Роль деловых коммуникаций в деятельности государственных служащих. Формы деловой коммуникации в организации

Деловое общение – это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающем достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

Деловое общение можно условно разделить на

- прямое – непосредственный контакт, характеризуется большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения

- косвенное, когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция.

Деловое общение реализуется в различных формах:

- деловая беседа,

- деловое совещание,

- деловые переговоры,

- публичные выступления.

Деловая беседа

Основной формой делового общения является деловая беседа. Это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы – убедить партнера принять конкретные предложения.

Деловая беседа выполняет ряд функций:

- взаимное общение работников из одной деловой сферы,

- обмен информацией,

- совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов,

- контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий,

- стимулирование деловой активности,

- поддержание деловых контактов.

Основными этапами деловой беседы являются:

- начало беседы;

- информирование партнеров;

- взаимодействие партнеров;

- принятие решения;

- завершение беседы.

На первой фазе беседы (начало) ставятся следующие задачи:

1. установить контакт с собеседником;

2. создать благоприятную атмосферу для беседы;

3. привлечь внимание к теме разговора;

4. пробудить интерес собеседника.

Первые два-три предложения создают внутреннее отношение собеседника к нам и к беседе, по первым фразам у собеседника складывается впечатление о нас.

Информация не поступает к нам сама по себе, для ее получения необходимо задавать вопросы. Вопросы предоставляют собеседнику возможность проявить себя, показать, что он знает. Нельзя забывать, что большинство людей по многим причинам неохотно отвечают на прямые вопросы. Именно поэтому следует сначала заинтересовать собеседника.

Существуют запрещенные приемы во время деловой беседы. Ни в коем случае не следует:

- перебивать партнера;

- негативно оценивать его личность;

- подчеркивать разницу между собой и партнером;

- резко убыстрять темп беседы;

- избегать пространственной близости и не смотреть на партнера;

- пытаться обсуждать вопрос рационально, не обращая внимания на то, что партнер возбужден;

- не понимать или не желать понять его психологическое состояние.

Особый момент - завершение беседы. Можно предложить ряд рекомендаций:

1) Важно всегда сохранять спокойствие и уверенность. Колебания, внешнее проявление волнения может передаться партнеру и заставить изменить точку зрения.

2) Всегда стоит оставлять в запасе важный аргумент на тот случай, если собеседник в момент принятия решения начинает колебаться.

Итогом беседы должно быть резюмирование - подведение итогов, запись соглашения. Полезно установить конкретные сроки и способ информирования друг друга о результатах намеченных действий.

Деловое совещание — это способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов.

Формы делового совещания: съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Они классифицируются в зависимости от важности и содержания вынесенных на обсуждение проблем и решаемых задач, а также места, времени и продолжительности работы.

Чаще всего деловые совещания проводятся по следующим поводам:

- при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение;

- при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы;

- в том случае, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Практика деловой жизни показывает, что деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев, но плохо подготовленные и проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред: пожирают дорогостоящее время людей, отрывая их от основной работы.

Деловые совещания классифицируются по следующим основаниям:   - принадлежность к сфере общественной жизни: деловые административные, научные или научно-технические (семинары, симпозиумы, конференции, съезды), собрания и заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций, объединенные совещания;   - масштаб привлечения участников - международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, внутренние (в масштабе одной организации или ее подразделений);   - место проведения - местные, выездные;   - периодичность проведения - регулярные, постоянно действующие (собираются периодически, но без устойчивой регулярности);   - количество участников - в узком составе - до 5 человек, в расширенном составе - до 20 человек, представительные - более 20 человек.   Деловые совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче.   Совещания подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.   Цели инструктивных совещаний - передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.   Инструктивные совещания целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать па подчиненных.   Цели оперативных (диспетчерских) совещаний - получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.   Цели проблемных совещаний - поиск наилучших решений проблемы в кратчайшие сроки, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение организационных перспектив, обсуждение инновационных проектов.   Оптимальное решение можно получить, используя следующие способы:   - нахождение решения без его предварительной подготовки на основе обсуждения всех предложений, внесенных участниками в ходе заседания;   - выбрать оптимальное решение из двух или нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;   - принять решение, найденное руководителем до заседания, посредством убеждения сомневающихся в его правильности.