Анализ документооборота учреждения.
В управлении деятельности предприятия большое значение имеет правильное ведение документооборота, которое не только гарантирует успешное проведение многих операций, но и значительно экономит время. Для обеспечения своевременной обработки текущей документации применяется система документооборота, наиболее отражающая операции, производимые внутри предприятия.
Построение документооборота производится в два этапа:
внешний документооборот;
внутренний документооборот.
Внешний документооборот – взаимодействие предприятия с внешними организациями. Отношения между предприятием и внешними контрагентами регламентируются документами этих организаций и самого центра, а также постановлениями и кодексами РФ. Поставщики предоставляют необходимую для работы центра продукцию на основе поступающих к ним заказов. Общая схема взаимодействия фитнес центра с внешними контрагентами представлена на Error: Reference source not found.
Рисунок 2.2 - Общая схема взаимодействия центра с внешними контрагентами.
Внутренний документооборот - движение документов в компании с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.. Функции подразделений и исполнителей закреплены в положениях о структурных подразделениях и в должностных инструкциях исполнителей.
Все отделы в установленном режиме должны подчиняться приказам начальника и прислушиваться к его рекомендациям.
Обзор аппаратного обеспечения
Рабочее место администратора и бухгалтера оснащены рабочими станциями, которые обладают следующими характеристиками:
Экран: Диагональ — 16 дюймов, Разрешение — 1434x678 пикс.
Процессор: Тактовая частота — 3.50 ГГц,
Максимальная частота — 3.70 ГГц
Оперативная память: Объем — 8 Гб
Жесткий диск: Объем — 1750 Гб
Сетевой адаптер со скоростью подключения к сети 200 Мбит/сек.
Обзор программного обеспечения
Операционная система Microsoft Windows 8;
Антивирусное программное обеспечение Nod 32;
Веб-Браузер Opera Mini 8;
Офисный пакет Microsoft Office 2013;
1 C Предприятие Бухгалтерия 8
Проанализировав существующую систему управления в фитнес-центре «Варяг», были выявлены некоторые недостатки.
На этапе работы администратора возникают проблемы связанные с ведением записи клиентов на оказание услуг. Ввод и поиск ведется вручную, что увеличивает время обслуживания клиента. ПК предназначен в большинстве только для ведения бухгалтерии в «1С Предприятие Бухгалтерия 8», хранения данных о поставщиках и материалах в таблицах Excel, которые не всегда обновляются, и могут быть неактуальными и небольших случаях для фитнес индустрии. Так же в центре не существует общей базы данных по клиентам. Все эти аспекты очень важны для фитнес-центра, они влияют на эффективную деятельность, конкурентоспособность и существование организации в целом. Именно по этой причине возникает потребность в автоматизации управления фитнес-центром.
Разработка модели существующей системы управления спорткомплексом «Варяг»
Важно дать концептуальное определение процесса. По существу, на основе правильного определения можно построить фундамент системы процессного управления предприятием. Мы определяем «процесс как устойчивую, целенаправленную совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя».[Error: Reference source not found] Процессы делятся на следующие группы:
Основные бизнес-процессы имеют большую ценность для потребителя. На выходе мы получаем изделие, товар или услугу, к ним относятся: оказание услуг в фитнес центре, продажа товара.
Вспомогательные бизнес-процессы, результатом которых является своевременное поступление ресурсов, необходимых для качественного и своевременного выполнения основных бизнес-процессов. К ним относят закуп материалов и оборудования, техническое обслуживание оборудования, подбор и обучение персонала, юридическое и бухгалтерское сопровождение, уборка помещения, стирка белья, программа производственного контроля и т.п.
Организационные бизнес-процессы позволяют планомерно и последовательно выполненить основные и обеспечивающие бизнес-процессы, достигнуть поставленных целей. Например, управление персоналом, управление финансами, управление сервисом. Процессы, направленные на выявление скрытых или новых возможностей, как вне центра, так и внутри него. В результате появляются новые услуги, новые товары и материалы. Например, анализ рынка, контроль качества, аттестация персонала.[3]
Самым главным процессом в фитнес-центре является процесс предоставления услуги клиенту.
Описание процесса: Клиент записывается на выполнение определенной услуги, по телефону или лично у администратора фитнес центра. Администратор проверяет наличие средств и работу оборудования. Если необходимые материалы отсутствуют, то их заказывают, а сломанное оборудование ремонтируют. Если все в порядке клиент приходит в указанное время. Администратор приглашает его к специалисту, к которому клиент записался или который свободен. После выполнения услуги клиент у администратора оплачивает оговоренную сумму. Директор занимается всеми вопросами, связанными с рекламой центра (в настоящее время это уличная реклама), также он решает административные вопросы, заключает договора с поставщиками на доставку необходимой техники и материалов.
Для описания, анализа и моделирования бизнес-процессов в качестве инструментальных средств мной была выбрана программа BPwin.[Error: Reference source not found, с.250] Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко задокументировать всесторонние аспекты деятельности - действия, которые нужно предпринять и способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. BPwin совмещает в одном инструменте средства моделирования функций (IDEF0), потоков данных (DFD) и потоков работ (IDEF3). BPwin позволяет повторно использовать ключевую информацию моделирования с точки зрения базовых аспектов, чтобы определить точки конфликтов и, в конечном счете, достичь их согласования. [Error: Reference source not found]
С помощью функционального моделирования (нотация IDEF0), можно провести систематический анализ бизнеса, сосредоточившись на регулярно решаемых задачах (функциях), свидетельствующих об их правильном выполнении показателях, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах (сырье).
Моделирование потоков данных (DFD), часто используется при разработке программного обеспечения, непосредственно сосредоточено вокруг потоков данных, которые могут передаваться между различными операциями, включая их хранение, для достижения максимальной доступности и минимального времени ответа. Именно это моделирование позволяет рассмотреть конкретный процесс, проанализировать операции, из которых он состоит.
Моделирование потоков работ IDEF3 позволяет рассмотреть конкретный процесс, проанализировать операции, из которых он состоит, а также точки принятия решений, влияющих на его ход. Мы будем использовать эту нотацию для описания процесса «Обслужить клиента» чтобы рассмотреть все шаги.
На основе изложенного процесса была построена модель «as-is». На рисунке 2.3, представлен первый уровень диаграммы. Полностью диаграмма представлена в Приложение А. Диаграммы проекта «Модель AS-IS»
Второй уровень диаграммы IDEF0 показывает, из чего состоит основная деятельность фитнес центра. Для того, чтобы предоставить услугу необходимо управлять деятельностью центра, осуществлять маркетинг, обслужить клиента и обеспечить деятельность центра (заказать материалы, отремонтировать оборудование, договориться с поставщиками и т.д.), Error: Reference source not found.
На данный момент осуществление маркетинга в центре существует только в виде уличной рекламы, что недостаточно для развития бизнеса и привлечения новых клиентов.
Рисунок 2.2 - Модель "as-is" первый уровень
Рисунок 2.3 - модель "as-is", второй уровень
Процесс обслуживания клиента, тоже немаловажен, поэтому он описан в нотации IDEF3, чтобы увидеть все работы пошагово, Error: Reference source not found.
Рисунок 2.4 - модель "as-is", декомпозиция блока "Обслужить клиента"