7. Інтеграція з клієнтами та постачальниками бізнес - процесів:
У наведеному прикладі оптимізації бізнес-процесу компанії, що займається торгівлею аудіо-відео продукцією, було покращено взаємодію між структурними підрозділами компанії. У даному прикладі, також була оптимізована взаємодія між компанією та її постачальниками, в рамках якої постачальник став надавати ресурси у форматі, відповідному вимогам компанії, - роздільні накладні на новинки і асортимент, а також забезпечив готовність відвантаження новинок до 10:00 дня їх виходу.
В даному випадку був застосований ще один метод оптимізації бізнес-процесів, який називається інтеграцією з постачальниками і клієнтами. Виявляється, що для зниження витрат і часу бізнес-процесів, а також підвищення їх якості доцільно провести технологічну інтеграцію бізнес-процесів компанії з бізнес-процесам зовнішніх клієнтів і постачальників (див. Рис. 42). В якості клієнтів і постачальників, на яких спрямований даний метод, можуть виступати не тільки клієнти і постачальники в повсякденному розумінні, але і будь контрагенти, які споживають виходи, а також постачають входи для бізнес-процесів організації. Яскравим прикладом цьому є автоматизована інтеграція організацій з банками з питань здійснення платежів та отримання інформації по розрахунковому рахунку.
Рисунок 42. Інтеграція бізнес-процесів компанії з процесами клієнтів і постачальників
Виявляється, що багато функцій бізнес-процесу можна передати постачальникам. У світі існують приклади, коли компанії передавали своїм привілейованим постачальникам функцію з управління товарним запасом і поставці товару. У даній схемі постачальник самостійно відстежував товарні залишки компанії по своєї продукції, прогнозував її попит і в рамках існуючих вимог по структурі товарного запасу приймав рішення про постачання своєї продукції. За якісне виконання даних функцій постачальник отримував від компанії додаткові привілеї та довгострокові гарантії з поставки своєї продукції.
В даний час активно відбувається інтеграція бізнес-процесів компаній з процесами їх клієнтів. Наприклад, компанії-дистриб'ютори фармацевтичних препаратів здійснили автоматизовану інтеграцію з аптеками, які є їх клієнтами. Використовуючи спеціалізоване програмне забезпечення, аптеки роблять замовлення на закупівлю, яке автоматично потрапляє в компанію і оперативно виконується. Дана інтеграція значно скоротила час, витрати і підвищило якість виконання бізнес-процесу по обробці запитів аптек.
У наведеному прикладі оптимізації бізнес-процесу "Торгівля аудіо-відео продукцією" були одночасно застосовані три методи оптимізації:
узгодження результатів з вимогами;
розробка декількох варіантів бізнес-процесів;
інтеграція з клієнтами і постачальниками.
8. Мінімізація усної інформації:
Чому використання в бізнес-процесі усної інформації призводить до невідповідностей і неефективності?
По-перше, усна інформація має властивість сильно спотворюватися при передачі її від одного учасника бізнес-процесу до іншого. Особливо велике спотворення в управлінських бізнес-процесах, що мають справу зі складною інформацією. Перший сказав другому, другий інтерпретував отримане інформаційне повідомлення по-своєму, і що спотворення, що виникло стало посилюватися далі по ланцюжку бізнес-процесу. Статистика показує, що при проходженні інформації через дві ланки ступінь її спотворення досягає більше 50-ти відсотків (див. Рис. 43).
Рисунок 43. Спотворення усної інформації при її проходженні від одного учасника бізнес-процесу до іншого
Друга причина викликана тим, що за усну інформацію не можна призначити відповідального. Тому потрібно зробити так, щоб в рамках бізнес-процесів всі інформаційні потоки були по можливості документовані. Це в свою чергу призводить до збільшення бюрократії і уповільнює хід перебігу бізнес-процесів. Проте, як показує практика, раціональна бюрократія виявляється корисною.
Використання раціональної бюрократії в першу чергу дозволяє підвищити відповідальність усіх учасників бізнес-процесу, так як вони починають усвідомлювати, що їх діяльність фіксується і в разі вчинення ними помилок є документальне тому підтвердження.
Більшість компаній, особливо що відносяться до малого і середнього бізнесу, недостатньо використовують документований обмін інформацією. При збільшенні кількості учасників бізнес-процесу це призводить до збільшення невідповідностей, що виникають у бізнес-процесі і відповідно до зниження якості.