48. Информационное обеспечение pr-событий. Понятие новостного повода. Виды рабочих мероприятий: презентация, пресс-конференция, выставка, брифинг, пресс-тур.

Информационное обеспечение

Зачастую эффективная коммуникация с потенциальным потребителем важнее, чем сама акция. Формы опосредованной маркетинговой коммуникации нередко играют важнейшую роль в обеспечении акции. Большинство фирм выкладывают огромные суммы на проведение самих акций и организацию специальных событий, не желая при этом потратиться на их информационное обеспечение. Руководители отечественных организаций не осознают также и всей важности грамотного построения отношения со средствами массовой организации. Очень тяжело ПР-специалисту убедить своего начальника, что не бывает безвозмездного сотрудничества между бизнесом и СМИ. При организации информационных кампаний наиболее продуктивным является пошаговый принцип их планирования и реализации. Вся информационная кампания разбивается на отдельные этапы, логически связанные между собой.

Этапы информационной акции:

1 этап: определ.целей проводимой фирмой информационной кампании.

2 этап: определение вида информационной кампании, кот.выбирается в результате моделирования ситуации и написания сценариев возможного развития событий.

3 этап: формирование плана, в основе которого лежат конкретные PR-акции, которые должны быть спланированы по времени и иметь свое отражение в СМИ (репортажи, интервью, аналитический обзор и т.п.). Следует отметить, что освещение в СМИ должно быть скоординированным и взаимосвязанным.

4 этап: определение для организации информационной кампании необходимых ресурсов, как финансовых, так и людских

5 этап: формирование системы обратных связей, которая включает в себя оперативные социологические опросы, телефонные «горячие линии», «общественные приемные» и пр.

6 этап: реализация информационной кампании в соответствии с разработанным планом и имеющимся ресурсам.

1. Работа с прессой:

• предварительная информационная поддержка в местных СМИ (за 2 недели);

• подготовка и проведение пресс-конференций;

• изготовление пресс-релизов, отчетов, интернет-сообщений;

• повторная информационная поддержка по итогам мероприятия через определенный период времени для более основательного закрепления интересов и целей заказчика;

• английская версия пресс-релизов или материалов для печатных СМИ. 2. Видео-версия мероприятия (формат S-VHS или VHS, не монтированный вариант). 3. Видео-версия мероприятия в качестве исходного материала для последующего монтажа для электронных СМИ (формат S-VHS+записанные видеоинтервью). 4. Аудио-версия мероприятия с записанными интервью для последующего изготовления профессиональных радиоматериалов. 5. Фото-сопровождение мероприятий, включая съемку культурной и досуговой части программы. При необходимости негативы предоставляются заказчику. 6. Фото-версия мероприятия для печатных СМИ (фоторепортаж + негативы). При необходимости + английская или русская версия текста. 7. PR-обеспечение:

• предварительная подготовка информационного пространства региона для положительного восприятия мероприятия;

• PR-консультирование организаторов: менталитет, общественная и политическая ситуация в регионе, местные элиты и т.д.;

• постоянно действующий PR-координатор на все время мероприятия;

• предварительный сбор информации по интересующей заказчика тематике. 8. Инернет-версия мероприятия на постоянно действующем местном интернет-адресе. 9. Материалы конференции на компакт-диск носителях (CD). 10. Материалы конференции на аудио носителях (без тиражирования).

Одной из важнейших целей работы ПР-структуры со СМИ является формирование круга журналистов, которым можно безоговорочно доверять, которые знают организацию и готовы ее поддержать.

«Просто так» ни одно СМИ рассказывать о вашей компании не будет. Публикация без информационного повода – это уже реклама, а за рекламу издания предпочитают брать деньги. Поэтому для специалист по PR должен предоставить средству массовой информации либо возможность упомянуть компанию, либо с помощью ее специалистов осветить тему, интересную его читателям.

Информационный повод – это любое событие на рынке и в мире, которое предоставляет повод средству массовой информации прямо или косвенно рассказать о компании и ее целях.

Попробуем взглянуть на ситуацию «с другой стороны баррикад», т.е. со стороны средств массовой информации.

Какими должны быть новости, интересные для СМИ? Это новости, востребованые аудиторией издания, обладающие событийностью, крайне желательно - с упоминанием известных действующих лиц, с ясно изложенной сутью события и реалистично представленной информацией. Такие требования к новостям, например, предоставляются бизнес-отделом газеты «Коммерсантъ».

