2. Класифікація документів

За призначенням, тобто за видами діяльності, документи поділяються на чотири групи:

1. Організаційно-розпорядчі - визначають такі важливі питання, як функції і права підприємства в цілому (статути, установчі договори), його структурних підрозділів, встановлення і зміна оргструктури управління, організації процесу управління (положення, накази, листи, заяви, розпорядження і т. п.);

2. Фінансово-розрахункова документація забезпечує точне і своєчасне виконання фінансових забов 'язань, банківських та інших операцій, пов'язаними з рухом грошових коштів ;;

3. Документація з постачання і збуту супроводжує рух товарно-матеріальних цінностей, тобто є логістичним забезпеченням підприємницької діяльності.

4. Документація з особового складу відображає всі кадрові питання організації від забезпечення кадрами до їх переміщення, професійного вдосконалення, якісного складу і т.д.

- За місцем складання (виникнення) документи поділяються на внутрішні і зовнішні До внутрішніх відносяться такі, які готуються, оформляються і виконуються в межах тієї установи, де вони були складені До зі овнішніх відносять отримані організацією ззовні (вхідні) або спрямовані ній за свої межі (вихідні ) документті.

• За формою документи бувають індивідуальними, типовими, трафаретними. Індивідуальні створюються в довільній формі в кожному окремому випадку для вирішення конкретної управлінської ситуації. Типові - це текст-зразок, на основі якого складаються тексти документів аналогічного змісту зі збереженням основних граматичних конструкцій і формулювань. У трафаретних документах частина тексту друкується з авчасно - це постійна інформація, а частина вписується від руки при його складанні. Трафаретні тексти, як правило, фіксуються бланками.

• За стадією виготовлення розрізняють чернетки, оригінали та копії рукописного або машинописного документу, що відображає роботу автора над текстом, тобто обробки документа.

Оригінал - документ, створений індивідуальним або колективним автором.

Копія - повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу, завірена в установленому порядку.

За службовими документами, які не підлягають розголошенню, можуть знайомитися тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи копій, довідок або відомостей службового характеру допускається тільки з дозволу керівництва організаціії.

Мовою діловодства і документації, а також взаємовідносин з органами державної влади, міністерствами, відомствами, підприємствами, громадськими організаціями та громадянами в Україні є українська мова. У випадках, передбачених законами, мовою діловодства, документації і взаємин із зазначеними вище органами та громадянами поряд з українським може бути мова більшості населення тієї чи іншої місцевості або мова, прийнятна для населення даної місцевості.

3. Аналоги систем обліку юридичних договорів

Система ESCOM.BPM

ESCOM.BPM - це автоматизована універсальна програмна платформа (фреймворк), призначена для створення автоматизованих рішень в області електронного документообігу.

Система документообігу - це електронна програма, яка містить в собі методи і алгоритми для зберігання, обробки і управління електронними документами. Система електронного документообігу призначена для автоматизації процесів роботи з документами.

Що входить до складу системи документообігу?

Для комплексного вирішення завдань управління процесами електронного документообігу ESCOM.BPM містить наступні основні рішення:

Система управління договорами. Дозволяє комплексно автоматизувати роботу з договорами і пов'язаними документами, в тому числі проведення електронного узгодження. Забезпечує формування документів по шаблонах, формування реєстраційних номерів, облік місць зберігання, облік наявності оригіналів документів і т.д.

Система автоматизації діловодства. Забезпечує автоматизацію формування та обліку (реєстрація) розпорядчих документів, службових записок, протоколів нарад, вхідної та вихідної кореспонденції.

Система електронного документообігу. Дозволяє автоматизувати узгодження документів, формування розсилок документів для ознайомлення, забезпечує маршрутизацію документів і ін.

Система управління заявками на оплату. Забезпечує автоматизацію процесу узгодження заявок на оплату і видачі готівки під звіт з автоматичним контролем лімітів за статтями бюджету для центрів фінансової відповідальності.

Система контролю виконання документів і доручень. Дозволяє автоматизувати формування доручень з виконання документів. Забезпечує автоматизований контроль термінів виконання.

Електронний архів документів. Вирішує завдання архівного зберігання електронних документів. Дозволяє створювати структуру архіву з простих і модерованих папок. Забезпечує пошук документів в базі даних інформаційного сховища.

Система повідомлень і нагадувань. Забезпечує автоматичне і своєчасне інформування учасників процесів про поточні та майбутні події, а так само дозволяє співробітникам обмінюватися повідомленнями.

Система автоматизації бізнес-процесів. Це ядром програми. Призначена для формування графічних моделей автоматизованих процесів і забезпечує рух документів по маршрутах. Керує динамічною рольовою моделлю доступу до процесів. Взаємодіє з усіма підсистемами

Всі перераховані рішення інтегровані між собою, мають загальну базу даних і можуть бути поставлені як єдине комплексне рішення. Однак можна придбати і використовувати кожне рішення самостійно, окремо від інших.

ESCOM.BPM передбачає встановлення програм на робоче середовише працівників. На мою думку, такий сервіс перш за все передбачений для великих компаній з великою кількістю працівників. Він не зовсім легкий в користуванні, але його можливості та мульти-функціональність є вирішальними при виборі даної системи.

Система Taxer. Онлайн бухгалтерія для малого бізнесу.

Український аналог програми документообігу та обліку.

