2.2. Оформлення господарських операцій первинними документами для забезпечення облікового процесу на дпдг «Нова Перемога»

Формування інформації з первинних документів здійснюється в облікових регістрах - це носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку. Інформація до облікових регістрів переноситься після перевірки первинних документів за формою і змістом. Підприємства й установи, що складають облікові регістри на електронних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення у зручному для читання вигляді. Відповідальність за несвоєчасне складання облікових регістрів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці облікові регістри.

Перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів повинно здійснюватися в міру її надходження до місця обробки (бухгалтерія, обчислювальна установка), проте не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну виплату заробітної плати, складання бухгалтерської і статистичної звітності, декларацій і розрахунків. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку на ДПДГ «Нова Перемога», бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері. Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно з «Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств»,  затвердженим Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України №41 від 20.07.1998 р. Якщо перевірка не проводилася 5 або 10 років, документи знищувати не можна. ДПДГ «Нова Перемога» необхідно звернутися до державної податкової адміністрації з питання проведення перевірки.

Первинні бухгалтерські документи, податкові документи зберігаються на підприємстві 3 роки за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, фінансової звітності на ДПДГ «Нова Перемога» здійснюється відповідно до законодавства. У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Бухгалтерський облік у ДПДГ «Нова Перемога» ведеться на основі плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань та господарських операцій підприємств і організацій за журнально – ордерною формою з використанням програми «1С: Підприємство». Господарський (операційний) рік підприємства починається з 1 січня і закінчується 31 грудня. Організація документообороту на підприємстві встановлюється керівником підприємства. Рух первинних документів у бухгалтерському обліку ґрунтується графіком. Порядок документообігу на ДПДГ «Нова Перемога» показано на рис. 2.1.

Графік документообігу – це затверджений порядок створення і використання інформації, що зазначена в документах, який регламентує перелік затверджених форм, строки створення надання та обробки первинних документів за відповідальними виконавцями, посадовими особами; проходження та використання документів по інстанціях, передача їх до бухгалтерії для проведення обліково-звітних робіт за їх переліком і виконавцями і передача документів сформованих за номенклатурою архівних справ на зберігання до архіву. Графік документообігу (Додаток И) може бути оформлений у вигляді схеми, або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку та строків виконання робіт.

Первинні документи

Оборотні відомості аналітичного обліку

Журнали - ордери

Головна книга

Баланс

Рис. 2.1. Документообіг на ДПДГ «Нова Перемога»

На підприємстві запроваджена журнально-ордерна форма обліку. Сутність базової журнально-ордерної форми організації облікового процесу полягає в застосуванні журналів-ордерів і допоміжних відомостей, які є основними обліковими реєстрами. Журнали-ордери побудовані так, що в них нагромаджуються і підсумовуються дані для перенесення їх до звітних форм, у журнали-ордери записи проводяться на основі даних первинних документів.

Для фіксації господарських операцій з обліку розрахунків за податками і платежами , що здійснюються на ДПДГ «Нова Перемога», підприємство використовує первинні документи. При обліку операцій з ПДВ одним із таких документів є податкова накладна (Додаток К). Податкова накладна на ДПДГ «Нова Перемога» складається у момент виникнення податкових зобов’язань продавця у 2-х примірниках. Оригінал податкової накладної віддається покупцю, копія залишається у продавця послуг. Податкова накладна є звітним податковим документом, одночасно розрахунковим документом. Виписується на кожну повну або часткову поставку товарів. Підприємство повинно зберігати податкові накладні протягом строку, передбаченого законодавством для зобов’язань зі сплати податків. Податкові накладні, які надійшли на підприємство реєструються в «Книгу обліку придбання товарів (робіт і послуг)». Податкові накладні, які були видані підприємством реєструються в «Книгу обліку продажу товарів (робіт і послуг)».

Право на нарахування податку та складання податкових накладних надається виключно підприємству, яке є платником податку. Усі складені примірники підписуються особою, уповноваженою платником податку та скріплюється печаткою такого платника податку. У строки, передбачені для сплати податку, платник податку подає податковому органу за місцем свого знаходження податкову декларацію незалежно з ПДВ (Додаток Щ) від того, виникло у цьому періоді податкове зобов’язання чи ні.

