаграмма должна выглядеть примерно так, как показано на рис. 3.20.

Обратите внимание, что при форматировании одной подписи синхронно меняются и другие подписи того же ряда данных. Однако подписи данных можно модифицировать и по отдельности. Давайте выделим курсивом подпись сектора Июнь (поскольку это итоговая величина для полугодия). Чтобы выполнить задуманное, нужно сначала выделить элемент в группе подписей.

Рис. 3.20. Мини-панель для работы с текстом

12. Щелкните на тексте Июнь 15%, чтобы вокруг него появился габаритный прямоугольник с надписями. (При этом предполагается, что группа подписей данных диаграммы уже была выделена. Если это не так, щелчком выделите все подписи, затем немного подождите и повторным щелчком выделите указанный текст.)

13. Щелкните на выделенной подписи правой кнопкой мыши и с помощью появившейся панели инструментов задайте для текста начертание полужирный курсив. В списке Размер выберите значение 24, а в раскрывающейся палитре Цвет текста выберите желтый цветовой образец.

14. Переместите указатель на рамку габаритного прямоугольника, нажмите кнопку мыши и перетащите рамку влево и чуть вверх. Перетаскиванием можно перемещать любые надписи диаграммы.

15. Чтобы снять выделение подписи, щелкните за пределами габаритного прямоугольника. После этого диаграмма должна выглядеть примерно так, как показано на рис. 3.21.

Рис. 3.21. Форматирование подписей

Добавление данных другого листа

Диаграмма Excel может отображать данные сразу нескольких листов. (Именно по этой причине в начале ссылок на источник данных необходимо ставить название листа.) Такая возможность значительно расширяет область применения диаграмм. Например, на одном листе Excel может располагаться таблица расходов со строкой итога, а на другом аналогичная таблица доходов. Итоговые строки двух таких листов легко выводятся на одну диаграмму. Чтобы добавить на диаграмму предыдущего упражнения данные другого листа, выполните следующие шаги (продолжая работать с листом диаграмма).

1. Щелкните на кнопке Конструктор → Данные → Выбрать данные. Откроется диалоговое окно Выбор источника данных.

2. Щелкните на кнопке Добавить, расположенной в верхней части списка Элементы легенды (ряды). Появится диалоговое окно Изменение ряда, показанное на рис. 3.22.

Рис. 3.22. Диалоговое окно Изменение ряда

3. Щелкните на кнопке, расположенной справа от поля Значения. И выделите на листе Клиенты диапазон ячеек B3:G3 (рис. 3.23). Обратите внимание, что ярлычок листа диаграмма остался светлым, что символизирует смысловую связь выполняемой операции с диаграммой.

Рис. 3.23. Добавление данных другого листа

4. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Изменение ряда.

5. Excel автоматически вернет вас на лист Диаграмма в диалоговое окно Выбор источника данных. Щелкните на кнопке ОК.

На первый взгляд кажется, что ничего не изменилось, но это не так. Новые данные не видны, потому что диаграммы секторного типа способны отображать только один ряд данных. Чтобы увидеть добавленные значения, требуется изменить тип диаграммы.

6. Щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы и выберите в контекстном меню команду Изменить тип диаграммы.

7. В появившемся диалоговом окне Изменение типа диаграммы в разделе Гистограмма выберите пункт Объемная цилиндрическая.

8. Щелкните на кнопке ОК.

В результате такого преобразования секторы круговой диаграммы превратятся в высокие столбцы. Сзади каждого такого столбца появятся столбцы пониже. Они демонстрируют данные листа Клиенты. Заметьте, что диаграмма приобрела третье измерение – глубину. Теперь давайте приведем все элементы обновленной диаграммы к надлежащему виду.

Обратите внимание, что при перемещении указателя мыши по окну диаграммы возникает всплывающая подсказка, показывающая, на каком элементе диаграммы в данный момент находится указатель. Это помогает пользователю активизировать нужный элемент диаграммы.

9. Щелчком на подписях ряда данных Итого выделите все подписи данных и нажмите клавишу Delete, чтобы удалить их. В новом варианте диаграммы они нам не понадобятся. Аналогичным образом удалите подписи второго ряда данных и заголовок диаграммы.

10. Дважды щелкните на одной из подписей меток вертикальной оси. Одним из рассмотренных ранее способов настройте размер чисел (мы установили размер равный 16), чтобы они хорошо смотрелись на экране. Проделайте ту же операцию с подписями горизонтальной оси и оси глубины. В результате диаграмма должна стать примерно такой, как показано на рис. 3.24.

Рис. 3.24. Объемная цилиндрическая диаграмма

Объемная диаграмма

Тип диаграммы, выбранный в предыдущем упражнении, относится к группе объемных. Эти диаграммы имеют третье измерение и отображаются в определенной проекции, кроме того, они имеют дополнительный набор параметров, задающих тип и наклон проекции, а также угол перспективы.

