1. 2. Создание, сохранение и открытие книг, таблиц, файлов
Для создания книги нужно выполнить команду Создатьв менюФайл. Новая пустая книга создается посредством выбора вкладкиОбщиеи двойного щелчка на значке«Книга». Для создания книги по шаблону необходимо выбрать вкладкуРешенияили вкладку со списком пользовательских шаблонов, а затем выбрать шаблон, по которому создается книга.
Для сохранения готовой таблицы нужно выбрать команду Сохранить(Сохранить как) в менюФайли в диалоговом окне указать имя и путь сохраняемого файла. Расширениеxls задается всем таблицамExcel. Если при сохранении требуется создание резервной копии, в том же диалоговом окне в менюСервис=>Общие параметрынеобходимо установить флажокВсегда создавать резервную копию. Резервная копия создается с расширением .bak.
Для того чтобы открыть уже созданную книгу нужно выбрать команду Файл=>Открытьи в диалоговом окне найти нужный файл. Можно открыть файл на диске, просто дважды щелкнув на нем мышью.
1. 3. Ввод данных, форматирование ячеек, листа
Для ввода информации следует указать ячейку, в которую необходимо ввести данные, набрать эти данные и нажать клавишу ENTER или клавишу TAB.
В MSExcel текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.
Числа могут включать только следующие символы: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e. Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст. Перед рациональной дробью следует вводить 0(нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; например, нужно вводить0 1/2. Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки ( ). Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. Для интерпретации чисел как текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам или в нужные ячейки при вводе помещать первым символом апостроф. Если числа уже введены, то нужно назначить ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимать клавишу F2, а затем – клавишу ENTER, чтобы ввести заново данные.
Если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, то недостающая часть набора будет произведена автоматически. В Microsoft Excel автоматический ввод производится только для тех записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.
Для того чтобы сделать таблицу читаемой Excelпредлагает многочисленные форматирующие функции, которые можно вызвать, выбрав командуЯчейкив менюФормат (см. рис. 2).
Рис. 2. Окно форматирования ячеек
Например, чтобы изменить выравнивание текста (данных), нужно выбрать вкладку Выравнивание и затем изменить необходимые параметры. Чтобы просмотреть весь текст, занимающий в ячейке несколько строк, следует установить флажокПереносить по словамна вкладкеВыравнивание. Чтобы начать в ячейке новую строку необходимо нажать комбинацию клавиш ALT+ENTER. Для изменения размеров символов, начертания следует выбрать вкладкуШрифт. Числовые форматыпозволяют изменять внешний вид чисел, включая даты и время, не изменяя внутреннее представление чисел.
Для разделения различных типов информации на листе можно обвести границы ячеек,затенить фон ячейкиилизатенить ячейки цветным узором.
Данные в столбце занимают, как правило, гораздо меньше места, чем нужно для подписи столбца. Чтобы не создавать неоправданно широкие столбцы или использовать сокращенные обозначения в подписях столбцов, можно повернуть текстиналожить границы, которые будут повернуты на тот же угол, что и текст.
Для быстрого форматирования ячеек применяют автоформаты и стили.