На відміну від Escom.bpm, Taxer має менш розширений функціонал. Хоча програма виграє на українському ринку завдяки зручності в користуванні, доступності в ціні, україномовності.

Сервіс в більшості орієнтований на бухгалтерів та підприємців малого бізнесу.

Taxer був запущений у 2011 р. і зараз нагадує більше автоматизований органайзер для здавання податкових звітів, декларацій, а також порадник щодо здійснення такої діяльності.

Серед переваг Taxer слід виділити такі:

• Зручність

Перш за все це доступ з будь-якої точки світу, за умови наявності інтернету, звісно.

По-друге, на сервісі не має нічого зайвого – інтерфейс зрозумілий та легкий в користуванні, все лаконічно. (Див. Рис.2)

• Доступність

Система пропонуєм підписку для підприємців, всього за 450 грн в рік.

Все вирішується запитанням: Чи готові ви платити 37 грн та 50 коп на місяць, для того, щоб швидко та без черг сплачувати податкові звіти з дому чи офісу?

Необхідне програмне забезпечення для роботи з Taxer – Microsoft Word 2003 р. і новіший.

• Інформативність

Taxer постійно оновлює податкову інформацію. На сервісі присутні такі закладки як «Блог», «База знань», «Податковий календар», «Реквізити», на яких розміщенні відповіді на базові запитання юридичного та податкового характеру, бланки, реквізити, нагадування щодо термінів здачі податкових звітів, зразки заповнення податкових декларацій, актуальні зміни в законодавстів тощо.

• Цілодобова підтримка

Команда юристів та бухгалтерів завжди готові прийти Вам на допомогу та відповісти на усі Ваші запитання по телефону чи онлайн.

Недоліки Taxer:

• Система захисту

До системи може увійти будь-хто, хто має доступ до електронної скриньки користувача. Електронна пошта виступає єдиним ідентифікатором до кабінету користувача.

• Вузькопрофільність

Системі однозначно не вистачає функцій її «старшого брата» ESCOM.BPM

Taxer би не завадило обробляти та зберігати не тільки податкові звіти, а й документи іншого характеру – рахунки, договори; Нагадувати щодо інших зобовязань та фінансових операцій, пов’язаних з ними.

• Відсутність англомовного варіанту

На мою думку, такий сервіс є ідеальним вирішенням усіх проблем з податками для іноземних суб’єктів господарювання. Наявність англомовного варіанту допомогла б Taxer залучити додаткових клієнтів.

Рис. 2. Кабінет системи документообігу TAXER

Таблиця 1. Порівняльна таблиця інформаційних систем

Характеристика	ESCOM.BPM	TAXER	Розроблювана система
Кросплатфоменність	+	+	+
Відсутність потреби в додатковому навчанні для роботи з системою	-	+	+
Відсутність встановлення додаткового програмного забезпечення	-	+	+
Архів договорів	+	-	+
Обмін повідомленнями та документами	+	-	-
Створення типових договорів та їх редагування в системі	-	+	+
Мультифункціонал	+	-	+
Модуль «Органайзер» Нагадування щодо майбутніх подій, зустрічей, необхідних виплат чи закінчення договорів	-	-	+
Синхронізація з іншими сервісами	-	-	+
Модуль «масова розсилка»	+	-	+
Онлайн-консультації та база знань	-	+	-
Автозаповнення документів	-	+	-

I.4 Висновок

В розділі було наведено аналіз основних аналогів інформаційних систем документообігу та опрацювання документів. Було наведено такі поняття як інформаційна система та класифікацію документів, а також створено таблицю порівняльних характеристик подібних систем

2. СИСТЕМНИЙ АНАЛІЗ ОБ’ЄКТУ ДОСЛІДЖЕННЯ

   1. Опис предметної області

2.1.1. Струкатура данних, які потрібно зберігати

Для ведення ведення кількох клієнтів, потрібно підключити модуль створення сторінки клієнта. Для зручного опрацювання данних, модуль повинен містити в собі наступну інформацію:

Таблиця 2. Дані модуля створення клієнта

№	Назва поля	Тип даних
1.	ID	Індивідуальний номер в реєстрі системи
2.	Прізвище	Прізвище клієнта
3.	Ім’я	Ім’я клієнта
4.	По-батькові	По-батькові клієнта
5.	Дата народження	День, місяць та рік народження клієнта
6.	Тип суб’єкту	Фізична чи юридична особа
7.	Юридична особа	Юридична назва особи
8.	ІПН	10-и значний код платника податків з Державного реєстру фізичних осіб – платників податку АБО 12-и значний код – юридичної особи
9.	К-кість активних документів	Перелік документів, що мають юридичну силу
10.	К-кість архівних документів	Перелік документів, що не мають юридичної сили
11.	Контактний телефон	Контактний телефон клієнта

12.	Фактична адреса	Автономна Республіка Крим, область, район, місто, район у місті з районним поділом, селище, село, селище міського типу, вулиця, будинок, квартира фактичного проживання клієнта
13.	Юридична адреса	Автономна Республіка Крим, область, район, місто, район у місті з районним поділом, селище, село, селище міського типу, вулиця, будинок, офіс реєстрації юридичної особи
14.	Особисті нотатки	Непередбачувана індивідуальна інформація щодо клієнта
15.	Дата створення	Дата початку роботи з клієнтом
16.	Дата закінчення	Дата завершення роботи з клієнтом