10. Анализ данных

10.1. Фильтрация данных

Фильтры, интегрированные в Excel, упрощают процесс ввода и удаления записей из списка, а также процесс поиска информации.

Результат запроса можно скопировать в отдельную область таблицы и использовать в вычислениях.

При фильтрации записи, которые не соответствуют заданному критерию, скрываются, однако порядок их расположения остается прежним.

Для фильтрации данных рассмотрим Расширенный фильтр.

Основой расширенного фильтра является множество критериев, для задания которых следует скопировать заголовки столбцов в пустую строку текущего рабочего листа. Теперь в ячейку под соответствующим заголовком столбца можно вставить критерий.

Критерии представляют собой набор условий, используемых для поиска данных в указанном диапазоне ячеек. В качестве условий могут выступать как искомый набор символов, так и выражения.

Строчные и прописные буквы при фильтрации данных не различаются.

В критериях можно применять символы подстановки: звездочку для замены произвольного количества символов и знак вопроса для замены одного неизвестного символа. Допускается неоднократное употребление вопросительного знака в критерии.

На отдельном листе создадим список сотрудников и скопируем заголовки столбцов «Фамилии» и «Стаж работы» в пустые ячейки, расположенные справа:

Фамилии	Стаж работы		Фамилии	Стаж работы
Иванов М.С.	5
Ввод критерия Исаев Б.Т.	2
Карасев К.И.	10
Краснов С.С.	15
Смирнов Н.Н.	8

Так, например, чтобы найти данные о сотрудниках, фамилии которых начинаются на букву «К», в качестве критерия поиска под заголовком столбца «Фамилии» следует ввести «К*».

Фамилии

К*

Чтобы отобрать строки с ячейками, имеющими значения в заданных границах, следует использовать оператор сравнения (>; <; <=; >=;<>). Условие отбора с оператором сравнения следует ввести в ячейку ниже заголовка столбца.

Критерии, введенные в одной строке, объединяются условным оператором И, а в разных строках – оператором ИЛИ. При задании критериев знак равенства не используется.

Рассмотрим еще один пример. Допустим, чтобы отобрать сотрудников, имеющих стаж работы больше 5 лет и меньше 10 лет, добавьте еще один заголовок «Стаж работы» и введите условия отбора следующим образом:

Стаж работы	Стаж работы
>5	<10

Если же необходимо отобрать сотрудников, имеющих стаж меньше 5 лет или больше 10 лет, то критерии задаются так:

Стаж работы

<5

>10

Для активизации функции расширенного фильтра выберите команду Данные ФильтрРасширенный фильтр. После этого на экране появится диалоговое окно, в котором следует указать исходный диапазон и диапазон условий.

Чтобы задать диапазон ячеек, содержащих критерии, установите курсор ввода в поле Диапазон условий и отметьте нужные ячейки, включая заголовки столбцов. При указании диапазона критериев следует выделять только заполненные строки, так как пустая строка интерпретируется программой как критерий, связанный с другими критериями условным оператором ИЛИ.

Данные можно фильтровать на месте исходного диапазона или скопировать результат в другое место. Если активизирована опция Скопировать результат в другое место, в поле Поместить результат в диапазон следует указать адрес ячейки, начиная с которой будут располагаться соответствующие критериям записи.

В результате установки опции Только уникальные записи из полученного списка будут исключены записи с общими элементами.