2. Теоретические аспекты функционирования системы управления предприятием в рыночной экономике
2.1 Сущность системы управления предприятием и ее элементы
Управлять - значит приводить объект управления в целевое состояние. Исходя из этого определения, можно выделить основные элементы системы управления организацией. Организация управляет целым рядом объектов управления (подробнее о них будет сказано ниже). Целевое состояние объектов управления задает система целей и показателей, деятельность по приведению объектов управления в нужное состояние описывается с помощью модели бизнес-процессов, исполнители этой деятельности определяются организационной структурой (рисунок 2.1)1.
Рисунок 2.1. - Элементы системы управления
Необходимо помнить, что при проектировании системы управления должен быть провозглашен примат деятельности над организационной структурой. Иными словами, в ходе проектирования дается ответ не на вопросы «что делает то или иное подразделение», а "что должно делаться для достижения той или иной цели и кем".
Исходя из состава элементов системы управления и их логической взаимосвязи, последовательность проектирования системы управления «с нуля» выглядит следующим образом:
- формулирование наивысшей цели организации;
- разработка стратегии ее достижения;
- формирование верхнего уровня системы целей и показателей;
- определение объектов управления;
- разработка модели бизнес-процессов, формирование нижнего уровня системы целей и показателей;
- проектирование организационной структуры;
- формирование регламентирующей и методической документации;
- автоматизация системы управления (при необходимости)2.
Под моделированием эффективного управления понимается оригинальная работа, определяемая в конкретном временном промежутке, выполняемая для реализации намеченного целевого ориентира или сотворение конкретного изделия либо услуги в условиях лимитированного времени и ресурсов, соответствуя уровню качества и риска. Данная формулировка чаще повторяется в научной литературе.
Новизна эффективного менеджмента отражена в динамично развивающейся потребности к ее исследованию и к использованию ее как системы эффективных способов менеджмента, включающих современные приемы для нейтрализации проблем развития компании.
Консерватизм менеджмента отражен с древности, как только появились первые социумы, начиная с первой охоты на мамонтов, когда требовалась организованная деятельность3.
Внедрение достижений научно–технического прогресса и развитие цивилизации было невозможно без разработки и реализации проектов, чем быстрее шел прогресс, тем сильнее становилась зависимость от эффективного управления. Первые навыки менеджмента осуществлялись за счет человеческих талантов, умений конкретных индивидуумов, в то время как проекты последних времен можно реализовать только посредством команды квалифицированных профессионалов и проектных групп.
На протяжении реализации функции управления формируют всю активность, навыки, знания, способы менеджмента, а также опыт ради его реализации, это объединение может привести к высокому результату исключительно находясь под умелым контролем.
Следовательно, менеджмент – совокупность способов, направленных на объединение усилий ради реализации целевых ориентиров.
Менеджмент – система способов, дающая возможность интегрировать в линейную систему менеджмента (она носит долгосрочный характер) с краткосрочными проектами, направленными на достижение определенных целей.
Совокупность менеджмента – многогранный комплекс управления работами, связанными с созданием, реализацией и доставкой продуктов конкретному заказчику в компетенции администрации проекта4.
Рисунок 1. – Система менеджмента
Целевые ориентиры системы эффективного менеджмента заключаются в следующем:
- умелое сочетание ресурсного потенциала, ограничиваясь пределами сроков и ценовым фактором;
- снижение уровня затрат посредством минимизации расходов на выполнение проектного задания;
- уменьшение продолжительности разработки, выпуска и доставки изделий заказчику посредством экономного использования имеющихся средств и их эффективного распределения на всем протяжении реализации проекта;
- эффективное и упорядоченное развитие инновационного потенциала предприятия, соразмерный рост производственно – технических возможностей;
- осуществление дополнительных вложений, направленных на выполнение приоритетных проектных заданий;
- рост фонда оплаты труда и материального поощрения персонала предприятия, обеспечивая усиление мотивации к высоким результатам, что приведет увеличение выработки;
- экономия управленческих расходов посредством высвобождения управленческих работников, внедряя более гибкие и оперативные условия их работы;
- расширение ассортимента выпускаемых изделий за счет продуктовых инноваций, реализация достижений научно – технического прогресса, что усиливает позиции компании на рынке5.
Рассмотрим основные критерии качества менеджмента, которые являются определяющими как для клиента, так и для его разработчика.
Все нужды функционирующего предприятия четко сформулированы в начале стадии реализации функций менеджмента и должны быть отражены в нем. Именно нужды являются базисом осуществления целевого задания, так как для их удовлетворения сама модель менеджмента создается. Приоритетно отметить, чтоб клиент охарактеризовал свои потребности, также их конкретно определил и озвучил, а менеджер должен их адекватно воспринять для дальнейшей работы.