Читателям интересны события, связанные с изменением структуры собственности, конфликтные ситуации между акционерами, события, влияющие на рынок в целом изменения в правилах регулирования той или иной отрасли. Не интересны парадные визиты чиновников, награждения малозначимыми премиями и дипломами и локальные события, влияющие исключительно на техническую сторону работы предприятия.

Как видим, не всякая новость является информационным поводом. Профессионализм специалистов по связям с общественностью состоит в том, чтобы суметь создать информационный повод, даже не имея в руках значимого события, а имея такое событие - отработать его на 200%.

Виды рабочих мероприятий

Презентация

Презентация — самостоятельная акция, которая может сочетаться с приёмом. Презентация — это представление фирмы, лица, продукта аудитории. Так, презентация фирмы может проводиться 1) по случаю открытия или создания фирмы, 2) ежегодно, например, презентация, демонстрирующая новые достижения и результаты работы компании, её новое лицо, 3) при выходе на новые рынки, например, презентация фирмы в стране создания филиала, подразделения или представительства.

Проведение презентации включает этапы:

1. Определение цели (или целей и их приоритетов): привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров, — поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых, улучшение отношений с местной общественностью и/или администрацией.

2. Генерирование идеи (основного замысла) презентации и её концептуализация; определение места и сроков проведения, состава участников — хозяев и приглашенных; примерного бюджета.

Лучше проводить презентации после обеда — в 15 часов. Длительность — 1,5—2 часа. После окончания — коктейль или фуршет продолжительностью 1—2 часа. Приглашенным обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия. В приглашении следует указать место, время (от и до) проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения (станции метро, маршруты транспорта).

3. Разработка сценария (программы). Открывает и ведёт программу должностное лицо фирмы, представляющее её собственной персоной. Это может быть руководитель службы ПР, или службы маркетинга. Ведущий должен уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь вести себя публично. Возможный сценарий может строиться по следующей схеме:

а) ведущий представляет руководителей фирмы присутствующим, и наоборот, — присутствующих отдельных наиболее интересных лиц всем остальным,

б) показывается видеофильм длительностью 7—12 минут с сюжетами, отражающими инновационность, общественную значимость, актуальность, оригинальность, творческую / технологическую / научную / художественную новизну объекта презентации,

в) ведущий просит представителей фирмы сделать краткие сообщения (по 2—5 минут) по вопросам, потенциально интересным для присутствующих, показать (желательно в действии) продукцию фирмы, — если не в реальном воплощении, то в макете, на диапозитивах/ пленках с помощью проектора, другой демонстрационный материал,

г) представители компании-хозяйки отвечают на вопросы присутствующих

д) слово представляется гостям для выступления с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями

е) приглашенным вручаются сувениры, рекламные листки, памятки, значки,

ж) коктейль/банкет/фуршет а также развлекательная, менее формальная часть, позволяющая приглашенным возможность установления контактов с представителями компании-хозяйки и друг с другом, неформального обмена информацией. Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения презентации. Это следует использовать и организаторам: пригласив интересных персон, можно рассчитывать на приход ряда других нужных компании людей. Наиболее широкие возможности для контактов обеспечивает проведение приема «стоя», когда участники могут свободно перемещаться и общаться друг с другом. Прием с рассадкой ограничивает контакты участника соседом слева и соседом справа на длительный период, что препятствует широкому и свободному общению участников.

Пресс-конференция

Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

Обычно в ходе пресс-конференции её участники отвечают на вопросы журналистов, прямо или косвенно связанные с темой пресс-конференции.

Примерно за неделю до ожидаемой пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от её темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу.

После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону.

Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию.

Важно присутствие «узнаваемых персонажей». Поэтому нужно заранее наладить с ними контакт и пригласить, заинтересовав их.

Для того, чтобы заинтересовать как можно большее количество важных (и нужных)людей, необходимо поставить во главе обсуждения тему, общую и актуальную для всех приглашаемых(так, чтобы в названии не фигурировало название компании или организации). Пригласить следует представителей различных общественных слоев.

Оптимальное время проведения пресс-конференции — с 11.00 до 16.00.

Время проведения пресс-конференции обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости от темы и количества журналистов.

Функции ведущего [1]:

• отвести нежелательный вопрос, т.е. оставить без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы;

• принять вопрос;

• выбрать кандидата на очередной вопрос;

• объявить о начале и финале мероприятия.

