3.3. Процесс подготовки к переговорам

Тщательная подготовка к переговорам - это предпосылка их успешного проведения. Чаще всего люди пытаются идти путем наименьшего сопротивления и экономят время и силы на подготовку к переговорам. Представьте себе простую жизненную ситуацию: очутившись в незнакомом городе, вы решили доехать куда-либо на таксе. Большая вероятность того, что довезут вас на место, выбрав самый длинный и дорогой мар-

68

шрут. Если такое произойдет, значит, вы заплатили за то, что не подготовились к данной ситуации. Даже этот простой пример демонстрирует важность подготовительной работы, а в условиях же деловых переговоров она необходима.

Подготовительный период может начаться задолго до фактического начала переговоров и включает два основных аспекта: организационный и содержательный.

Организационный аспект

Независимо от темы будущих переговоров в

ходе их подготовки стороны должны согласовать ряд вопросов процедурного характера. В первую очередь, необходимо осуществить выбор места и времени встречи.

Здесь могут быть реализованные разные варианты. При выборе места проведения переговоров стоит помнить о том, что люди более комфортно чувствуют себя на своей «территории», будь это офис или страна. А потому принимающая сторона имеет значительное преимущество. Возможный выбор и нейтральной территории.

Что касается часового параметру переговоров, то их начало зависит, в первую очередь, от реальных возможностей подготовки. С другой стороны, длительность переговоров может быть достаточно разная: от одного -двох дней до нескольких месяцев. Например, внеочередной саммет Организации Африканского Единства (Сирия, 1999) проходил всего два дня, а Венский конгресс (1814-1815), сзываемый после завершения войны против наполеоновской Франции, длился около 10 месяцев.

Определение повестки дня — это важна составляющая подготовки к переговорам. Повестка дня выступает определенным инструментом для регуляции хода переговоров. В процессе его составления определяется круг вопросов для обсуждения, устанавливается порядок обсуждения, решается вопрос о длительности выступлений оппонентов. Разработка повестки дня может превратиться в непростую проблему. Однако она вносит ясность в процедуру проведения заседаний, что особенно важно при наличии целого ряда проблем и в ситуациях многосторонних переговоров.

Организационная сторона подготовительного периода связана с решением такой задачи, как формирование состава участников переговоров. В этом случае необходимо решить такие вопросы, как: кто возглавит делегацию, который будет ее количественный и персональный состав. Решая вопрос о председателе делегации, важно учитывать не только уровень проведения переговоров, наличие полномочий для принятия тех или других решений, но и возможные личные симпатии и антипатии оппонентов.

59

Состав участников во многом зависит от того, какие вопросы предусматривается обсудить в ходе переговоров, и потому включение каждого члена в состав делегации должно определяться тем, что именно этот человек способен прибавить что-то существенное к будущему диалогу сторон. В противоположном случае необоснованно большое количество участников может вызывать организационные трудности в процессе ведения переговоров.

Смысловой аспект

В ходе подготовительного периода стороны обязательно разрешают ряд задач, которые собственно, и составляют подготовку к будущим переговорам:

1. анализ проблемы и интересов сторон;

2. оценка возможных альтернатив переговорному соглашению;

3. определение переговорной позиции;

4. разработка разных вариантов решения проблемы и формулировки соответствующих предложений;

5. подготовка необходимых документов и материалов.

1. Важнейшая составляющая содержательной стороны подготовительной работы - анализ проблемы и интересов сторон. Ни один красивый боксер не выйдет на ринг, не выучив сильные и слабые стороны будущего противника, его любимые приемы и специфику стиля. Будущие переговоры могут иметь успех лишь в том случае, если стороны в совершенстве проанализируют ситуацию и соберут необходимую информацию. Пренебрежение действиями такого рода может значительно ослабить позиции той или другой стороны, привести к срыву переговоров или к невыгодному для кого-нибудь из участников соглашения вывода.

Важно разобраться также с хитросплетением интересов, которые стоят за той или другой проблемой. Задача эта непростая, и поиск ее решения требует серьезных усилий. Стоит анализировать не только собственные интересы, но и интересы оппонентов. В противоположном случае переговоры рискуют превратиться в «диалог глухих».

У договорных сторон часто создается впечатление, что их интересы взаимно исключают друг друга. Однако это не всегда отвечает действительности. Разногласие одних интересов не значит отсутствия у оппонентов других - общих интересов. Ведь даже если в переговорном процессе принимают участие всего два человека, то и они также имеют множество интересов. Что уже говорить о ситуациях, в которых принимает участие много людей.