Лимиты эффективного управления формулируются на стадии разработки и прогнозирования. Пределы должны быть обрисованы в сопутствующей документации системы управления, так как она играет роль баланса между потребностями клиента и потенциалом управленца. Каждый участник системы стремится к небольшим условностям с целью получения собственного интереса, потому размытость в установлении пределов может привести к высоким дополнительным затратам или существенному отклонения от стандартов реализации управленческих функций.
Критерий «Продукт» четко формулируется на этапе разработки и прогнозирования модели управления, она должен быть максимально подробно описана во всей сопутствующей документации. Изначально клиент может не сформулировать конкретные требования к качественному уровню продукта, в то же время менеджер может это использовать, что может провести к неэффективности системы управления.
Игнорирование данного обстоятельства зачастую негативно отражается на финальной стадии реализации управленческих решений, так как стороны, реализующие приказы, не получают окончательного решения своих проблем не по причине того, что менеджмент не соответствует всем указанным параметрам.
Общепринято, что любой проект формирования эффективного менеджмента является оригинальным, он не ограничивается шаблонами. В то же время порядок проведения работ по его организации формализован, разработаны пакеты документов, объединенных под термином методологии менеджмента. Также можно отметить, что отдельные методики можно использовать для оценки каждой системы менеджмента, однако есть и правила, касающиеся отдельных профилей или сфер бизнеса, например, для общественного питания методика управления будет существенно отличаться от проекта, разработанного для сферы коммунального хозяйства6.
В связи с эти ниже ознакомимся с некоторыми наиболее распространенными методиками эффективного управления.
Консервативная методика управления, или же другое название традиционная, применяется во всех сферах, однако чаще всего используется в строительном бизнесе. Ее также могут называть каскадной или водопадной, поскольку порядок этапов визуально выглядит как поток. Здесь четко очерчены следующие фазы менеджмента:
- разработка требований;
- процесс формирования проекта;
- претворение в жизнь проекта;
- практическая апробация;
- проверка, наладка;
- монтаж;
- эксплуатация.
Начало реализации последующего этапа становится доступен только тогда, когда прошлый шаг выполнен и принят клиентом. Использование этого метода целесообразно в тех случаях, когда выпускается конкретный осязаемый продукт и для выполнения проекта нужен сложный алгоритм упорядоченных процедур. Также установлено, что сформированные планы есть возможность использовать многократно для подобный проектов в перспективе.
В то же время, недостатком данной методики можно назвать постоянную потребность в дополнительном инвестировании. Первый и второй этап составляют 20-40% времени реализации мероприятия по данному методу проектного менеджмента. Другим слабым местом данного метода является недостаточная гибкость к изменениям, которые возможны в том случае, если заказчик в процессе реализации проекта может внести изменения7.
PRINCE 2 также представляет собой формализованный подход к менеджменту. Данная схема управления получила широкое распространение на Западе и в том числе в Великобритании, при этом как в частном бизнесе, так и для общественных мероприятий. Данная методика в основном ориентирована на сами процедуры управления, то есть применяется скорее в топ – менеджменте и его функциях (контроль, организация, управления), а не на прикладных процедурах. Основной порядок реализации данной методики опирается на следующих постулатах:
- определение целесообразности на всем протяжении реализации модели менеджмента – меняется ли экономический эффект на всей продолжительности;
- приобретение опыта – участники реализации обязаны использовать опыт прошлых проектов;
- разработка функциональной схемы – участники реализации должны построить структуру управления и привлекать необходимых профессионалов для осуществления должностных обязанностей;
- осуществление процедур менеджмента по фазам – подразумевает то, что каждый проект должен быть тщательно разработан, на каждой стадии должен быть проконтролирован;
- менеджмент по отклонениям с плановыми показателями – необходимо сформулировать лимиты отклонений в процессе реализации проекта для определения уровня риска и размеров ответственности;
- концентрация внимания на разработанных продуктах – первостепенной задачей является формирования требуемого уровня качества при наступлении финальной стадии проекта;
- апробация к внешней и внутренней среде реализации управленческих функций – должен быть определен такой набор инструментов менеджмента, который максимально будет соответствовать требованиям рынка, уровню приоритетности, сложности, профессионализму участников реализации управленческих решений, а также уровню риска.
Данные принципы характеризуют векторы менеджмента, которые нельзя упускать на всем протяжении реализации8.