Выставка

Выставки и ярмарки стали одним из ведущих средств ПР во всем мире. Понятия «выставка» и «ярмарка» не всегда имеют одинаковое значение. Иногда под выставкой понимают демонстрацию достижений человека в областях науки, техники, промышленного производства, сельского хозяйства. Ярмарка — это экономическая выставка с правом продажи товаров со стенда, и проводится она периодично. Торговый показ (trade show) — аналог ярмарки, собирает в одном месте в определенное время группу поставщиков, представляющих физические экспонаты своих продуктов и услуг. Мы рассматриваем преимущественно деловые, или коммерческие выставки, торговые показы.

Что же дает компании участие в выставке-ярмарке:

1. Выставка — это экономически эффективное средство продвижения товара. Затраты на одного посетителя выставки в 3 раза ниже, чем при личной продаже (учитываются аренда площади, стоимость конструкций, поездки павильонного персонала, затраты на проживание и заработную плату). После проведения выставки совершение сделки требует от фирмы в среднем 0,8 обращений-визитов к потребителю, а без проведения таковой эта величина равна пяти визитам [Herbig, 79].

2. Выставка обеспечивает получение широкого маркетингового сообщения большим количеством людей одновременно, — что удобно для представления, введения нового продукта для большого количества людей. Торговая выставка — второе по значимости (после торговой прессы) средство запуска на рынок нового продукта.

3. Выставка позволяет улучшить благорасположение существующих клиентов.

4. Специалисты по продажам имеют возможность осуществить на выставке все элементы процесса личных продаж: а) определение перспективных покупателей, б) обслуживание существующих счетов, в) презентация продукта, г) улучшение корпоративного имиджа, д) сбор информации о конкурентах, е) продажа товара.

5. Товар на выставке можно показать в действии, рассказать о нем подробно, — и именно так, как хотите вы.

6. Показ нового, только что созданного вами, изделия на коммерческой выставке, — простой и дешевый способ запустить его в производство, найти покупателей идеи или инвесторов.

7. Изучение спроса и потенциального рынка для нового товара в процессе демонстрации образца и обсуждения его коммерческого потенциала с посетителями вашего стенда. Присутствие конкурентов среди посетителей создает риск использования ими ваших достижений.

8. Выставка помогает выйти на новый для фирмы рынок — в т.ч. зарубежный.

9. Информация об участниках выставки появляется в средствах массовой информации — на телевидении, радио или в экономической прессе, — т.к. на выставке присутствуют представители средств массовой информации (а это — дополнительная реклама).

10. Выставка создает благоприятные возможности для разнообразных встреч с важными для вас людьми в течение непродолжительного времени — периода её работы.

11. Участие в коммерческой выставке дает вам шанс для проведения обстоятельных переговоров с любым посетителем на вашем стенде.

12. Выставка позволяет расширить потенциальный рынок, потому что многие из посетителей увидят вашу продукцию впервые.

13. Крупные выставки, особенно международные торговые выставки, привлекают почти всех крупных производителей и торговых агентов в данной области, что дает участнику возможность встретиться с ними.

14. Технический и административный персонал фирмы-участника получает возможность встретиться с потенциальными клиентами и осознать свое место на рынке — так же как это приходится делать торговым агентам в повседневной деятельности.

15. Участие в выставке дает возможность работать с заинтересованными посетителями — целевой аудиторией — «лицом к лицу». Значительная их часть имеет, как правило, полномочия закупать продукцию. Предварительное их знакомство с информацией на стенде облегчает их последующее общение с коммерсантом, работающим на стенде.

16. Участие в выставке дает уникальную возможность реальному покупателю непринужденно беседовать на нейтральной территории с вашими коммерческими агентами. Часть таких покупателей не имеет возможности прийти и побеседовать с вами в вашей фирме из-за контактов с конкурентами или по другим «политическим» мотивам.

17. Участвуя в выставке, компания получает возможность идентифицировать перспективы — свои, отрасли, продукта, конкурентов — технологические, экономические, социально-психологические (имидж, репутация), производственные.

18. Новый товар апробируется, тестируется на выставке.

19. Новый, еще неизвестный потребителю товар, может быть продан на выставке.

20. Участие в торговых показах улучшает и поддерживает имидж компании в макро- и микро-(операционной) среде компании.

21. Экспозиционная активность улучшает и поддерживает корпоративную мораль как ритуал или традиция, свидетельствующая о стремлении фирмы к развитию и наличии у неё соответствующих достижений. Совместная работа сотрудников над улучшением имиджа фирмы сплачивает сотрудников, и, соответственно, улучшает внутренний имидж фирмы, создаёт атмосферу деятельного оптимизма.

