Для контролю за рухом та використанням напівфабрикатів за звичай складають оперативний баланс руху деталей у виробництво.
Порядок документального оформлення придбання запасів, які надходять на підприєм-ство від постачальника:
Н
адходження
на склад Документи постачальника
(сертифікати, специфікації, посві-дчення,
накладні, рахунки фактури, товарно-транспортні
накладні) Первинні доку-
менти підприємства (прибутковий ордер, акт приймання).
5. Організація обліку надходження, зберігання та вибуття запасів.
Основні шляхи надходження виробничих запасів на підприємство:
придбання за плату;
виготовлення власними силами і знаходженням в процесі виробництва з метою подальшої реалізації;
виготовлення власними силами;
внесення до статутного капіталу;
внесення до статутного капіталу запасів, призначених для реалізації;
безоплатне надходження;
обмін на подібні запаси;
обмін на неподібні запаси.
Контроль за виконанням плану договорів, вчасним надходженням і оприбуткуванням матеріалів здійснює служба постачання. З цією метою в ній ведуть відомості (машинограми) оперативного обліку виконання договорів поставки, де відмічають виконання умов договору про поставку за асортиментом матеріалів, їх кількістю, ціною, строками відвантаження тощо. Бухгалтерія здійснює контроль за організацією даних оперативного обліку.
Забезпечення підприємства виробничими запасами шляхом придбання їх у постачальника здійснюється на договірних засадах.
Приймання виробничих запасів у місцевих постачальників або із залізничної станції чи аеропорту здійснює експедитор підприємства, якому видається довіреність.
Для забезпечення виробничої програми відповідними матеріальними ресурсами на великих підприємствах створюються спеціальні склади для зберігання основних і допоміжних матеріалів, палива, запасних частин, МШП та інших запасів. Крім центральних складів, в різних структурних підрозділах підприємства можуть бути комори, які виконують функції проміжних складів. Кожному складу наказом по підприємству присвоюється порядковий номер, який надалі зазначається на всіх документах, які відносяться до операцій даного складу. На складах (кладових) матеріальні цінності розміщують по секціях, а в середині них - по групах, типо- та сорторозмірах в штабелях, ящиках, контейнерах, на стелажах, полках, комірках, піддонах, що забезпечує швидке їх приймання, відпуск та контроль за відповідністю фактичної наявності встановленим нормам (ліміту).
Складський облік організують за видами об'єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей. За необхідності складський облік організують за партіями надходження запасів. Склади повинні бути забезпечені справними вагами, вимірювальними приладами та мірною тарою.
Облік матеріалів на складі здійснюється завідуючим складом (комірником), який є матеріально відповідальною особою. Його приймають на роботу, як правило, за згодою з головним бухгалтером підприємства. З комірником укладається типовий договір у встановленій формі про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
Бухгалтерія підприємства у встановлені строки здійснює приймання і обробку первинних документів на сировину, матеріали тощо.
Існує декілька варіантів обліку матеріальних запасів:
сортовий;
партійний;
сальдовий.
Кількісний облік готової продукції за її видами і місцями зберігання може бути організований за допомогою сортових карток складського обліку або безкартковим способом. При першому способі в бухгалтерії складають і обробляють групувальні відомості оприбуткування продукції за її видами в розрізі підрозділів-виробників і місцями зберігання. Складаються картки складського обліку, в яких зазначаються назва продукції, її номенклатурний номер, одиниця виміру, розмір, марка, ціна за одиницю. В картках складського обліку робляться записи про надходження та відпуск готової продукції і щоденно виводяться її залишки.
Запаси відпускають зі складу підприємства на виробничі, господарські потреби, на сторону, для переробки і в порядку реалізації надлишкових (неліквідних) запасів:
передача до основного чи допоміжного виробництва;
використання в невиробничій сфері;
продаж надлишкових матеріальних цінностей;
безоплатна передача юридичним чи фізичним особам;
внесення до статутного капіталу інших підприємств4
вибуття в результаті стихійного лиха;
вибуття при недостачі, псуванні і крадіжці матеріалів;
виявлення браку у виробництві.
При відпуску запасів зі складу у виробництво МВО (завскладом, комірник) повинен дотримуватись наступних вимог:
1) запаси обліковувати за вагою, обсягом, масою у суворій відповідності до нормативів витрат на визначений обсяг виробництва;
2) відпуск запасів здійснювати в межах попередньо встановлених лимітів;
3)узгоджувати з головним бухгалтером списки осіб, яким надано право вимагати зі складів матеріали і брати зразки їх підписів.
Основними документами, що відображають відпуск матеріалів зі складу для внутрішньогосподарських потреб, є лімітно-забірні картки (ф. М-8), накладні-вимоги.
Ліміт визначається виходячи з виробничої програми цеху та діючих норм витрат матеріалів з урахуванням існуючих в цехах залишків невикористаних матеріалів на початок місяця. Ліміт може встановлюватись на кожне замовлення окремо.