Унифицированные системы документации.
Большая часть информации отражается в виде документов, весь процесс управления организацией (кадровая политика) характерны повторяемостью ситуации (прием работников, оформление документов по дцвижению персонала, приказы на премирования, взыскания, компенсации, переводы, аттестация, увольнение и т.д.). Документы необходимо унифицировать, суть унификации сводится к сокращению количества документов, приведение их к рациональному единообразию. Единообразие формы, структуры, языковых конструкций и т.д. В РФ действует унифицированная система организационно распорядительной документации; унифицированная система также действует документации по учету труда и его оплаты. Полный перечень УСД (унифицированная система документации) ПРЕДСТАВЛЕН в общероссийском классификаторе управленческой документации (ОК011). Если стоит наверху любого документа о301002 то он должен понимать что это личная карточка работника. Унификация целенаправленная упорядоченная работа по оптимизации структуры содержания стиля изложения служебных документов и создание типовых( универсальных) документов. В результате унификации обеспечивается сокращение временных и материальных затрат, целесообразное и оправданное применение языковых конструкций и терминологий, максимальная универсализация
Совершенствование структуры документов по учету кадров, личного состава и т.д.
В основе унификации лежит метод в выделении постоянной повторяющейся информации и переменной информации. Постоянная информация должна отражать суть ситуации; РЕШЕНИЕ И ДЕЙСТВИЯ основываются на постоянной информации, часто постоянная информация находит отражение в заголовке документа.
Осуществление унификации производится поэтапно: 1 унификация структуры текста по средствам выбора последовательности его расположения (назначение документа!); 2. Унификация стилистических средств выражения текста. 3. Разработка предварительного варианта текста. 4. Разработка трафарета, анкеты, таблицы, структуры и их сочетание с текстом.
Унификация должна обеспечить соблюдение определенных требований: ясность (обеспечивается точностью изложения), информативность (обеспечивается тщательным отбором из источников фактов, данных, сведений выбрать главное), убедительность (путем усиления и концентрации использованной ранее аргументации в заключительной части документа (в заключении, в выводах)).
Правовое обеспечение унификации документов это – ГОСТы и ОСТы.
Общероссийские классификаторы, ГСДОУ, УСД, Методические рекомендации органов государственной власти субъектов власти местной, локальные акты организации и т.д. вплоть до учредительных документов организации.
Объектами унификации могут выступать отдельные документы, так и группы документов, например, приказы по персоналу, штатное расписание, трудовой договор, коллективный договор и т.д.
Практическое занятие.
Рассмотрим основные требования унификации на примере заполнения личной карточки работника. Форма по ОКУД 0301002.
Следует в точности определить объект унификации (объект унификации личная карточка)
Необходимо установить хронологические рамки. Личная карточка работника заполняется после приказа о приеме работника на работу и данные о работнике вносятся в нее до тех пор, пока работник является сотрудником организации, действует трудовой договор, после увольнения личные карточки хранятся в соответствии с ФЗ.
Определяется целевая установка. К какому результату должна привести работа по заполнению личной карточки. В личную карточку заносится вся информация о работнике (сведения об образовании, стаже работы, воинском учете, аттестации и т.д.)
Какие перечни разделов характерные особенности реквизитов, подписи сторон.
Структура документа, содержание документа (таблицы, списки и т.д.)
Личная карточка форма Т-2. Личная карточка государственного муниципального служащего форма Т-2гс (мс). ЛК - основной документ системы учета персонала, заполняется в одном экземпляре, заполняется в следующих случаях – при приеме на работу, при изменении сведений о работнике, при переводе на другую работу или должность, при проведении аттестации, при повышении квалификации или профессиональной переподготовке, в случае присвоения награды, звания, поощрения, при предоставлении отпуска, в случае увольнения. Заполняет ЛК работник кадровой службы на основании документов – приказ о приеме на работу форма Т-1, паспорт или иной документ удостоверяющий личность, трудовая книжка, страховое свидетельство, документы воинского учета, документы об образовании, квалификации, сведения сообщенные о себе самим работником.
В отдельных случаях с учетом специфики работы может предусматриваться необходимость дополнительных документов.
Шаг 1. Заполнение шапки личной карточки.
В верхней части ЛК указывается наименование организаций и код организации по ОКПО (коды статистики рос стандарт общероссийский классификатор предприятий и организаций) 12564512
ОКАТО общероссийский классификатор объектов административного территориального отделения
ОКИН – ОК 018 -2015 года, классификатор информации о населении.
Сведения о стаже работника заполняются на основании трудовой книжки
Воинский учет. Порядок заполнения раздела сведения о воинском учете:
Категория запаса – на офицеров запаса не заполоняется; не заполняется на граждан подлежащих призыву на военную службу.
Воинское звание – заполняется с военного билета на граждан подлежащих призыву, делается запись: подлежит призыву.
Состав (профиль) заполняется без сокращений. Например, медицинский. Солдаты матросы – подлежащих призыву не заполняется
Полное кодовое обозначение шесть цифр 021101 из военного билета
Категория годности записывается буквами А (годен к военной службе), Б (годен с незначительными ограничениями), В ограниченно годен, Г временно не годен, при отсутствии этих данных в военном билете следует поставить категорию А. На граждан подлежащих призыву может быть представлена справка с военкомата и представляется справка Д (негоден).
Наименование комиссариата по места жительства где он стоит на учете
Пункт семь не заполняется, проставляется простым карандашом номер команды мобилизационного предписания
Заполняется простым карандашом забронированных за организацией на период мобилизации.
Отметка о снятии с воинского учета «снят с воинского учета по возрасту», снят с воинского учета по состоянию здоровья.
После раздела сведения о воинском учете работник кадровой службы и сам работник.
ООО «Инга»
10.05.16
Аттестация. Дата прохождения, дата аттестации это день прохождения аттестационной комиссии. В этой графе решение аттестационной комиссии. Например, «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации», «присвоить высшую категорию», «подтвердить высшую квалификацию» номер решения аттестационной комиссии. Основание: графа пятая в основании ссылка на акт. (локальный акт).
Повышение квалификации.
Начало профессиональной переподготовки дата, специальность направления профессии, диплом, свидетельство, удостоверения
Отпуск может быть ежегодный, дополнительный, оплачиваемый, учебный, отпуск по уходу за ребенком, дополнительный без сохранения заработной платы.
ТК РФ.
Называется предмет сейчас трудовое право.
Гл. 14
ФЗ 152. Понятие персональные данные работника и обработка персональных данных необходимо применять в соответствии с ФЗ о персональных данных №152. Обработка персональных данных ограничивается ст. 24 конституции РФ – гарантия защиты прав и свобод граждан.
Хранение персональных данных. Порядок хранения персональных данных устанавливается работодателем.
Передача персональных данных
Ст88
Не сообщать персональные данные без письменного согласия работника.
Лица получившие ПС данные работника обязаны соблюдать режим секретности(конфиденциальности)
В случае если передача данных в пределах одной организации – локальный акт, работника знакомят под роспись
Доступ к персональным данным возможен только уполномоченным лицам
Ответственность за разглашение ПС данных лица виновные в разглашение привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности. Писать в комиссию по трудовым спорам.
Реферат содержание, разделить на разделы, список литературы.