2. К началу переговоров каждая из сторон должна оценить возможные альтернативы переговорному соглашению. Это необходимо на тот случай если переговоры не закончатся успешно. Р. Фишер и У. Юри

70

предложили специальный термин BATNA (аббревиатура от английского Best Altrnative To Negotiated Agreement) — наилучшая альтернатива переговорному соглашению, который они определяют так:

мера, что способна защитить от принятия нежелательного соглашения и одновременно предотвратить отказ от договоренности, на которую можно было бы пойти.

Да, например, если вы ведете переговоры о повышении заработной платы с руководством своей фирмы, то наилучшей альтернативой переговорному соглашению может быть решение о переходе на работу в другую фирму, куда вас давно приглашают. BATNA усиливает вашу позицию на переговорах. Позиция становится выигрышной, когда эта альтернатива лучшая.

Стоит определить не только наилучшую альтернативу, но и подумать над вторым и третьим альтернативными вариантами. Можно составить список всех возможных альтернатив, которые имеются в вашем распоряжении на тот случай, если переговоры не завершатся успешно. Если вы ведете переговоры о повышении заработной платы, то в числе ваших альтернатив могут оказаться такие: ожидание более благоприятной ситуации для решения этого вопроса, согласие на другую должность, изменение профессии, переезд к другому городу или стране, принятие решения об открытии собственного дела.

Разработка возможных альтернатив допускает проведение таких операций:

• обдумывание плана действий в том случае, если соглашение не будет достигнуто;

• усовершенствование нескольких лучших идей и разработка их практического воплощения;

• выбор наиболее приемлемого варианта для его осуществления в том случае, если во время переговоров соглашения с оппонентами не будет достигнуто.

Наконец, стоит не только оценить собственные альтернативы переговорному соглашению, но и попробовать составить аналогичный список вариантов, которые имеет другая сторона. Подобные действия позволяют реалистично оценивать ожидаемые результаты переговорного процесса.

Предусмотрительность сторон, которые анализируют возможные общие альтернативы переговорному решению, позволяет прибавить уверенности действиям и облегчает процесс ведения переговоров.

3. Следующий шаг в подготовке к переговорам - определение переговорной позиции. Чаще всего участники переговоров понимают под позицией официально заявленную точку зрения, взгляд на проблему. Стороны

Пидготока, проведение и анализ деловых переговоров 71

должны продумать вопросы, которые выносятся на переговоры сначала. Оппоненты чаще всего склонны начинать обсуждение с рассмотрения тех аспектов проблемы, за которыми их позиции не совпадают. Подобная тактика может привести к осложнению переговорного процесса, и перспектива достижения соглашения становится призрачной.

4. В процессе подготовки к переговорам каждому из участников необходимо также разработать разные варианты решения проблемы и сформулировать предложения, которые отвечают потому или другому варианту решения. Даже если предметом обсуждения является одна проблема, то в этой ситуации вряд ли можно говорить о наличии только двух вариантов ее решения - за одним на каждого оппонента. Такой подход сторон сразу заводит переговоры, которые еще не начались, в тупик, потому что эти варианты решения взаимно не выгодны. Напротив, стоит увеличить «пирог», прежде чем разделить его. Потому, готовясь к будущим переговорам, необходимо разработать несколько возможных вариантов решения, из обзора как на собственные интересы, так и на интересы оппонентов. По словам Р. Фишера и В. Юре, «мастерство в изобретении вариантов - самое полезное качество в переговорах».

Настолько же важно сформулировать и предложения, которые отвечают потому или другому предложенному варианту решения. Выдвинутые предложения являются венцом подготовительной работы, они отображают взгляд участников на проблему, их интересы, возможные альтернативы, заявленные позиции, варианты решений. Потому предложения сторон должны быть понятны и точные.

5. Содержательная сторона предыдущей работы завершается подготовкой необходимых материалов справочного характера и документов (текстов выступлений, проектов предложений, запланированных итоговых документов).

Проведенная участниками целеустремленная подготовка к переговорам позволяет минимизировать риск их осложнений или срыва и рассчитывать на результативность будущего переговорного процесса. Не стоит забывать: «тот, кто хорошо подготовился к бою, наполовину победил».