Работа с ккм и наличными денежными средствами.
Для работы с наличными деньгами организация должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе организации, несет кассир. С кассиром должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В небольших организациях функции кассира может выполнять главный бухгалтер.
Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий организацию, и при необходимости может быть пересмотрен (в том числе в течение года).
Указанием ЦБ РФ от 14.11.01 № 1050-У был установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке – он составляет 60 000 руб.
В соответствии с п. 3 ст. 23 ГК РФ предпринимательская деятельность граждан подчиняется тем же правилам, что и деятельность фирм, налоговые органы сделали вывод о том, что предприниматели обязаны соблюдать все правила, установленные Порядком ведения кассовых операций. То есть, получая деньги от покупателей, они должны не только выбивать кассовые чеки, но и в конце дня оформлять приходный кассовый ордер на общую сумму выручки. То же относится и к «расходникам», которые предприниматель якобы должен оформлять, прежде чем тратить свои деньги.
Минфин в Письме от 05.01.04 № 16-00-17/2 привелобязательный перечень реквизитов на кассовом чеке . На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке должны отражаться следующие реквизиты: наименование организации, ее идентификационный номер, заводской номер ККМ, порядковый номер чека, дата и время покупки (оказания услуги), ее стоимость, признак фискального режима. Также в чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ. Кроме того, в письме указано, чтокассовый чек является первичным учетным документом.
Кассовая книга.
Применяется для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) - как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Кассовая книга ведется ежедневно. Кассир указывает остаток денежных средств в кассе на начало дня. Записи в кассовую книгу вносятся по мере совершения операций, по каждому ПКО и РКО. В конце дня кассир обязан вывести итоговую сумму прихода и расхода за день, остаток денег на конец дня, разрезать по линии отреза вторые экземпляры, прикрепить к ним первичные документы (приходные и расходные документы, доверенности и т.п.) и сдать в бухгалтерию на проверку. Записи в кассовой книге заверяются
на первом экземпляре подписью бухгалтера.
Рисунок 1. Кассовая книга за 18 января 2016 г.
Заполнение кассовой книги.
Кассовая книга имеет унифицированную форму № КО-4.
На титульном листе кассовой книги указывается ФИО индивидуального предпринимателя либо наименование организации и ее ОКПО, в случае необходимости также заполняется структурное подразделение организации. Затем проставляется год либо месяцы и год, на которые заводится книга.
Перейдем к заполнению бланка листов кассовой книги.
Вверху проставляем дату: день, месяц и год заполнения листа.
В строке «остаток на начало дня» указывается цифрами остаток денежных средств в кассе в рублях и копейках на начало дня, который переносится из строки «остаток на конец дня» предыдущего листа либо последнего листа книги за прошлый календарный год (если это первый лист нового календарного года).
1-5 столбцы таблицы заполняются данными из ПКО и РКО.
В строке 1 «номер документа» проставляется № ПКО либо РКО.
В графе 2 «от кого получено или кому выдано» указывается ФИО лица, которое сдало деньги в кассу либо которому были выданы денежные средства из кассы.
Поле 3 «номер корреспондирующего счета, субсчета» заполняется только юридическими лицами, для ИП (индивидуальных предпринимателей) это необязательно.
В ячейках 4 и 5 указываются цифрами в рублях и копейках суммы прихода и расхода.
В строке «перенос» указывается цифрами в рублях и копейках отдельно сумма всего прихода и расхода предыдущих строк.
Если остаются пустые незаполненные строки, их следует прочеркнуть буквой Z.
В строке «итого за день» указывается цифрами в рублях и копейках отдельно итоговая сумма прихода и расхода за день.
В поле «остаток на конец дня» пишется цифрами в рублях и копейках остаток денежных средств в кассе на конец дня, который исчисляется по следующей формуле: остаток на начало дня + итоговая сумма прихода за день – итоговая сумма расхода за день. Если в сумме остатка на конец дня в кассе есть деньги на выплату зарплаты либо иных выплат социального характера и стипендий, они указываются ниже в том числе.
Ниже идут подписи кассира и бухгалтера, а также указанное прописью количество ПКО и РКО.