Вопрос 116. Построение информационной системы логистики.
В основе процесса управления материальными потоками лежит обработка информации, циркулирующей в логистических системах. В связи с этим одним из ключевых понятий логистики является понятие информационного потока.
Информационный поток – это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций. Информационный поток соответствует материальному и может существовать в виде бумажных и электронных документов.
В логистике выделяют следующие виды информационных потоков (рис.20):
- в зависимости от вида связываемых потоком систем: горизонтальный и вертикальный;
- в зависимости от места прохождения: внешний и внутренний;
- в зависимости от направления по отношению к логистической системе: входной и выходной.
Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный 'поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную. Опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе.
Опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытие груза.
Одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока.
Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения.
Рис. 20. Виды информационных потоков в логистике
Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае, может не совпадать с маршрутом движения материального потока.
Информационный поток характеризуется следующими показателями:
- источник возникновения;
- направление движения потока;
- скорость передачи и приема;
- интенсивность потока и др.
Воплощение перспективных концепций в логистике требует совершенствования ее информационной системы в направлении повышения достоверности данных, поэтому должно быть организовано непрерывное наблюдение за текущим состоянием системы и внесение изменений в ход процессов.
Используя логистический подход, наряду с оперативными функциями следует стремиться к разрешению противоречий между различными целями, специфичными для рыночного хозяйства. Для выполнения этих задач оказывается необходимой новая концепция информатики, предполагающая, что предпосылки для эффективного планирования информационного обеспечения должны быть заложены еще при создании самой логистической системы. При правильном построении такой системы нельзя забывать о внешних взаимосвязях с по ставщиками, клиентами и точками поставок.
Логистическая информационная система, являясь подсистемой информационной системы управления компании, сама весьма сложна. Она предназначена для решения специфических задач логистики, поэтому ее построение должно быть индивидуальным в зависимости от объема задач и существующей структуры организации, а передача информации, ее переработка, хранение и использование – полностью учитывать потребности всех подразделений фирмы. В практике реализации информационных систем все большее значение приобретает их компьютерная поддержка.
Организация информационной системы логистики характеризуется следующим:
- иерархическое построение;
- структуризация сетей;
- возрастающая автоматизация и компьютерная поддержка базы данных;
- растущее применение стандартных компьютерных программ.
Информационная система логистики отражает иерархическую структуру построения организации. Наряду с прямыми задачами логистики в нее должны включатся задачи менеджмента, что обеспечивает принятие быстрых и точных решений. Для управляющих облегчаются возможности быстрого воздействия на персонал и на слагаемые сметы затрат. Логистические потребности компании могут быть реализованы на четырех уровнях управления (рис. 21). Уровень персонала в этом случае обычно определяют в зависимости от природы деятельности и степени ответственности выполняемой работы.
Рис.21. Иерархия потребности в информации для логистической системы
Первый, самый низкий уровень пирамиды, объединяет деятельность по оформлению сделок и выдаче справок. Примерами такой работы являются обработка заказов и информация о них клиентам, отметка состояния запасов, подготовка документов на отгрузку товаров, поиск транспортных тарифов в каталогах фирм и т. п. Такие действия выполняются постоянно, несколько раз в течение часа, поэтому для оперативного персонала очень важным будет соблюдение высокой скорости информационных сообщений, в том числе и вводимых в систему.
Второй, следующий более высокий уровень информационной системы, объединяет персонал низшего звена управления. Руководители подразделений складов должны контролировать заполнение его пространства, запасы, производительность труда при комплектовании заказов и т. п. Менеджер по использованию транспорта должен располагать необходимыми работниками, оборудованием, заботиться об экономии при организации перевозок и доставке по расписанию. Руководители этого уровня ежедневно подготавливают и вводят отчеты о состоянии и выполнении планов.
Третий уровень, тактического планирования и контроля, охватывает очень широкий круг задач с периодичностью решения от одного дня до одного года. Оценка ограничений при регулировании запасов и характеристик снабжения, выбор фирм-перевозчиков и планировка складов, планирование сезонных запасов и потребности в транспорте – примеры организационной тактики разрешения логистических проблем. Эти задачи часто включают управление средним звеном, такие как руководство сбытом или транспортировкой. Их особенностью является постоянный поиск оптимальных вариантов на основе информации базы данных и алгоритмов, отражающих методы решения и анализа соответствующих задач.
Четвертый уровень, стратегического планирования, подразумевает выбор целей и политики поведения всей логистической системы, а также определение ресурсов, необходимых для осуществления снабжения и распределения. В данном случае доступная скорость передачи информации редко бывает важной, однако точность сведений, которыми располагает информационная система, возможность использования современных программных средств при принятии таких решений самым активным образом повлияют на их качество.
Рассмотренная иерархия проблем управления и планирования справедлива для всех фирм, независимо от их размеров, однако в средних и малых компаниях перечисленные задачи логистики выполняют меньшим персоналом.
Внутри фирмы информационная система логистики организуется с помощью локальных сетей. Они выполняют роль коммуникаций на различных уровнях системы.
Возможны три основные топологии сетей (рис. 22)
– структура звезды – все участники имеют центральную станцию-сервер (ядро или узел звезды), связывающую их друг с другом. Недостатком здесь является то, что выход из строя этого центра или выходящих из него коммуникаций, нарушает работу всего комплекса сети;
– кольцевая структура – каждый участник связан с двумя соседями. С помощью промежуточных звеньев возможна связь со всеми станциями сети. Недостаток при этом тот, что при выходе из строя одной станции все кольцо оказывается нарушенным;
– U-образная структура, в ней каждый участник связан с каждым. Во время связи двух участков сети, она временно становится недоступной для использования остальными. Но эта структура имеет то преимущество, что при выходе из строя любой станции сеть остается работоспособной.
На практике обычно применяются смешанные формы или развитие этих структур. Причем при внепроизводственной передаче данных могут использоваться так называемые общетерриториальные сети.
Рис. 22. Возможные виды топологии сетей для хранения данных
Разработка и реализация интегрированной и автоматизированной системы логистики является сложной междисциплинарной задачей создания информационной системы планирования сегодня и останется таковой в обозримом будущем. Она включает организационно-информационное взаимодействие между планированием, производством, качеством, закупками, системой обслуживания потребителей и их управление с использованием компьютерной поддержки. Подключение отдельных модулей позволяет уяснить ту основную мысль, что их интеграция обеспечивает комплексное объединение ранее децентрализованных так называемых «островковых» решений в рамках концепции логистики, нацеленной на интеграцию всех функций, которые реализуют сквозное планирование, управление и контроль материальных и информационных потоков от поставщиков до потребителей и, соответственно, на создание единой системы.