1.8. Создание диаграмм
Диаграммы являются наглядным средством представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных. Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.
Чтобы создать диаграмму, необходимо, прежде всего, ввести данные для диаграммы на лист. Затем выделить введенные данные и воспользоваться мастером диаграммдля пошагового создания диаграммы с выбором типа и различных параметров диаграммы. Кроме того, можносоздать диаграмму за один шагбез использования мастера диаграмм. При создании таким способом для диаграммы используются стандартные тип и параметры форматирования, которые позже можно изменить (см. рис. 6).
MSExcel создаетзначения осина основе указанных данных, которые соответствует значениям ячеек диапазона на листе. Если не указано иное, в качестве числового формата для оси Excel использует формат верхней левой ячейки диапазона значений. В качествеимен оси категорийExcel использует заголовки столбцов или строк данных. Имеется возможностьсоздать другие имена. Excel также использует заголовки столбцов или строк данных в качествеимен рядов данных.Имена рядовотображаются в легенде диаграммы.Маркеры данныходного цвета представляют один ряд данных. Каждый маркер соответствует одному значению данных листа. При остановке указателя над каким-либо элементом диаграммы появляется подсказка с названием элемента.
Рис. 6. Пример диаграммы, внедренной на рабочем листе
Внедренная диаграмма рассматривается как графический объект и сохраняется в качестве части листа, на котором она создана. Внедренные диаграммы следует использовать в случаях, когда требуется отобразить или напечатать одну или несколько диаграмм вместе с данными листа. Лист диаграммы – это отдельный лист в книге, имеющий собственное имя. Листы диаграмм следует использовать в случаях, когда требуется просмотреть или изменить большие сложные диаграммы отдельно от данных, или сохранить пространство экрана для работы с листом.
1.9. Консолидация данных
Консолидация данных позволяет формировать итоговые значения на отдельных листах, создавая связи между исходными данными и итоговыми ячейками. Существуют несколько способов консолидации. Наиболее распространенный из них – использование команды Консолидация. В этом случае следует выбрать лист, на котором будут консолидироваться данные, и присвоить ему имя. Затем выделить ячейку нового листа (например, А1) и в меню Данные выбрать команду Консолидация. Появится окно диалога, показанное на рис. 7.
Рис. 7. Окно диалога «Консолидация данных»
Далее необходимо: щелкнуть на ярлычке листа с исходными данными – MS Excelвведет имя данного листа в полеСсылкав окне диалога; щелкнуть на кнопке скрасной стрелкой(в полеСсылка) – диалоговое окно свернется; выделить ячейки с исходными данными – в окне диалога появятся абсолютные ссылки на эти ячейки; щелкнуть на кнопке скрасной стрелкой –окно развернется; если в полеФункцияне появилась функцияСумма, то выбрать её из списка. Если нужно осуществить другую операцию с исходными данными выбрать требуемую функцию из списка; в областиИспользовать в качестве именустановить флажокЗначения левого столбца, чтобы значения левого столбце исходных данных стали именами данных создаваемого листа (MSExcelвозвратится в этот момент к новому листу, где будут расположены консолидированные данные); установить флажокСоздавать связи с исходными данными, чтобы связывать данные исходного листа с листом с консолидированными данными; щелкнуть на кнопкеОК.
MS Excelввел в столбецАназвания данных левого столбца, а в столбецСитоговые данные. Программа также вставила дополнительный столбец и изменила структуру листа.