Брифинг

Брифинг (от англ. brief — краткий, недолгий) — аналог пресс-конференции, отличающийся от нее тем, что обычно посвящен одному вопросу, новости, событию, и длится не более получаса. Брифинг представляет собой короткое оперативное мероприятие, в ходе которого выступающие перед прессой официальные лица, представители государственных или коммерческих структур сообщают новость, излагают свое отношение и обозначают свою позицию по тому или иному вопросу. Брифинг обычно оперативно организуется в случаях чрезвычайных происшествий – терактов, аварий, массовых отравлений, срывов в работе транспорта, связи и так далее, чтобы объяснить по мере возможности происшедшее, его причины, предотвратить панику, возможные ошибки, искажения фактов и преувеличения в средствах массовой информации. Брифинг также самый удобный формат для сообщения сенсационной информации, рассчитанной на получение эффекта неожиданности, так как при таком способе нужный информационный посыл или идеологический тезис, завуалированный сенсационной новостью, будет некритически воспринят аудиторией, находящейся под влиянием сильных эмоций. Также брифинг может представлять собой рабочее совещание с участием приглашенных представителей прессы в правительственных инстанциях, компаниях или общественных организациях.

Сообщения выступающих на брифинге носят односторонний, оповещательный характер, иллюстрируются конкретными фактами. Если брифинг устраивают в тех случаях, когда необходимо срочно проинформировать средства массовой информации по значимому вопросу, организаторы могут ограничиться только сообщением, не вступая в диалог с представителями прессы. Иногда брифинг может быть полностью посвящен ответам на блиц-вопросы журналистов, так как презентационная часть в нем отсутствует. Перед общением с прессой возможно краткое – не более десяти-пятнадцати минут – выступление одного или двух спикеров. В ходе проведения брифинга обычно не подаются напитки и бутерброды, а иногда участвующие в брифинге представители прессы даже не рассаживаются за столы – все мероприятие проводится стоя.

Пресс-тур

Пресс-тур – это запланированное PR-службой мероприятие, предназначенное специально для журналистов, протяженное во времени (от нескольких часов до нескольких дней), которое проводится с целью получения объективных журналистских публикаций в СМИ. Поводом для проведения пресс-тура может послужить как необходимость ознакомит общественность с деятельностью организации, так и любое значимое событие, в котором организация принимает непосредственное участие.

Процесс подготовки пресс-тура включает несколько этапов:

• Четкая формулировка целей проведения пресс-тура (PR-служба согласует этот пункт с руководством компании);

• Определение времени и даты проведения пресс-тура, а также назначение людей, несущих ответственность за его организацию;

• Определение объектов осмотра для журналистов, а также назначение специалистов, которые будут давать все необходимые пояснения;

• Выбор маршрута пресс-тура и определение ответственных за проведение мероприятия на каждой из запланированных остановок;

• Составление списка приглашаемых журналистов, исходя из базы данных СМИ, а также предыдущих контактов с представителями прессы;

• Составление программы пресс-тура с учетом всех предыдущих пунктов;

• Рассылка предварительного пресс-релиза (анонса), а затем более подробного пресс-релиза (новостного) в СМИ;

• Уточнение по телефону окончательного списка участников пресс-тура (отказавшиеся журналисты, тем не менее, могут быть заинтересованы в рассылке подробных материалов о его проведении);

• Подготовка пресс-кита. Пресс-кит – это набор материалов, потенциально полезных для СМИ, включает бэкграунд, пресс-релиз, кейс-стори, обзорные статьи (Филатова О. Социология массовой коммуникации).

Как и пресс-конференция, пресс-тур является одной из самых эффективных форм взаимодействия с журналистами. Одним из главных преимуществ пресс-тура считается его неофициальный характер, то есть предоставленная журналистам возможность увидеть какое-либо событие изнутри, даже поучаствовать в нем. Это, в свою очередь, ведет к большей вероятности появления лояльных публикаций в СМИ.

В программу пресс-тура, помимо указанного выше, входят следующие пункты:

• Встреча и размещение журналистов (включая транспортные перемещения, бронирование мест в гостинице про необходимости и т. д.)

• Питание:

• Культурная программа для иногородних журналистов;

• Заключительная встреча журналистов с руководством компании и отъезд.

• PR, теория, пресс-тур