Глава 4

Язык и стиль служебной документации. Типичные ошибки

1. Общая характеристика стиля служебной документации

Язык профессионального общения требует однознач­ности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

На язык и стиль служебной документации распространяются законы составления текстовых документов с точки зрения так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного). В официально-деловом стиле речи выделяются подстили: законодательный,

инструктивно-методический, организационно-распоряди­тельный, статистический, технический, дипломатический и др.

Официально-деловой стиль речи — наименее исследованный стиль. Лингвисты выделяют язык служебных документов в особую разновидность стиля речи, подчеркивая его автономность.

При подготовке текста служебного документа должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повество­вания, нейтральность тона изложения, использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оцен­ки ситуаций и фактов. Такой стиль изложения называют формально-логическим.

Кроме сказанного, язык документов отличают также сле­дующие особенности: унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона ис­пользуемых речевых средств, высокая степень повторяемо­сти (частотности) отдельных языковых формул на опреде­ленных участках текстов документов, ограниченная сочета­емость слов, своеобразная модальность.

Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста является статус авторства. Очевидно, что технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя (реквизит 27).

Большинство официальных документов визируются и подписываются несколькими лицами. В целом, в официаль­ной переписке выражаются общественные, коллегиальные, коллективные интересы. Автором официальных докумен­тов является, как известно, не физическое, а юридическое лицо. Поэтому личностный Момент в оценке фактов, констатируемых в тексте документа, ослаблен, а тон, в целом, нейтрален. Когда автором документа является юридическое лицо — организация, предприятие, учреждение,

Делопроизводство

объединение, фирма, кооператив, — то субъект действия отождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация, руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, комиссия, совет трудового коллектива и т. д.

Итак, с социологической точки зрения, автором служебного документа является «коллективный субъект». Именно коллективный статус авторства в официально-деловой письменной речи обусловил тенденцию к унификации речевых средств на всех уровнях языка: синтаксиса, стиля, терминологии, фразеологии, морфологии, словообразования, словосочетания.

Для содержания служебной документации характерна тенденция к ограничению числа затрагиваемых вопросов. Рекомендуется составлять, в частности, служебные письма по одному вопросу, чтобы они не содержали тематически разнородную и логически не связанную информацию.

Композиция документа — способ формализации состава информации, содержащейся в нем. Композиция или структура текста официального документа — это последовательность расположения его составных частей (аспектов).

Характерной особенностью синтаксиса официального до­кумента является логичное построение предложения. Порядок слов в предложении должен отражать логическую по­следовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения.

__ Несмотря на то, что в русском языке относительно свободный порядок слов в предложении, т. е. члены предложения не имеют фиксированного места, как в некоторых других языках (например, в английском, где имеет место твердый порядок слов), существуют определенные правила расположения слов.

В устной речи наиболее значимое слово выделяется ин­тонационно, а в русской письменной речи информационная роль слова или словосочетаний возрастает к концу предложения. Согласно этому принципу сначала в предложе