Lab5_К_Kn

Міністерство освіти і науки України

ВСП - Технічний коледж

Національного університету “Львівська політехніка”

Циклова комісія

інформаційних технологій

Розробка

форм вихідних документів

Методичні вказівки

до лабораторної роботи №5

з дисципліни "БАЗИ ДАНИХ "

для студентів спеціальності "Розробка програмного забезпечення"

Львів – 2016

Мета роботи: вивчення порядку та засобів розробки вихідних документів в середовищі СУБД, об’єктів звітів та їх властивостей, видів звітів та засосування обчислюваних об’єктів.

Теоретична частина

Звіти як продукт аналізу бази даних

У звіті користувач може розташувати інформацію, вибрану ним з бази даних в процесі аналізу, в найбільш зручній для себе формі. Щодо оформлення звіту, Access надає користувачу повну свободу. Він може сам вибирати елементи інформації з бази даних, елементи управління, що дозволяють дещо інтелектуалізувати звіт та елементи оформлення. В Access передбачена загальна структура звіту, що включає основну частину та колонтитули.

Проектування звітів

Користувачеві доступні два способи створення звіту. Можна скористатися для проектування звітів майстром і самостійно, “вручну”, використовуючи набір інструментів, пропонованих конструктором звітів. Звіт створити дуже просто, коли дані впорядковані. В деяких випадках для створення звіту доведеться застосувати декілька запитів. Конструктор звітів – це частина програми, яка отримує на вхід потік даних і впорядковує їх у форму більш зручну для читання. Конструктор звітів надає такі можливості: групування записів за значенням в декількох полях, сортування записів, створення спільних та проміжних підсумків та виконання довільних обчислень над числовими полями декількох записів.

Майстер по створенню звітів бере управління процесом проектування на себе. Він ставить користувачу запитання стосовно структури, змісту та оформленню звіту, виключаючи можливість непродуманих і некоректних дій. Якщо результат роботи майстра не повністю задовольняє користувача, можна самостійно внести зміни у звіт в режимі проектування.

За допомогою Майстра звітів можна створювати різноманітні звіти стандартного вигляду (табличні, стовпчикові та ін.). Робота Майстра звітів аналогічна роботі будь-якого іншого Майстра. Для створення звіту за допомогою Майстра звітів виконайте такі дії:

• в головному меню Microsoft Access 2010 у вкладці Создание виберіть розділ Отчеты і натисніть кнопку Мастер отчетов ;

• після цього відкриється вікно Майстра звітів; виберіть табиці та (чи) запити, з яких виберіть необхідні поля; натисніть Далее;

• в наступних вікнах виберіть потрібні рівні групування даних та сортування записів;

• далі виберіть вид макету для звіту та орієнтацію звіту на сторінці;

Підготовка звіту

Конструктор звітів Access дозволяє створювати звіти на екрані в тому вигляді, який вони будуть мати після виводу на папір. Іншими словами, конструктор звітів підтримує технологію WYSIWYG (What You See Is What You Get) - “що бачиш, те й отримуєш”. Розташовуючи елементи управління у звіті, відкритому в режимі конструктора, можна контролювати вигляд звіту на папері. Спеціальні ефекти значно поліпшують зручність читання звіту. Важлива інформація, така, як ім’я покупця (поле SOLD TO), номер рахунку (поле INVOICE #) і відомості про отримувача (поле SHIPPED TO), привертають увагу з першого погляду (див. рис. 1).

Щоб надати звіту виразності можна використовувати колір, тіні або ефект негативних зображень, навіть фон звіту можна зафарбувати в певний колір та забезпечити його тінню – всі зміни негайно будуть відображені у вікні попереднього перегляду. Та хоча цілком природньо очікувати, що все побачене у вікні конструктора звіту в такому ж вигляді з’явиться на папері, слід пам’ятати про деякі фактори, що впливають на точність відповідності між тим що ви побачите, і тим, що отримаєте.

Для створення звіту у вигляді наклейок виконайте такі дії:

• виберіть таблицю чи запит, які будуть слугувати джерелом інформації для звіту;

• в головному меню Microsoft Access 2010 у вкладці Создание виберіть розділ Отчеты і натисніть кнопку Наклейки

• після цього відкриється вікно майстра наклейок (рис. 4), який дозволяє створити звичайні чи спеціальні наклейки;

• послідовно відповідайте на питання майстра наклейок та вибирайте потрібні параметри звіту; по завершенні задайте ім’я;

• перегляньте звіт в режимах Конструктора та Попереднього перегляду; при потребі доопрацюйте його, змінивши властивості потрібних об’єктів (шрифт, колір, розміщення та ін.);

• збережіть звіт та закрийте його.

Порядок виконання роботи

1. Ознайомитись із структурою звіту, складом, призначенням та властивостями елементів звіту.

2. Розробити проект, склад, зміст та структуру вихідних документів для власної бази даних.

3. Розробити за допомогою засобів проектування стандартні форми звітів: одиничний, списковий (табличний), етикетковий.

Контрольні запитання

1. Форма звіту, її призначення та функції.

2. Види форм звітів.

3. Види об’єктів які застосовуються в звітах.

4. Властивості об’єктів, порядок їх визначення, зміни і застосування.

Зміст звіту по роботі

1. Назва і тема роботи.

2. Постановка задачі.

3. Теоретична частина (звіти та їх призначення, види звітив).

4. Опис виконаної роботи та отриманих результатів:

а) призначення та опис кожного з розроблених вихідних документів;

б) приклади розроблених вихідних документів.

5. Висновки.

4