1.4.2. Классификация документов

1.4.2.1. Классификация документов по назначению

Сущность документов и их место в хозяйственной деятель­ности организации отражается в их классификации.

Примерная схема классификации бухгалтерских документов приведена на схеме 4.2. в [Астахов]

По назначению документы подразделяются на:

— распорядительные;

— оправдательные;

— бухгалтерского оформления;

— комбинированные.

Распорядительные дают право на совершение строго опре­деленных распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руково­дителем организации, позволяет кассиру получить определенную сумму в банке с ее расчетного счета. В качестве распорядитель­ного документа в [Астахов] на с. 112 приведена доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

Оправдательные подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляю­щим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправда­тельными документами, приложенными к нему, рассматривает­ся как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подот­четным лицом бухгалтеру. На стр. 113—114 в [Астахов] приведена форма приходного кассового ордера, являющегося оправдательным до­кументом по оприходованию денежных средств.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распо­рядительных и оправдательных документов подготовить в даль­нейшем соответствующие учетные записи для обработки с це­лью дальнейшего использования в учетном процессе. Поэтому они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов слу­жит для распределения расходов на управление структурных под­разделений предприятия между отдельными видами выпускае­мой ими продукции. Различные справки-расчеты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учете сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, вне­бюджетными фондами и т. п.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения ру­ководителем израсходованных подотчетных сумм авансовый от­чет приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к уче­ту указанную сумму, подтвержденную оправдательными первич­ными документами (квитанции на проживание, билеты за про­езд и пр.). Указание же в авансовом отчете бухгалтерских прово­док по списанию этой суммы дает основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.

Отмеченные достоинства комбинированных документов дела­ют их весьма распространенными в практике бухгалтерского учета. Форма комбинированного документа — авансового отчета приведена в [Астахов] на с. 116—117.

1.4.2.2. Классификация документов по порядку формирования

По порядку формирования различают первичные и сводные документы.

Первичные документы находятся в начале технологической цепочки учетного процесса. Они составляют основу первичного учета. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйствен­ной жизни путем предварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся инвентарная карточка учета основных средств (ф. № ОС-6), акт о приемке материалов (ф. № М-7) и др.

Сводные документы составляются на основе первичных до­кументов. Их применение позволяет обобщить и анализировать ин­формацию о совершаемых хозяйственных операциях на более высоком уровне. Так, в пред­ставленных материально ответственными лицами товарных от­четах за определенный отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по при­ходу и расходу. Основанием для составления товарных отчетов явились первичные учетные документы (акты приемки, акты на списание и пр.).

Кассовые отчеты составляются по данным приходных и рас­ходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов (платежно-расчетных или платежных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т. п.).

Первичные и сводные учетные документы могут составлять­ся как на бумажных, так и машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновре­менно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме. Данное усло­вие сохраняется также при наличии требования правоохранитель­ных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.