- •1Современные информационные технологии и системы в экономике
- •1.1Роль и место информационных технологий в экономике
- •1.2 Сферы использования современных информационных технологий в экономике
- •1.3Классификация информационных технологий
- •1.4 Информационная система, как особая информационная технология
- •2Корпоративные информационные системы
- •2.1Основные понятия корпорации
- •2.2Понятие корпоративной информационной системы и требования к её созданию
- •2.3 Классификация корпоративных информационных систем
- •2.4Принципы построения кис
- •3Базовые стандарты управления корпорацией
- •3.1Стандарты mrp и mrpii - Системы управления ресурсами предприятия
- •3.2Стандарт erp
- •3.3 Системы управления взаимоотношениями с клиентами
- •3.4Экспертные системы
- •3.5 Системы бизнес-аналитики
- •3.6Системы электронного документооборота
- •4Корпоративные сети
- •4.1Корпоративные сети: основные понятия
- •4.2Intranet – как инструмент корпоративного управления
- •4.3Архитектура Intranet
- •4.4Информационная безопасность в Intranet-сетях
- •4.4.1Управление доступом путем фильтрации информации
- •4.4.2Безопасность программной среды
- •4.4.3Защита Web-серверов
- •4.4.4Аутентификация в открытых сетях
- •4.4.5Простота и однородность архитектуры
- •5Производственные кис
- •5.1. Крупные кис
- •5.2 Средние кис
- •5.2.5 Апрель
- •6 Финансово-управленческие кис
- •6.1 Малые кис
- •6.1.3 Босс-Корпорация
- •6.1.4 Галактика
- •6.1.5Парус
- •6.1.6 Флагман
- •6.2. Локальные кис
- •6.2.2Гепард
- •6.2.3 Инфин-Управление
- •7Внедрение кис и оценка экономической эффективности применения ит в деятельности предприятия
- •7.1 Выбор и внедрение кис
- •7.2 Существующие методики оценки экономической эффективности внедрения ис
- •7.3 Основные проблемы внедрения ит-проекта в России
- •Список литературы
3.6Системы электронного документооборота
Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ею управлять. Длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.
Системы электронного документооборота (СЭД) формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.
Среди функций средств электронного документооборота выделяют:
регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);
электронный архив документов;
согласование и утверждение документов;
контроль исполнения документов и поручений;
библиотека регламентов управленческих процедур;
система контроля знаний должностных инструкций и др.
По данным некоторых исследований, средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:
на поиск и ожидание поступления документов - 20%;
на согласование и утверждение документов - 20%;
на передачу документов между подразделениями - 10%;
на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%. То есть суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на
рутинную обработку документов - более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции. Использование СЭД обеспечивает:
значительное (в несколько десятков раз) снижение времени поиска, передачи, согласования и рутинной работы с документами;
параллельное выполнение работ (например, параллельное согласование);
непрерывное движение документов, процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;
удаленный доступ к базе данных (отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - СЭД нового поколения обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте);
эффективный поиск документов по минимальному набору атрибутов;
снижение временных затрат на подготовку стандартных отчетов о движении документов.
Среди систем электронного документооборота отметим EMC Documentum, DocsVision, Инталев: Документооборот, ЕВФРАТ-Документооборот, Directum.