Основные базисы методики PRINCE 2 имеют следующий вид:
- определение целесообразности;
- формирование организационной структуры, что ведет к четкому механизму делегирования полномочий;
- формирование набора требований к уровню качества, а также способов его подтверждения;
- система планов: алгоритм составления планов, а также набор инструментов данной методики, которую можно применять;
- уровень рисков: необходимо сформировать порядок действий, которые необходимо выполнять в процессе возникновения неопределенности как в самой модели менеджмента, так и в его окружении;
- инновации: каким способом менеджмент производит оценку воздействия внеплановых перемен и степень реакции на них;
- состояние прогресса: степень реализации отдельных планов и в целом.
Таким образом, данные принципы дробят всю продолжительность реализации управленческих решений на отдельные этапы, к каждому при этом разработаны определенные процедуры, продукты, а также четкие зоны риска.
PRINCE 2 включает в себя такие элементы менеджмента:
- начало;
- система менеджмента;
- определение сущности управленческих функций;
- система мониторинга стадий решений;
- менеджмент производства;
- менеджмент отклонений и границами стадий;
- завершение9.
Данная методика управления дает возможность структурировать работы по организации и реализации проекта, повысить эффективность совместных действий, кроме того оптимизирует систему планирования проекта и обеспечивает подробный контроль за его состоянием, что особенно важно при возможных отклонениях.
Гибкость в системе менеджмента определяется как сочетание принципов поступательного управления и итеративности. Специфической чертой здесь можно назвать то, что на фазе разработки эффективного управленческого решения существует неопределенность относительно четкого понимания результирующего продукта и особенностей жизненного цикла. Вся модель работ подразделяется на группу итеративных стадий, носящих название «спринт», при этом отдельный спринт представляет собой группу небольших задач, по решению которых определен промежуточный итог. Рассмотренная методика Agile дает возможность управленцам совершенствовать по переходу у каждому новому спринту.
Согласно данному методу менеджмента распределение ответственности выполняется между следующими участниками:
- собственник – он формулирует целевые установки, строит план - график с учетом имеющихся ресурсов и возможностей, разрабатывает механизм соответствия реализации системы менеджмента переменам среды и определяет важность в качественных характеристиках функций менеджмента, отдельных работ;
- мастер по скруммингу – выделяет по степени важности реализуемые задачи каждым участником, а также нейтрализует возможные возникшие проблемы;
- участники проектной команды – реализуют большую часть задач, выполняют контроль, мониторинг, составляют отчеты о степени реализации функций, следят за уровнем качества.
Метод менеджмента Agile отличается повышенной гибкостью и дает возможность поменять установки проекта, что особенно важно при внедрении инноваций в сфере сервиса и услуг, например, при внедрении дизайна, в то же время данная методика абсолютно не приемлема в тех видах деятельности, которые четко определены, имеют конкретный набор требований10.
Срочное формирование приложений проекта RAD – данная система менеджмента чаще всего применяется в сфере компьютерных технологий, так как направлена на созидание высококачественного, продуктивного продукта в сжатые сроки. Этот механизм менеджмента включает в себя следующие фазы:
- функция планирования и прогнозирования;
- проектирование взаимоотношений с потребителями;
- моделирование и конструирование;
- механизм переключения.
Способ скоростного формирования программных приложений имеет как преимущества, так и недостатки: достоинством является возможность повысить эффективность проекта и улучшить систему риск – менеджмента. Недостаток также весьма существенен: методика совершенно неприемлема для крупных проектов, что приводит к потребности постоянного мониторинга за состоянием системы менеджмента со стороны заказчика.
Итак, отмечается следующее:
- отсутствует какая - либо подходящая для всех случаев методика менеджмента, при этом выбор зависит от сложности системы менеджмента, его окружения;
- в случае, если необходимо создать программу, провести дизайн, а также разработать проект в сфере услуг, целесообразно использовать Agile;
- если модель управления отличается небольшим размером, а также весьма ограничена во времени, нет ничего лучше чем методика быстрой разработки;
- если приоритетной задачей является сокращение уровня рисков, а также требуется четко определить структуру крупного или среднего по размерам предприятия, целесообразно использовать PRINCE2;
- также есть возможность и применять другие способы, которые подходят для управления.
Также можно отметить наличие следующих аспектов менеджмента:
- менеджмент координацией работ;
- менеджмент структуры и содержания;
- тайм – менеджмент;
- менеджмент стоимости функций управления;
- менеджмент уровня качества проектных работ;
- кадровый менеджмент;
- риск – менеджмент;
- коммуникационный менеджмент;
- логистический менеджмент.