19.​ Назвати етапи розробки баз даних. Охарактеризувати об’єкті бази даних. Описати дії з пошуку записів в базі даних (створення запитів).

Етапи створення БД:

• визначення мети створення бази даних;

• визначення таблиць, які повинна містити база даних;

• визначення структури таблиць (полів та їх типів);

• призначення ключів таблиць та створення потрібних індексів;

• визначення зв’язків між таблицями;

• завантаження даних;

•  створення інших об’єктів бази даних: запитів, форм, звітів, макросів та модулів;

Об’єкти БД:

Таблиці – це основний об’єкт будь-якої БД. Створення БД починаеться з створення таблиць та зв’язків між ними. Інші складові утворюються шляхом різних правил відбору інформації з таблиць.

Форми – засоби для зручного вводу та перегляду даних в таблицях. В форму відбираються певні поля уже існуючих таблиць.

Запити створюються також шляхом відбору з таблиць певних полів, потрібних користувачеві. Але в запиті виводяться тільки ті записи, які відповідають певному критерію відбору.

Звіт створюється, якщо певну інформацію з БД треба певним чином оформити та надрукувати. Тільки в звіті можна до відібраної інформації додати певні заголовки, застосувати форматування інформації. Також в звіті можна інформацію порядкувати та згрупувати за певними правилами, виконати підсумкові розрахунки.

Модулі і макроси – це невеличкі програми, в яких передбачена певна послідовність обробки складових БД.

Розглянемо докладніше один з прийомів створення запиту. При створенні запиту в режимі Конструктор спочатку з’явиться 2 діалогових вікна: в нижньому треба описати структуру запиту, а верхнє – тимчасове, пропонуватиме визначити таблиці, з яких буде відбиратись інформація в запит. Склад цих таблиць буде з’являтьсь в верхній частині вікна структури запиту. В нижній частині вікна треба визначити поля для запиту та таблиці, звідки їх брати. Запит має форму таблиці, в яку відібрані поля з інших таблиць, а також відібрані записи за певною умовою відбору. Умовою відбору в текстовому полі може бути фрагмент тексту, який повинні містити записи. Якщо поле числове, умовою відбору може бути вказівка порівняння значень поля з вказаним значення, наприклад >=18 – відібрати записи, значення яких не меньше 18. Порівняння на знак відношення (>, <, >=, <=,<>,=) можна визначати в умові відбору і для полів типу Дата/час.

20.​ Визначити об’єкти бази даних. Охарактеризувати звіти в базі даних. Описати дії зі створення звітів.

Об’єкти БД:

Таблиці – це основний об’єкт будь-якої БД. Створення БД починаеться з створення таблиць та зв’язків між ними. Інші складові утворюються шляхом різних правил відбору інформації з таблиць.

Форми – засоби для зручного вводу та перегляду даних в таблицях. В форму відбираються певні поля уже існуючих таблиць.

Запити створюються також шляхом відбору з таблиць певних полів, потрібних користувачеві. Але в запиті виводяться тільки ті записи, які відповідають певному критерію відбору.

Звіт створюється, якщо певну інформацію з БД треба певним чином оформити та надрукувати. Тільки в звіті можна до відібраної інформації додати певні заголовки, застосувати форматування інформації. Також в звіті можна інформацію порядкувати та згрупувати за певними правилами, виконати підсумкові розрахунки.

Модулі і макроси – це невеличкі програми, в яких передбачена певна послідовність обробки складових БД.

Більшість відомостей у звіті береться з базових таблиць або запитів, які є джерелом даних для звіту. Звіт, який базується на певному джерелі даних, називається зв'язаним. Якщо джерела даних для звіту не існує, звіт називається вільним.

Способи створення звітів

У MS Access існують засоби автоматичного, автоматизованого та ручного проектування звітів. Засоби автоматичного проектування реалізовані Автоотчетами. Для цього досить натиснути кнопку Создать та вибрати Автоотчет: в столбец (або ленточный). Автоотчет можна створити на базі лише одного джерела даних. Засобом автоматизованого створення звітів є майстер звітів. Він запускається подвійним щигликом на значку Создание отчета с помощью мастера (або кнопка Создать, Мастер отчетов). Майстер звітів працює в декілька етапів. Під час його роботи виконується вибір базових таблиць (запитів), вибір необхідних полів, вибір полів групування, вибір методів сортування, вибір форми друкованого макета та стилю оформлення тощо. За допомогою цього способу звіт можна створити на базі декількох таблиць або запитів.

Для створення звіту можна скористатись командою Создание отчета в режиме конструктора. При цьому джерело даних вибирається безпосередньо в режимі Конструктора у вікні властивостей звіту.

При автоматичному чи ручному створенні звітів джерелом даних може бути лише одна таблиця або один запит. Тому потрібно заздалегідь створити запит з необхідними полями, обчисленнями, умовами відбору тощо, а потім на його базі і створювати звіт. При ручному проектуванні звіту такий запит також можна створити безпосередньо в режимі Конструктора у вікні властивостей звіту.

Переваги майстра звітів:

а) майстер звітів виконує всю рутинну роботу та дозволяє швидко розробити звіт;

б) майстер звітів дозволяє використовувати в звіті дані з декількох (зв'язаних) таблиць/запитів (без створення окремого базового запиту).

Переваги Конструктора: користувач має можливість з самого початку конструювати звіт так, як йому потрібно, коригуючи його в процесі розробки. Звіти (як і таблиці та запити) зберігаються в БД під заданими іменами.