В зв’язку з останніми змінами до Податкового кодексу України адміністрування податку на додану вартість переходить в нову еру - електронну. У тексті податкового закону (законопроект № 1578) збереглися норми про електронне адміністрування ПДВ та функціонування ПДВ-рахунків. Система електронного адміністрування ПДВ (СЕА) являє собою аналітичний облік ПДВ у розрізі платників податків, при якому інформація про всі операції по ПДВ буде видна он-лайн у вигляді електронного особового рахунку платника податків.

Повноцінний старт СЕА запланований з 01.04.2015 року, але для платників податків передбачений перехідний період з 01.02.2015 р до 30.06.2015 р. У перехідному періоді до платників податків не застосовуватимуться штрафи за порушення термінів реєстрації податкових накладних в Єдиному реєстрі (ЄРПН), а також реєстрація податкових проходитиме без обмежень. З 01.01.2015 року передбачена реєстрація всіх без винятку податкових накладних в ЄРПН.

Тoбто тепер мають бути зареєстровані навіть ПН, які раніше не викликали труднощів:

• на сумму не більш 60 тис. грн;

• на cуму перевищення звичайної ціни нaд фактичною (при здійсненні контрольованих операцій);

• на постачання товарів/послуг неплатникам ПДВ (у тому числі нерезидентам);

• на «умовне постачання»;

• за щоденними підсумками операцій (за даними касових апаратів).

Право на податковий кредит суб’єктів господарювання більше не прив’язується до зв’язку з господарською діяльністю платника податків: до складу податкового кредиту будуть ставитися всі придбання товарів і послуг з ПДВ. Але для коригування буде застосовуватися механізм нарахування податкових зобов’язань на вартість товарів і послуг, які не застосовуються в господарській діяльності (наприклад, раніше вони не давали права на податковий кредит з ПДВ). Сам факт введення СЕА і ПДВ-рахунків викликає дуже негативне ставлення у бізнесу, зокрема через вимивання обігових коштів підприємств і ускладнення обліку і звітності.

Платники ПДВ починaючи з 1 липня 2015 попадуть в нові умови. Тепер питання сплати ПДВ може виникати щодня, а не лише в кінці місяця або у момент складання декларації ПДВ. Спочатку на електронних рахунках накопичуватимуться суми ПДВ, які, не пропадуть, але будуть тимчасово вилучені з обігу. У зв'язкy з цим деякі продажі можливо доведеться відкласти на декілька днів, переглянути договори з відстроченням платежу з тим, щоб вистачило грошей на можливе поповнення електронних ПДВ-рахунків.

У всіх випадках на ДПДГ «Нова Перемога», надання послуг, включаючи продаж за готівку, в обов’язковому порядку складаються рахунки – фактури (Додаток Л), накладні реєстри, в яких сума податку зазначається окремим рядком і обов’язково вказуються: дата складання, назви і адреси постачальника і покупця. Кількість, ціна і сума ПДВ повинні вказуватися по кожній позиції окремо.

Для обліку податку з доходів фізичних осіб (Додаток М) своєрідним первинним документами є табель, штатний розпис, штатний посадовий розпис, наказ про прийняття на роботу, наказ на нарахування премії, наказ на звільнення та інші, які є підставою для заповнення декларації про доходи, що підлягають оподаткуванню, а також особовий рахунок кожного з працівників.

Для обліку єдиного податку четвертої групи документом є Податкова декларація з фіксованого сільськогосподарського податку (Додаток П). Перед тим, як скласти цей документ, потрібно спочатку скласти Відомість реєстрації членів пайових часток, яка повинна містити дату заключення договору з пайовиками, площу сільськогосподарських угідь, дату розірвання договору з пайовиками, грошову оцінку землі.

Отже, документування господарських операцій є важливим елементом в діяльності ДПДГ «Нова Перемога», адже воно є підтвердженням того, що операцію було здійснено правильно і в строк.