1. Щелкните на кнопке Поворот объемной фигуры, расположенной на вкладке Макет в группе Фон. Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 3.25.

Рис. 3.25. Настройка вида объемной фигуры

2. В разделе Поворот в поле Х введите значение 30 и нажмите клавишу Tab. Этот параметр задает положение по горизонтальной оси. Можно сместить положение по оси вправо или влево, введя соответствующее значение.

3. В разделе Поворот в поле Y введите значение 20 и нажмите клавишу Tab. Этот параметр задает положение по вертикальной оси. Можно сместить положение по этой оси вверх или вниз, введя соответствующее значение.

4. Щелкните на кнопке Закрыть. Диаграмма повернется в соответствии с выполненными изменениями и станет такой, как показано на рис. 3.26.

Объемный вид доступен для тех типов диаграмм, в которых ряды данных выводятся объемными маркерами типа цилиндров или пирамид. Наличие третьей оси координат при этом обязательно.

Рис. 3.26. Диаграмма под новым углом зрения

Объемные диаграммы можно отображать в двух режимах в изометрии и в перспективе.

5. Снова щелкните на кнопке Поворот объемной фигуры, расположенной на вкладке Макет в группе Фон.

В появившемся диалоговом окне сбросьте флажок Оси под прямым углом, чтобы перейти в режим перспективы. После этого станет доступным поле Перспектива.

7. Введите в поле Перспектива число 60 и щелкните на кнопке Закрыть. Перспектива существенно исказит диаграмму, которая утратит параллельность линий (см. рис. 3.27).

Рис. 3.27. Диаграмма в режиме перспективы

8. Уменьшите эффект перспективы, введя в поле Перспектива число 15.

Ряды данных

Ряды данных – это столбцы, линейки, точки, пузырьки или другие маркеры, отображающие численные значения ячеек таблицы. Каждой строке или столбцу источника данных соответствует отдельный ряд данных, маркеры которого имеют одинаковый цвет. В зависимости от типа диаграммы вы можете менять цвет, форму и другие параметры рядов данных. Давайте модифицируем форму маркеров, относящихся к данным листа Клиенты, и немного раздвинем ряды данных.

В предыдущих примерах мы выполняли действия в основном с помощью кнопок, расположенных на вкладках. В этом упражнении мы будем чаще использовать команды контекстного меню.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на маркере дальнего ряда данных и в появившемся контекстном меню выберите команду Формат ряда данных.

2. В разделе Фигура открывшегося диалогового окна выберите третий вариант фигуры (рис. 3.28).

Рис. 3.28. Выбор формы маркеров данных

3. Щелкните на кнопке Закрыть.

4. Щелкните правой кнопкой в основании диаграммы.

Напомним еще раз, что при наведении указателя мыши на ту или иную область диаграммы появляется подсказка с названием этой области.

5. В появившемся контекстном меню выберите команду Формат основания.

6. Перейдите в раздел Поворот объемной фигуры.

7. Увеличьте до 200 число в счетчике Глубина, чтобы раздвинуть ряды данных.

8. Щелкните на кнопке Закрыть.

Обратите внимание, что сечение цилиндров после предыдущего шага стало овальным (рис. 3.29).

Рис. 3.29.

9. Выделите один из рядов данных. Щелкните на нем правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Формат ряда данных.

10. В появившемся диалоговом окне Формат ряда данных щелкните на строке Параметры ряда и в разделе Фронтальный зазор передвиньте ползунок в правую крайнюю позицию или введите в поле число 500 (рис. 3.30).

Рис. 3.30. Диалоговое окно Формат ряда данных

11. Щелкните на кнопке Закрыть. В результате форма цилиндров нормализуется.

В данном варианте расположения маркеров данных передние, более высокие столбцы заслоняют задние, более низкие. Это мешает восприятию информации. Следует переставить местами ряды данных.

12. Щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы.

13. В появившемся контекстном меню выберите команду Выбрать данные.

14. В открывшемся диалоговом окне Выбор источника данных в списке Элементы легенды (ряды) щелкните сначала на пункте Итого, а затем – на кнопке Вниз, чтобы переместить выделенный ряд данных ниже ряда Ряд2.

Остается исправить подписи третьей оси координат. Эта ось появилась в результате выбора типа диаграммы. Подпись Итого соответствует названию строки данных листа Клиенты. Подпись второго ряда данных была сгенерирована автоматически, так как выделенные ячейки данных листа Клиенты не содержали названия строки. Для модификации элементов осей требуется изменить источник данных.

15. Щелкните на кнопке Изменить, которая находится в верхней части списка Элементы легенды (ряды).

16. В появившемся диалоговом окне в поле Имя ряда введите текст Продажи по месяцам, как показано на рис. 3.31.

17. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 3.31. Изменение названий рядов данных

18. Щелкните на пункте Ряд2 в списке Элементы легенды (ряды).

19. Щелкните на кнопке Изменить, которая находится в верхней части списка Элементы легенды (ряды).

20. В появившемся диалоговом в поле Имя ряда введите текст Фантом, соответствующий названию строки данных листа Клиенты, и щелкните на кнопке ОК.

21. Надпись в легенде получается слишком длинной и в результате легенда занимает слишком много места. Давайте расположим легенду в нижней части области диаграммы. Чтобы сделать это, щелкните на легенде и в появившемся контекстном меню выберите команду Формат легенды.

22. В группе Положение легенды открывшегося диалогового окна Формат легенды установите переключатель Снизу. Окончательный вид диаграммы показан на рис. 3.32.

Рис. 3.32. Результат форматирования диаграммы

Контрольное упражнение

Чтобы попрактиковаться в работе с диаграммами, построим еще одну, воспользовавшись данными из файла Электронная таблица.xlsx.

1. Раскройте лист Клиенты.

2. Щелкните на кнопке Другие диаграммы, расположенной на вкладке Вставка в группе диаграммы.

3. В появившейся коллекции выберите диаграмму типа Лепестковая.

4. Щелкнув на кнопке Конструктор данные → Выбрать данные, в качестве источника данных укажите диапазон ячеек В3:G7.

Как задать подписи рядов данных?

5. С помощью кнопки Заголовок диаграммы, расположенной на вкладке Макет в группе Подписи, введите название диаграммы.

6. С помощью кнопки Легенда и соответствующей коллекции расположите легенду слева от диаграммы.

7. Масштабируйте диаграмму, максимально увеличив ее размеры в пределах объекта.

Как изменить размеры диаграммы?

8. Отформатируйте шрифт текста легенды и подписи осей так, чтобы они хорошо читались.

9. Сохраните полученную диаграмму в качестве шаблона диаграммы пользовательского типа.

Как сохранить диаграмму в качестве шаблона диаграммы?

10. Закройте файл без сохранения выполненных изменений.

Упражнения

Вариант 1

(а) Построить в разных системах координат при х  [–2, 2] графики следующих функций:

(b) Построить в одной системе координат при х  [–2, 2] графики следующих двух функций:

(с) Построить поверхность

Вариант 2

(а) Построить в разных системах координат при х  [–2, 2] графики следующих функций:

(b) Построить в одной системе координат при х  [–2, 2] графики следующих двух функций:

(с) Построить поверхность при х, y  [–1, 1].

Вариант 3

(а) Построить в разных системах координат при х  [–2, 1,5] графики следующих функций:

(b) Построить в одной системе координат при х  [–1,5, 1,5] графики следующих двух функций:

y

(с) Построить поверхность при х, y  [–1, 1].

Вариант 4

(а) Построить в разных системах координат при х  [–1,5, 1,5] графики следующих функций:

(b) Построить в одной системе координат при х  [–2, 2] графики следующих двух функций:

(с) Построить поверхность при х, y  [–1, 1]

Вариант 5

(а) Построить в разных системах координат при х  [–1,8, 1,8] графики следующих функций:

(b) Построить в одной системе координат при х  [0, 3] графики следующих двух функций:

(с) Построить поверхность при х, y  [–1, 1].

Вариант 6

(а) Построить в разных системах координат при х  [–2, 1,8] графики следующих функций:

(b) Построить в одной системе координат при х  [–3, 0] графики следующих двух функций:

(с) Построить поверхность при х, y  [–1, 1].

Вариант 7

(а) Построить в разных системах координат при х  [–1,7, 1,5] графики следующих функций:

(b) Построить в одной системе координат при х  [–3, 0] графики следующих двух функций:

(с) Построить поверхность при х, y  [–1, 1].

Вариант 8

(а) Построить в разных системах координат при х  [–1,5, 1,8] графики следующих функций:

(b) Построить в одной системе координат при х  [–3, 0] графики следующих двух функций:

(с) Построить поверхность при х, y  [].

Вариант 8

(а) Построить в разных системах координат при х  [–1,5, 1,8] графики следующих функций:

(b) Построить в одной системе координат при х  [0, 2] графики следующих двух функций:

(с) Построить поверхность при х, y  [–1, 1].

Вариант 9

(а) Построить в разных системах координат при х  [–1,4, 1,9] графики следующих функций:

(b) Построить в одной системе координат при х  [0, 2] графики следующих двух функций:

(с) Построить поверхность при х, y  [–1, 1].

Вариант 10

(а) Построить в разных системах координат при х  [–1,4, 1,4] графики следующих функций:

(b) Построить в одной системе координат при х  [0, 2] графики следующих двух функций:

(с) Построить поверхность при х, y  [–1, 1].