18. Архівна та бібліотечна справа України у діп.

Архі́в — установа, що здійснює приймання, опис і зберігання документів з метою використання ретроспективної документної інформації. Архів як установа або її структурний підрозділ може бути двох видів: архів, який здійснює постійне зберігання носіїв інформації, які стосуються його профілю (архів постійного зберігання), а також архів зі змінним складом документів, у якому носії інформації зберігаються протягом встановлених строків, після чого частина їх підлягає передаванню у відповідний архів для постійного зберігання. Виходячи з типології архіву, існує трактування поняття, як:

• структурний підрозділ установи, відповідальний за ведення обліку та зберігання документації, яка становить цінність;

• сукупність матеріалів-носіїв інформації, що утворилися в результаті діяльності установ, підприємств та окремих осіб;

• будівля (або її частина), корпус архівних колекцій або місце (відділ, кімната, шафа), де в певному порядку зберігаються старі документи, які не актуальні в даний час.

Архі́вна спра́ва — діяльність з організації збереження, обліку і використання архівних документів. Архівне діловодство складається з процедур, що значною мірою різняться з процедурами загального діловодства. Будь архівна система в своєму функціоналі виробляє моделювання таких процедур з повним збереженням вимог, що пред'являються до них державним нормативним регулюванням. Можна виділити наступні основні процеси архівної справи^[1]:

• підготовка справ до передачі;

• експертиза цінності документів;

• передача і розміщення справ в архіві;

• виділення справ до знищення;

• виділення справ до передачі;

• видача справ і контроль повернення;

• підготовка архівних довідок і статистичної інформації.

Бібліотечна справа — галузь інформаційної, культурної, освітньої діяльності суспільства, що включає створення і розвиток мережі бібліотек, формування та обробку бібліотечних фондів, організацію бібліотечного, інформаційного та довідково-бібліографічного обслуговування користувачів бібліотек, підготовку бібліотечних кадрів, наукове та методичне забезпечення розвитку бібліотек.

Державна інформаційна політика в архівній та бібліотечній справі

Проведення державної інформаційної політики в архівній та бібліотечній справі передбачає: формування Національного архівного фонду шляхом систематичного і цілеспрямованого комплектування державних архівних установ документами, що адекватно репрезентують різні сфери життя суспільства; збереження документів Національного архівного фонду, недопущення втрат інформаційних ресурсів; комплексний розвиток системи державних і недержавних архівних установ; створення належних умов для зберігання документів у державних архівах, будівництво сучасних спеціалізованих архівних споруд; виконання цільової програми створення страхового фонду документів Національного архівного фонду з огляду на їх унікальність, неможливість тиражування і відтворення; забезпечення законних прав фізичних та юридичних осіб на доступ до документів Національного архівного фонду, збирання, зберігання, використання та поширення інформації архівних документів; дотримання принципу пріоритетності національних інтересів у формуванні та використанні архівних інформаційних ресурсів; сприяння створенню приватних архівів з метою збирання та зберігання архівних документів недержавного походження; захист від несанкціонованого доступу, незаконного використання конфіденційної та секретної архівної інформації; удосконалення нормативно-правової бази сфери архівної справи та діловодства; посилення регулювального впливу на процеси документотворення та документообігу; розвиток наукових досліджень з документознавства, архівознавства та актуальних проблем архівної справи; системне впровадження в архівну справу і діловодство інформаційно-комунікаційних технологій; послідовну інтеграцію вітчизняних архівних інформаційних ресурсів у світовий інформаційний простір, поглиблення міжнародного співробітництва у цій справі; реалізацію стратегічних ініціатив міжнародного архівного співтовариства у сфері відбору, експертизи і зберігання електронних документів, розроблення національних і запровадження міжнародних стандартів з електронного діловодства і електронного документообігу; переведення документальної спадщини на цифрові носії інформації; цілеспрямоване виявлення, опрацювання і забезпечення доступу до зарубіжної архівної україніки; розвиток співпраці із зарубіжними українознавчими та славістичними центрами, культурними осередками української діаспори з питань реституції архівних документів; сприяння передачі Україні оригіналів або копій архівних документів, що стосуються її історії і зберігаються за кордоном на законних підставах; повернення до України незаконно переміщених архівів; удосконалення системи формування бібліотечних фондів; розвиток бібліотечно-інформаційного сервісу.

Удосконалення системи формування бібліотечних фондів

Удосконалення системи формування бібліотечних фондів передбачає: оптимізацію структури бібліотечної системи на засадах відомчої централізації та реґіональної кооперації; поглиблення взаємодії бібліотек усіх видів для забезпечення повноти комплектування та взаємовикористання національної системи впорядкованих зібрань усіх вітчизняних і науково та соціально значущих зарубіжних документів на різних носіях інформації; здійснення заходів щодо переведення бібліотечних фондів з паперових носіїв у електронну форму; організацію на базі національних та інших провідних бібліотек держави національної системи електронних бібліотек; створення та ефективне використання електронних підручників, енциклопедій, словників і довідників; доповнення системи депозитарного зберігання друкованих видань депозитаріями комп'ютерних версій; розвиток технологічної та матеріально-технічної бази для збереження бібліотечних фондів (поліпшення екологічного стану книгосховищ, консервації та реставрації документів, створення їх страхових копій тощо); урізноманітнення видів бібліотечних інформаційних продуктів (бібліографічних видань, електронних каталогів і картотек, реферативних і повнотекстових баз даних, науково-аналітичних матеріалів) та форм їх поширення, зокрема шляхом запису на компакт-дисках та встановлення на Інтернет-серверах; створення сприятливих економічних умов для комплектування бібліотечних фондів і здійснення внутрішнього та міжнародного документообміну.

Розвиток бібліотечно-інформаційного сервісу

Розвиток бібліотечно-інформаційного сервісу орієнтований на: створення інтегрованого електронного довідково-пошукового апарату, що забезпечуватиме доступ користувачів до фондів провідних книгозбірень країни; спрямування корпоративних зусиль бібліотек та інших інформаційних установ на підтримку єдиної національної системи реферування вітчизняної наукової літератури; організацію системи дистанційного бібліотечного обслуговування (насамперед електронної доставки документів); спрямування інформаційної діяльності бібліотек на розкриття джерел інформації, зосереджених у їх фондах, і створення якісно нових інформаційних продуктів (бібліо- та наукометричних, науково-аналітичних, прогностичних та інших); удосконалення роботи інформаційно-аналітичних служб бібліотек, налагодження їх співпраці з управлінськими, виробничими, науковими, освітніми та громадськими установами і організаціями; створення державної системи міжнародного бібліотечного абонементу, документообміну та обміну електронною інформацією; систематичне наповнення українського сегменту міжнародного інформаційного простору бібліотечними інформаційними продуктами.