7. Организация документооборота

	Бланки и записи	ДОК 4-Б2-0002
	Документ	ДП 2-Б2-0001
	Управление документами и записями	Версия: 01
		Дата: 30.03.2015г.
		стр. 12 из 29

Данная процедура описывает ответственность и управление документами (предписывающие и подтверждающие документы) от момента их составления до уничтожения.

Регламентирует управление записей на всех этапах жизненного цикла продукции.

Данная процедура действительна для всех структурных подразделений ООО ПО «Начало».

При разработке инструкции использованы ссылки на следующие документы:

- ГОСТ ISO 9000-2011 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь».

- ГОСТ ISO 9001-2011 «Система менеджмента качества. Требования»

- ГОСТ Р ИСО/ТУ 16949-2009 Основные требования по применению ИСО 9001:2008 в автомобильной промышленности и организациях, производящих содействующие запасные части.

Предписывающие документы описывают продукт, процесс или метод с ответственностями (нормативные документы, чертежи, предписания и т.д.)

Записи (в том числе по качеству) должны быть составлены и сохранены для подтверждения исполнения заданных требований качества и эффективности системы качества, а также они необходимы для предоставления доказательств выполнения работы по качеству в случае привлечения к ответственности за продукцию.

	Бланки и записи	ДОК 4-Б2-0002
	Документ	ДП 2-Б2-0001
	Управление документами и записями	Версия: 01
		Дата: 30.03.2015г.
		стр. 12 из 29

Ответственность за составление, надежное хранение (защита от пожара и сырости) / архивацию, вплоть до своевременного уничтожения документов несет руководитель соответствующего подразделения. Документы могут существовать в электронной и бумажной форме.

Все документы должны иметь идентификацию - подпись ответственного лица с расшифровкой и датой подписания документа

Внимание! Документы и данные должны быть доступными и разборчивыми в течение всего периода хранения / архивации (вновь сохранять / копировать при совершенствовании аппаратного и программного обеспечения).

Подходящие электронные возможности сохранения выбираются и предоставляются организацией.

Если определено в договоре, то записи по качеству должны предоставляться в распоряжение потребителю.

Действия от разработки до уничтожения документации.

Разработчик несет ответственность за проверку/ одобрение нового или измененного документа СМК компетентной службой/ имеющим полномочия персоналом (подпись или эл. почта/ в электронном виде).

Разработчик несет ответственность за соответствие действующим предписаниям архивацию нового или измененного документа по качеству.

Документация внешнего происхождения при поступлении в ООО ПО«Начало» анализируется (согласно карт процессов), регистрируется и направляется заинтересованным лицам и владельцам процессов, имеющим отношение к поступившей документации.

Примечание: нормативная документация (чертежи, ТУ и т.д.) должны сопровождаться информационным письмом и анализироваться в течение двух календарных недель с момента поступления.

	Бланки и записи	ДОК 4-Б2-0002
	Документ	ДП 2-Б2-0001
	Управление документами и записями	Версия: 01
		Дата: 30.03.2015г.
		стр. 14 из 29

Все документы и записи направленные на утверждение и согласование по электронной почте имеют такую же юридическую силу, как приказ, распоряжение или иной управленческий документ, при отсутствии ответа в течении 3-х дней со стороны согласующего, документ считается принятым.

Срок, место и ответственность за хранение каждого документа указывается в перечне документации каждого подразделения (ДОК 4 Б2-0001 формуляр).

Все сроки хранения документов должны быть проставлены в соответствии с Приказом от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" и внутреннего норматива.