Глава 4. Язык и стиль служебной документации... 115

Необходимо, чтобы каждому понятию соответствовал один термин. И здесь очень важное значение имеет использование стандартизованной терминологии.

Из-за незнания элементарных правил составления деловых документов работники аппарата управления тратят на этот процесс значительную часть рабочего времени. Но дело не только в затратах времени на создание документов. Каждый работник аппарата управления хорошо знает, сколько минут и даже часов порой требуется, чтобы разобраться в содержании входящей корреспонденции. Нередко для этого требуется буквально пробиваться через словесный частокол, распутывать замысловатые фразы.

Чтобы упростить и ускорить работу с деловой коррес­понденцией, необходимо знать, какие требования предъявляются к документу. Самое общее требование сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса.

К сожалению, составители деловой документации зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, техничес­кие. Поскольку в качестве основного инструмента информационного обмена между организациями выступает пере­писка, предлагаем рассмотреть типичные ошибки при со­ставлении документов на примере деловых писем.

2. Структурные ошибки

Большое количество документов составлено так, как будто их составители никогда раньше не писали служебных писем, не составляли отчетов, актов, протоколов и других деловых документов. Это прежде всего является следствием отсутствия разработанных типовых документов, образцов.